Mener åpne landskap skaper produktivitetstap

— Kostnader ved dårligere arbeidsmiljø, nedsatt produktivitet, økt sykefravær og tap av høyt kvalifisert og motivert arbeidskraft kan langt overstige innsparte arealkostnader, konkluderer overlege Jan Vilhelm Bakke i Arbeidstilsynet, til På Høyden. 

Han fortsetter:

— Vi har fått en type modernitet hvor såkalte «flekskontor» skal løse alle problemer med åpne kontorlandskap, sier Bakke.

Sammen med kollega Knut Inge Fostervold, førsteamanuensis ved Psykologisk institutt ved UiO, har Bakke jobbet seg gjennom forskningen som er gjort på hva som skjer når kontorveggene mangler.

— En del folk bør ikke sitte i åpent landskap

Forskningen de har sett på er fra Norge og utlandet. 26 studier innfridde krav til vitenskapelig kvalitet. Det er tverrsnittstudier (kvantitative studier gjort på ett tidspunkt), epidemiologiske studier (studier som ser på ulike faktorers innvirkning på helse) og longitudinelle studier (tverrsnittstudier som følger de samme individene over tid). Det er studier om sykefravær, produktivitet, samhandling, støykilder, trivsel og nivåer av stresshormoner. Og de peker mot den samme konklusjonen.

— Studiene vi har gått gjennom viser at en del folk ikke kan eller bør sitte i åpne landskap. De som har kognitivt krevende arbeidsoppgaver, eller som skal sitte i ro og fred og tenke, de bør ikke arbeide i åpne landskap, sier Bakke til På Høyden.

Funnene deres er publisert i et spesialnummer av Helserådet – Nytt om samfunnsmedisin og folkehelsearbeid 16/17. 

— En moteretning

Når staten skal bygge, sier en arealnorm utstedt av Kommunal- og moderniseringsdepartementet at hver ansatt skal ha maks 23 kvadratmeter brutto areal per ansatt.

— Gitt at normen på 23 kvm finnes, er det da mulig å bygge kunnskapsbygg med enkeltkontor til alle?

— Ikke med 23 kvadratmeter. Det går ikke. Jeg tror man må regne med et sted mellom 32 kvm og 36 kvm minimum for å få det til.

— På hvilket grunnlag kan departementet da gi en forskrift, når den strider mot all forskningsbasert kunnskap?

— Det kan jeg ikke svare på. Det har vært vanskelig å finne hvor denne ideen kommer fra. Jeg tror det tyder på at åpne landskap er en moteretning blant arkitekter. Store internasjonale konsulentfirma på kontormiljø foregir å besitte forskningsbasert kunnskap som ikke er åpent publisert, sier han.

— I studiene vi har lagt til grunn er fagfellevurderte, habile, kvalitetssikret, og åpent publisert. De kan ikke bekrefte at fleksikontor er bra for folk med kognitivt krevende arbeid, eller arbeid hvor korttidshukommelsen må brukes aktivt. Noen av disse firmaene, som Haworth, Gensler og Leesman, har omsider oppdaget at hovedutfordringen er å få nok «fokustid» til å gjøre jobben – ikke å møte andre: «Workplace strategies that sacrifice individual focus in pursuit of collaboration will result in decreased effectiveness for both».

En arealnorm med forbehold

Departementet har tatt et forbehold i utformingen av normen, sier Bakke.

— De har sagt at dersom det er behov for å bygge større en normen, må dette begrunnes særskilt. Her har de en mulighet til å redde seg inn på tryggere grunn.

I det nye regjeringskvartalet legges det opp til utstrakt bruk av flekskontor til de over fem tusen tilsatte. Protestene fra de involverte har vært tydelige. 

Fordelen med flekskontor sies å være at det krever mindre areal enn enkeltkontor. Hensikten er at de tilsatte skal flytte rundt: Oppgavene skal få styre hvor de skal arbeide den aktuelle dagen. Det skal være billigere. Forskningen Bakke har gjennomgått, gjør han skeptisk.

— Siden mange ikke er til stede daglig, kan det spares plass ved kun å ha arbeidsplasser for en andel av de ansatte, for eksempel 70 prosent samtidighet. Det krever «clean desk» og «free seating»- at alle ledige plasser er ryddet og klar for neste bruker, fri for dokumenter og personlige eiendeler. De ansatte skal flere ganger om dagen velge nye arbeidsplasser tilpasset den type arbeid de til enhver tid utfører. Til enhver tid må det være ledige plasser egnet for de ulike typer arbeid det er behov for, og tilnærmet papirløst kontor. Det virker ikke. Erfaringene er at om lag 70 prosent knytter seg til et fast skrivebord. Kunnskapsarbeidere bruker ofte skrivebord som oppslagstavle for innspill og ideer som de ennå ikke kan kategorisere eller avgjøre hvordan de best kan anvende, sier han.

