Foss slakter manglende åpenhet og dårlige rutiner

(31. mai 2017, 10.05: Saken er oppdatert med kommentarer fra Kunnskapsdepartementet)

Mange departementer og statlige virksomheter praktiserer ikke god nok arkivering og mulighet for innsyn.

— Få andre land har lovfestet en så omfattende offentlighet og rett til innsyn i dokumenter, men det svikter i praktiseringen. Det skyldes både manglende kunnskap og lite brukervennlige arkivsystemer, sier riksrevisor Per-Kristian Foss, i en pressemelding fra Riksrevisjonen.

Les også: Her er hele rapporten om arkivering og åpenhet

Kartlagt arkivering og innsyn

Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning er overlevert Stortinget 30. mai. Riksrevisjonen har kartlagt statsforvaltningens praksis med arkivering og journalføring av offentlige saksdokumenter og vurdert i hvilken grad det legges til rette for innsyn.

— Vi ser at både departementer og statlige virksomheter praktiserer manglende og utilstrekkelig arkivering, journalføring og innsyn, og at dette har et stort omfang. Offentlighet om forvaltningens arbeid er viktig i et demokrati, sier riksrevisor Foss.

— Grunnloven fastsetter rett til innsyn i statens dokumenter og pålegger myndighetene å «legge til rette for en åpen og opplyst offentlig samtale». Dette forutsetter at dokumenter blir arkivert og journalført. God arkivering og forvaltning av informasjon bidrar også til effektiv drift i forvaltningen, poengterer han.

Les også: Sammendraget av rapporten fra Riksrevisjonen

Løpende journalføring ikke oppfylt

Riksrevisjonen skriver i sin rapport at kravet om løpende journalføring i hovedsak ikke er oppfylt.

De trekker fram at analysen av alle journalposter i Offentlig elektronisk postjournal (OEP) for 2015 viser at gjennomsnittlig journalføringstid for alle statlige virksomheter er omtrent 30 kalenderdager, det samme for departementene.

Det presiseres dog at mange dokumenter blir registrert løpende, men for en betydelig andel av dokumentene går det lang tid før de blir journalført og synlige på postlistene. Disse tilfellene er såpass mange og langvarige at de trekker gjennomsnittet vesentlig opp.

Kunnskapsdepartementet blant de tregeste

Riksrevisjonen mener at kravet om løpende journalføring ikke kan sies å være oppfylt når det i gjennomsnitt tar én måned fra et dokument er mottatt eller ferdig saksbehandlet i departementet, til det blir registrert i postlisten.

Den store variasjonen i journalføringstid mellom virksomheter viser også at mange departementer og direktorater helt klart kan bli bedre til å journalføre dokumenter raskere.

I sentraladministrasjonen er Statsministerens kontor raskest til å journalføre dokumenter, med en journalføringstid på 13 kalenderdager i gjennomsnitt.

Justis- og beredskapsdepartementet og Kunnskapsdepartementet er senest, med en gjennomsnittlig journalføringstid på henholdsvis 61 og 55 dager.

— Nyttig gjennomgang

Kunnskapsdepartementet, svarer på epost til Khrono at denne gjennomgangen har vært nyttig for dem.

— Vi får store mengder dokumenter fra mange typer kanaler og tekniske systemer, og det gir utfordringer med journalføring, sier ekspedisjonssjef Knut Børve.

Børve fortsetter:

— Når det gjelder tiden det tar fra dokumenter ferdigstilles til de publiseres på Offentlig elektronisk postjournal (OEP) i 2015, som er det Riksrevisjonen har sett på, så var dette et atypisk år for journalføringspraksisen i vårt departement. Året var preget av overgang til ny arkivbase og det ble ryddet opp i gamle saker og dokumenter. Det førte til at andelen av dokumenter med lang journalføringstid og sen publisering på OEP ble høyere enn normalt, mener han.

Børve forteller at de er i gang med et større arbeid med å gjennomgå sine rutiner for arkivering og innsyn på nytt.

— Det vil bli gjort tiltak for å sikre bedre og raskere journalføring samt publisering på OEP. Vi vil blant annet gjøre retningslinjer tydeligere og opplæringen av ansatte bedre, og vi vil vurdere egne rutiner knyttet til forhåndsunntak. Vi skal også sette i verk ulike holdningsskapende tiltak for å bidra til økt offentlighet, åpenhet og innsyn, sier Børve, og avslutter:

— Vi forventer at alle underliggende virksomheter arbeider systematisk og kontinuerlig med å følge opp regelverket innenfor arkivering og innsyn.

Ikke godkjente arkivløsninger

I sin rapport trekker også Riksrevisjonen fram at mange ikt-systemer med saksdokumentasjon har ikke godkjent arkivløsning.

— Økte dokumentmengder, flere kommunikasjonskanaler og e-postens inntog i saksbehandlingen har lenge utfordret både regelverk og praksis på dette området, sier Foss, i pressemeldingen.

Mange departementer og statlige virksomheter verken arkiverer eller journalfører betydelige mengder arkivpliktige dokumenter. De blir dermed ikke offentlig kjent og utilgjengelig for innsyn. At journalføring skal skje løpende, etterleves i mange tilfeller ikke, skriver riksrevisjonen i sin pressemelding.

Videre forhåndsunntas dokumenter fra innsyn oftere enn forutsatt. Hvert fjerde dokument som ble registrert i offentlig elektronisk postjournal i 2015, ble forhåndsunntatt. En gjennomgang av 236 dokumenter viser at det i over 60 prosent av tilfellene er vanskelig eller umulig å se behovet for forhåndsunntak.

Tre departement unntar 50 prosent

Tre departementer – Justis- og beredskapsdepartementet, Arbeids- og sosialdepartementet og Forsvarsdepartementet – unntok nesten halvparten av sine journalførte dokumenter på forhånd.

— Vi mener at dette er en sterkt kritikkverdig praksis som undergraver hovedregelen om innsyn. Forhåndsunntak bør bare gjelde opplysninger underlagt taushetsplikt eller der det anses uaktuelt å gi merinnsyn, sier Foss.

En annen gjennomgang av et utvalg dokumenter i sju departementer der krav om innsyn ble avslått, viser at mer enn hvert tredje avslag manglet rettslig holdbart grunnlag.

— Dette bidrar til å uthule offentlighetsprinsippet. Og i mange tilfeller der det er anledning til å unnta fra innsyn, burde det også vært vurdert og gitt merinnsyn, altså innsyn i hele eller deler av dokumentet, sier riksrevisor Foss, i følge pressemeldingen fra Riksrevisjonen.