Ubrukte midler på HiOA fortsetter å øke i 2014

Etter de første fire månedene i år hadde høgskolens penger på bok økt til 266 millioner kroner, sammenlignet med 251 millioner ved årsskiftet. Høgskolen hadde budsjettert med å bruke 36 av de ubrukte millionene i første tertial, men i stedet har de brukt snaue 15 millioner kroner mindre, slik at underforbruk i forhold til budsjett er på over 50 millioner kroner bare de første fire månedene i år. 

Tallene går fram av økonomirapporten for første tertial 2014, som er utarbeidet til styremøtet på høgskolen 17. juni.

LES OGSÅ: Økonomisk rapport 1. tertial 2014

Mens ubrukte midler bevilget av Kunnskapsdepartementet har økt med 15 millioner kroner på HiOA hittil i år, viser tilsvarende tall for hele universitets- og høgskolesektoren en økning i ubrukte midler på 160 millioner kroner i første tertial i år.

Kritikkverdig opphopning

— Jeg synes det er kritikkverdig at midlene hoper seg opp. Det er en svakhet at dette fortsatt skjer, og det er absolutt behov for å få de ubrukte midlene i aktivitet. Spesielt ille er det at strategiske midler ikke blir brukt, for det er mange viktige tiltak som burde vært satt ut i livet, sier Kari Pahle (bildet under), som sitter i høgskolestyret på HiOA.

Hun sier at det er flere i styret som er bekymret for opphopningen av ubrukte midler.

— HiOA er en veldig stor institusjon, og det er naturlig at man ikke treffer helt. Men det er jo et mål at de bevilgede midlene skal settes i aktivitet og brukes ute på fakultetene. Høgskoleledelsen har satt i gang et arbeid overfor fakultetene, og jeg håper absolutt at det skal gi effekt og at midlene kommer i bruk til de formålene var tiltenkt, sier hun.

Knallhard internrevisjon

Høgskolestyret skal 17. juni både behandle økonomisk rapport for 1. tertial, men også en egen rapport om de ubrukte midlene på høgskolen. Internrevisjonen har laget rapporten «Underforbruk ved HiOA – en analyse av årsaker og risikoer - forslag til tiltak».

Internrevisjonen skriver i sitt sammendrag at de ved analyse av balanseregnskapet supplert med intervjuer med ledelsen ved HiOAs hovedenheter, har undersøkt om høgskolens ubrukte midler uttrykker for dårlig gjennomføringskraft.

Revisjonen skriver videre i sitt sammendrag at revisjonen viser at deler av avsetningene er oppgaver som har blitt utsatt eller endog kan være midler som er udisponerte. Det er ikke mulig å fastslå hvor stor andel av avsetningene som dette gjelder og hvilke avsetninger dette gjelder. Det dreier seg om et betydelig beløp.

«Revisjonen har avdekket at regnskapsrutinene ikke er gode nok til å føre kontroll med avsetningene. Manglende styringsinformasjon gjør at ansvarlige ledere mister oversikt, blir risikoaverse og holder midler tilbake i frykt for overforbruk. Det er gitt konkrete anbefalinger om hvordan regnskapsrutinene kan forbedres. Dette bør iverksettes så snart som mulig», står det i rapporten.

Sier HiOA tar tak i dette nå

Assisterende høgskoledirektør Torbjørn Eeg Larsen forteller at situasjonen ikke er fullt så ille som det det kan se ut til. 

En stor andel av de ubrukte midlene på over 50 millioner i første tertial føler Eeg Larsen høgskolen har god kontroll på det.

— Dette er utgifter til eiendom og infrastruktur som er periodisert flatt gjennom hele året, og altså penger vi vet vi kommer til å bruke opp, sier han.

— Når vi ser bort fra de ubrukte midlene vi lett kan forklare i år, er det likevel opp mot 20 millioner igjen som relaterer seg til utsatte eller forsinkede aktiviteter i fakultetene, sier Eeg Larsen.

Høgskolestyret skal på sitt møte 17. juni diskutere underforbruket, og i styrepapirene som nå er sendt ut legges internrevisjonsrapporter som beskriver og forklarer situasjonen fram. Det blir også lagt fram flere forslag til tiltak.