Innsparingens pris

Resultater fra den vitenskapelige litteraturen viser også at de som sitter i åpne landskap i stor grad opplever dårligere arbeidsmiljø, mer stress og slitenhet, mindre produktivitet, dårligere helse og økt sykefravær. «Manglende kunnskap og forståelse av sammenhenger mellom arkitektoniske løsninger og fysisk arbeidsmiljø kan føre til at ansatte, arbeidsgivere og samfunnet for øvrig kan betale en høy pris i økt sykefravær og tapt produktivitet for fordelene med åpne kontorlandskap,» skriver de. 

— Statsbygg vil altså bruke mange hundre millioner av dine og mine skattepenger på å reise bygg som strider mot de forskningsbaserte tilrådningene?

— Ja, og dette er bekymringsfullt.

De farlige distraksjonene

Men hva er det egentlig som skjer med arbeidere som sitter i åpne landskap? La oss se litt nærmere på noen av funnene som Bakke og Fostervold trekker fram.

Fire eksperimentelle studier viste at oppgaver basert på korttids-hukommelse og repetisjon av presentert materiale var mer følsomme for forstyrrelse av irrelevant tale enn oppgaver som ikke krever repetisjon eller var basert på langtidsminne. Konsentrasjonskrevende faglig arbeid over tid er vanskelig å utføre i åpne kontorlandskap (Jahncke 2012). I kontorlandskap ble viktigste effekter av støy funnet på ytelse og mental arbeidsbelastning (Smith-Jackson 2009). Irrelevant tale syntes å øke «falske stressalarmer» og redusere produktivitet. Arbeidsbelastningen var høyere ved irrelevante tale. Støy økte slitenhet. Over tid kan dette føre til onde sirkler med økt sannsynlighet for utbrenthet og dårlig helse. 

Bakke og Fostervold skriver at kontorlandskap og fleksikontor har et større innslag av stressorer, altså ytre faktorer som forårsaker stress, enn cellekontor. Resultatet fra studiene som Bakke har gått gjennom, viser også at produktiviteten faller i åpne landskap.

Når personen på nabopulten starter en telefonsamtale, brytes den dype konsentrasjonen. Når en kollega kommer inn døren og meddeler at det regner ute, blir du nødt til å svare.

Sletter kortidshukommelsen

— Når du blir forstyrret, kan du gjerne bruke ti-femten minutter eller mer på å komme i gang igjen. Korttidshukommelsen blir slettet når du blir tatt ut av arbeidet ditt. 

«Kostnader ved dårligere arbeidsmiljø, nedsatt produktivitet, økt sykefravær og tap av høyt kvalifisert og motivert arbeidskraft kan langt overstige innsparte arealkostnader» skriver artikkelforfatterne.

— Lønn og sosiale kostnader står for nitti prosent av utgiftene til en ansatt. Leie av bygg er i mange tilfeller om lag ti prosent. Regnestykket viser altså at produksjonen ikke skal falle mange prosent før det hadde lønnet seg å stille med mer areal. Dokumentasjonen i studiene vi har gjennomgått viser at det å flytte til åpent landskap kan føre til et betydelig tap for virksomheten.

Åpne landskap er bra – for noen

Stoler designet av Alvar Aalto, grønne klatreplanter, økologisk lunsj og balansert ventilasjon er ikke nok – hvis arbeidsroen mangler.

— Jeg har hørt om tilfeller fra det private næringsliv, hvor folk sitter i fantastisk estetisk utformede landskap. Men i stillhet prøver de å komme seg over til en ny jobb hvor de får et kontor, sier Bakke.

Åpne kontorlandskaper har likevel noen klare fortrinn, for noen. I artikkelen, som er publisert i spesialnummer 16/ 17 av Helserådet, skriver Bakke og Fostervold at noen har «Ubestridte fordeler med kontorlandskap: De som har bruk for det, som i avisdesker, prosjektgrupper, arkitektkontor, kontrollrom som «Cape Canaveral» etc.» Også de som har rutinepreget arbeid som ikke krever aktiv bruk av korttidshukommelse og konsentrasjon og hvor sosial kontakt med andre er positivt og ikke forstyrrende vil også kunne vinne på å sitte i åpne landskap.

