Havarert IT-system har kostet 166 millioner kroner

— Det er ikke helt bortkastet, men det har vært et kostnadskrevende prosjekt. Nå vil det være opp til hver enkelt institusjon eller gruppering hvor mye en får ut av det potensialet som ligger der, sier Roar Tobro ved NTNU.

Han ledet styringsgruppen for UH Sak, prosjektet som skulle gi universitets- og høgskolesektoren et nytt og moderne system for saksbehandling og dokumentforvaltning.

Prosjektet ble startet for å få erstattet dagens utdaterte systemer, men i sommer ble det satt stopp etter utallige forsinkelser. Frykten var at det endelige systemet, om de klarte å lande det, ikke ville bli bra nok.

Nå er sluttrapporten, og den endelige kostnaden, for det havarerte prosjektet klar.

BOTT har tatt halvparten

Alt i alt har IT-prosjektet kostet de 21 utdanninsinstitusjonene som har deltatt over 166 millioner kroner.

Opprinnelig var prosjektet begrenset til å gjelde BOTT-universitetene, det vil si de fire største universitetene med hovedseter i henholdsvis Bergen, Oslo, Tromsø og Trondheim. Disse fire har dekket over halvparten av kostnadene.

Mens NTNU tar den største delen av regningen og må ut med nesten 27 millioner, må Universitetet i Oslo ut med i underkant av 25 millioner. Bergenserne kommer unna med rett over 17 millioner kroner, en drøy million mer enn hva de må ut med i Tromsø.

Den minste regningen går til Sámi allaskuvla som sitter igjen med kostnader på rett over millionen.

Leter etter verdier i boet

Roar Tobro forteller at NTNU er en av institusjonene som forsøker å bygge videre på det som ble utviklet gjennom prosjektet.

— I tillegg har alle institusjonene bygd mye erfaring og kompetanse. Det er veldig mange store digitaliseringsprosjekter som ikke kommer i mål, og da er instinktet hos mange å legge det i en skuff og glemme det. Men for oss har det vært viktig å se på hva en har lært og hvilke erfaringer en sitter igjen med.

I sluttrapporten fra prosjektet trekkes det fram at prosjektet este ut, både i antall partnere og i omfang, uten at samarbeidsavtaler og kontrakter fulgte utviklingen. I tillegg gjorde manglende struktur på styrings- og beslutningsprosesser det vanskelig å ta raske og effektive avgjørelser.

Utvidelsen av antall deltakere i prosjektet førte også til «unødige uklarheter rundt roller, ansvarsfordeling og prosjektledelse», noe som ifølge rapporten ble ytterligere forsterket av at de 17 institusjonene som kom inn underveis, «opplevde deltakelsen som et pålegg».

Noe av ansvaret legger prosjektets sluttrapport også på leverandøren Sopra Steria. I rapporten heter det at «lav fagkompetanse på enkelte områder og manglende forståelse for implisitte krav i løsningsspesifikasjonen, bidro tidlig til et utfordrende samarbeidsklima mellom oppdragsgiver og leverandør. Utfordringene ble forsterket av at systemutviklingen var regulert gjennom en fastpriskontrakt.»

Men prosjektet gir ikke Sopra Steria all skyld for havariet. Som NTNU-direktør Bjørn Haugstad sa da han redegjorde om prosjektets status i et styremøte i mars i fjor:

— De stadige forsinkelsene tærer på organisasjonen, og tilliten til at leverandøren faktisk makter å levere i henhold til spesifikasjonene og kontrakten faller. Samtidig så vil nok leverandøren si at 21 institusjoner med ulike detaljønsker er en vanskelig kundecocktail.

Haugstad varslet da om at den neste milepælen i prosjektet var tre måneder senere, i juni. Fra Sopra Sterias side var beskjeden at det ble arbeidet godt, og med stor fremdrift, og at de fulgte en «omforent plan for å komme i mål».

— Dette er et av de mest spennende digitaliseringsprosjektene i utdanningssektoren, som kommer til å gi stor verdi, sa Kristin Blix-Elton, kommunikasjonsdirektør i Sopra Steria, til Khrono.

— Varsellamper blinket i over ett år

Men da juni kom, vanket det verken lovord eller kake. I stedet kom det en pressemelding med følgende beskjed fra eiergruppens leder, Lars Atle Holm:

— Vår vurdering er at det er mest ansvarlig å sette sluttstrek her. Fra høsten 2023 har usikkerheten økt, spesielt om funksjonaliteten og kvaliteten i løsningen blir god nok for brukerne. 

I en intern melding på NTNUs nettsider tok direktør Haugstad enda litt kraftigere ord i bruk:

— Dette har vært en vanskelig beslutning, siden vi hadde høye ambisjoner og NTNU har investert mye i å få prosjektet til å lykkes. Det har imidlertid blinket varsellamper i over ett år, og det har ikke vist seg mulig å redusere usikkerhet og risiko forbundet med prosjektet tilstrekkelig til at det er forsvarlig å videreføre, skrev han.

— Det verste vi kunne ha gjort, var å slippe løst et stort, virksomhetskritisk system som ikke dekket behovene til våre ansatte og studenter. 

Kommunikasjonsdirektøren i Sopra Steria kommenterte avslutningen slik:

— Kunden har akseptert løsningen dit den har kommet i dag. Kunden har nå etter en helhetsvurdering besluttet å ikke gå videre med prosjektet. Vi respekterer kundens valg, selv om vi hadde sett frem til å implementere prosjektet og bidra med fornyelse på området saksbehandling og dokumentasjon i sektoren.

— Nå som kunden har valgt å avbestille vil vi gå i dialog om avslutning av avtalen. Vi har en god dialog med kunden og henviser til UH Sak for videre kommentarer, var beskjeden.