Gradvis nedbygging

— I langtidsplan og budsjett legger vi opp til en gradvis nedbygging av de oppsparte midlene, sier Eeg Larsen.

Styret skal nå behandle langtidsplan og budsjett før sommeren. Tidligere har dette vært gjort på høsten. Eeg Larsen tror dette grepet vil gjøre at hele høgskolen kommer mer i forkant og at det vil resultere i bedre planlegging.

Les også: 5 milliarder på bok

— Underforbruk og avsetninger er en utfordring, ikke bare for HiOA, men alle universiteter og høgskoler. En del av våre aktiviteter tar ofte lengre tid enn vi antar. På tross av at HiOA har penger på bok, er det jo ikke slik at vi har god råd. Vi har et stort pengebehov, men vi må skyndte oss langsomt så vi ikke etablerer aktiviteter som vi i neste runde ikke har råd til å betale for, sier Eeg Larsen.

Blir et etterslep

På Fakultet for helsefag var avsetningene - det vil si ikke gjennomført aktivitet - på 31,3 millioner kroner akkumulert ved utgangen av første tertial, går det fram av økonomirapporten som ble behandlet i fakultetsstyret i begynnelsen av juni. Det var én million mindre enn ved årsskiftet. Ubesatte stillinger, forsinkelser i utstyrskjøp og sentrale tilskudd som ikke har vært budsjettert er de viktigste årsakene til at ubrukte midler har hopet seg opp. Likevel har fakultetet greid å redusere avsetningene noe hittil i år.

— Det offentlige anskaffelsesregimet gjør at det blir et etterslep av ubrukte midler, fordi det tar såpass lang tid å få gjennomført innkjøp, påpekte fungerende styreleder på Fakultet for helsefag, Sølvi Andersen.

Gjentatt kritikk fra styret

Tidligere har både Kari Pahle og flere andre styremedlemmer tatt opp problemet med at akkumulerte avsetninger, eller penger på bok, fortsetter å øke.

Da årsrapporten for 2013 ble behandlet i høgskolestyret i mars i år sa høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø at det jobbes med å ta grep for å snu trenden som har ført til en opphopning av ubrukte midler. Ett av tiltakene er blant annet tidligere regnskapsrapportering og tidligere oppstart av budsjettprosessen og dermed tidligere tildeling av midler fra og med 2014.

— Det er bekymringsfullt at det går feil vei med ubrukte midler. Det er mange gode planer for å snu dette, men de virker tydeligvis ikke, sa ekstern styrerepresentant Vidar Sannerhaugen i mars.

Styrerepresentant Kari Pahle uttrykte bekymring også i marsmøtet, og etterlyste kraftigere tiltak.

— Her må det gjøres kraftige grep i forhold til fakultetene slik at de bruker opp midlene, ellers kan det bli et problem overfor departementet. Det har vært slik som dette så lenge jeg har sittet i styret, sa hun.

Ikke god nok kontroll

Internrevisjonen påpeker i tillegg at ressursstyringen på høgskolen må forbedres, og anbefaler at før et slikt utviklingsarbeid settes i gang, bør status for ressursstyring kartlegges og utviklingsbehov vurderes. Revisjonen mener dette er et område som bør prioriteres, og at det må avsettes tilstrekkelige midler.

Les også: Internrevisjon om ubrukte midler på HiOA

Revisjonen skriver også i sitt sammendrag:

«HiOA har praktisert å vedta større årsbudsjett enn Stortingets bevilgning. Så lenge HiOA bruker mindre enn bevilgningen, skaper ikke dette problemer. Det skaper imidlertid en uakseptabel risiko for å gå med underskudd. Praksisen maskerer også deler av avsetningene. Praksisen er ikke forenlig med bevilgningsreglementet eller god regnskapsskikk og bør opphøre fra budsjettåret 2015.»

Og revisjonen avslutter med:

«Funnene i denne revisjonen gir ikke holdepunkt til å fastslå om avsetningene uttrykker for dårlig gjennomføringskraft. Avsetningsvolumet er for høyt og det er viktig å redusere det og få bedre styring med avsetningene. Regnskapsrutiner og ressursstyringen må videreutvikles.»