Adding insult to injury

Når et bygg innredes med færre vegger, blir det plass til flere. Virksomheten sparer penger. Med åpne kontorlandskaper blir det kortere vei mellom kollegaer. Når stenglene er borte, skal kunnskap og kommunikasjon flyte lettere.

Så hva er da problemet? Hvorfor er en rekke tilsatte ved Høgskolen på Vestlandet opprørte over en arealplan med få vegger? Hvorfor motsetter de seg en fremtid i åpne landskap?

Svaret på spørsmålet er nærmest eksistensielt, forklarer Bakke.

— Dette er høyt motiverte folk, som på grunn av forstyrrelser og støy opplever å ikke få gjort det de hadde tenkt å gjøre i løpet av en arbeidsdag. Da opplever de å miste kontrollen over arbeidssituasjonen. Tap av kontroll kan gjøre at nivået av stresshormonet kortisol stiger, noe som igjen kan føre til dårligere søvnkvalitet, høyt blodtrykk, og dårligere psykisk helse. Her er det altså folk som opplever å bli fratatt muligheten til å gjøre jobben sin. Det er et voldsomt overgrep. Det er ikke rart folk kommer i harnisk.

— Så det er altså grunn til å tro at dette handler om noe mer enn endringsuvilje og et innbilt statustap?

— Ja. Og når forskere møter slike motargumenter, oppleves det svært sårende. Det er ytterligere et overgrep.

Hjemmekontor og HMS

Forskerne i Malmø tok med seg jobben hjem når de ville ha arbeidsro. Sammen med misnøyen med det nye bygget har det fått ledelsen ved Høgskolan i Malmø til å gjøre retrett.  Men hjemmekontor innebærer også forpliktelser for ledelsen, sier Bakke.

— Et hjemmekontor skal også være forsvarlig, sier han.

«Er det i tråd med arbeidsmiljølovens krav og sikkerhets- og organisasjonsmessig forsvarlig at ansatte må sitte på hjemmekontor for å makte å utføre arbeidet sitt?» spør forfatterne i artikkelen.  

Tilfellet Malmø er ikke enestående. For over syv år siden tok Konkurransetilsynets direktør misnøyen fra de tilsatte på alvor, og lot dem flytte tilbake til cellekontorene sine. Da det statlige tilsynet flyttet til Bergen, fikk alle de tilsatte egne kontor. 

Kunnskapsdepartementet svarer

Forvaltningssjef i Statsbygg Vest, Ståle Helland, har tidligere uttalt til På Høyden at kravene fra departementet har blitt strengere når det gjelder å bygge cellekontor. 

— Kunnskapsdepartementet er de som endelig godkjenner romplanen i dette tilfellet. Det er blitt vanskeligere å få godkjent stor bruk av cellekontor i nybygg generelt, sier han. 

På Høyden har stilt følgende spørsmål til Kunnskapsdepartementet:

— I hvilken grad har Kunnskapsdepartementet føringer for rominndelingen? Er det ønskelig med løsninger hvor hoveddelen av forskning viser at det fører til dårligere arbeidsforhold?

Ekspedisjonssjef Toril Johansson i Universitets- og høyskoleavdelingen i Kunnskapsdepartementet svarer slik:

— Når det gjelder konkret utforming av bygg, så er det fastsatt instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. I instruksen kommer det frem at det i arbeidet med nye lokaler, også bør vurderes behov for endringer i arbeidsplassutforming som følge av nye arbeidsformer.

Og hun fortsetter:

— Den endelige planløsningen er institusjonens og Statsbyggs ansvar innenfor vedtatte rammebetingelser. Kunnskapsdepartementet viser til at bygg og infrastruktur ved universitetene og høyskolene er en viktig rammebetingelse for høy kvalitet i forskning og utdanning, og at effektiv bruk av arealer er viktig for å oppnå samfunnsøkonomisk nytte og redusere miljøbelastning. Vi legger derfor vekt på at universitetene og høyskolene arbeider for en langsiktig og fleksibel campusutvikling, og viser i denne sammenheng også til at det er betydelige kostnader knyttet til både nybygg, oppgradering og vedlikehold av bygningsmassen, kostnader institusjonene dekker gjennom selvforvaltning, statens husleieordning og leie i det private markedet.