Alle styreseminarer bak lukkede dører

På møtet i styret ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) 17. juni, skal det behandles en prinsippsak om styrets seminarer skal være åpne for allmennheten, på lik linje med styremøtene, eller ikke.

Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø, innstiller i sakspapirene på at alle styreseminarer skal foregå bak lukkede dører og være åpne kun for inviterte deltakere.

LES OGSÅ: Høgskoledirektørens saksframlegg til styremøtet

Bakgrunnen for saken er at Khrono ønsket å være tilstede på det forrige styreseminar som ble avholdt i forkant av høgskolens styremøte i mai. Der skulle styret få en grundig gjennomgang av evalueringsrapporten fra Nordisk institutt for studier av forskning og utdanning (NIFU).

NIFU er i gang med en større gjennomgang av høgskolens ledelses- og styringsmodell, der det blant annet diskuteres om høgskolen skal ha enhetlig eller delt ledelse, og valgt eller ansatt rektor. Å bedre forholdet mellom faglig og administrativ ledelse er et annet viktig tema. 

Det lukkede styreseminaret der rapporten ble diskutert fant sted på formiddagen, før lunsj, mens det åpne styremøtet der det skulle gjøres formelt vedtak om NIFUs videre evaluering og en trinn 2-rapport, var rett etter lunsj.  

Flokete sak

— Denne styreseminarsaken er jo litt floket, i og med at Universitets- og høyskoleloven tilsynelatende overlater til styret selv å bestemme når det vil gjøre unntak fra lovens hovedregel om åpne møter, sier jusprofessor Jan Frithjof Bernt ved Universitetet i Bergen.

Han viser til at reglementet til HiOA ligger innenfor fullmaktens ordlyd; «Styret kan vedta at møtene skal holdes for lukkede dører, eller at bestemte saker skal behandles for lukkede dører». 

Forenlig med hovedregel om åpne dører?

— Saksforelegget fra administrasjonen om denne saken er også prisverdig ryddig og klart når det gjelder begrunnelsen for vedtaket. Det må likevel kunne reises spørsmål om den begrunnelsen de gir her, er forenlig med lovens klare utgangspunkt og forutsetning om at unntak fra hovedregelen om åpne dører bare skal gjøres ut fra en vurdering av et særlig behov for skjerming, på grunn av egenskaper ved den konkrete sak eller sakstype, sier Bernt.

I saksframlegget opplyses det at «Det avholdes kun styreseminarer om saker som senere skal drøftes og vedtas i styremøtet».

— Styreseminarene er dermed klart nok en del av styrets egen saksbehandling, og må oppfattes som en del av styremøtene, mener Bernt.  

Høgskoledirektøren Wedøs (bildet over) begrunnelse for å skjerme denne delen av saksbehandlingen fra offentlig innsyn er at «Styreseminarene har … som formål å skape et godt kunnskapsgrunnlag for styrets beslutninger og kan derfor først og fremst anses som en del av styremedlemmenes saksforberedelse. Denne saksforberedelsen er en viktig del av styremedlemmenes arbeid og bør kunne gjennomføres uten at forberedelsen er allment tilgjengelig for publikum eller presse.»

«Sandpåstrøing»

— I klar tekst betyr det at man mener styremedlemmene trenger en slik runde bak lukkede dører for å bli godt nok opplyst, og for å kunne finne fram til hva de mener om saken, før man åpner dørene for en formell saksbehandling som normalt vil ha karakter av sandpåstrøing eller ren oppsummering av det man har kommet fram til på seminaret. Realiteten er at det vesentlige av saksbehandlingen er gjennomført før allmennheten får innsyn i prosessen, noe som er klart i strid med ønsket om størst mulig åpenhet på alle trinn i saksbehandlingen, sier Bernt, som mener det er usikkert om dette er lovlig eller ikke.

— Men det er i alle fall en ganske problematisk praksis – som imidlertid vel har sine motstykker også ved andre institusjoner, sier han.

Ulik praksis

Det er ulik praksis ved de forskjellige høgskolene og universitetene. Ved Høgskolen i Molde, som nettopp har etablert en uavhengig avis, Panorama, har ikke redaktøren støtt på noen begrensninger ennå. 

— Vi har fått være med på det vi vil være med på her så langt, sier redaktør Arild Waagbø. Også ved Universitetet i Bergen har avisen På Høyden vært med på flere styreseminarer. 

— Man kan ikke bare slå fast som prinsipp at alle styreseminarer skal være lukkede. Det bør vurderes fra gang til gang og utifra hva som er temaet på seminarene, på samme måte som man vurderer åpenhet eller lukking på de enkelte styresakene, sier redaktør Dag Hellesund i På Høyden. I Bergen har noen styreseminarer vært lukket, mens andre har vært åpne.

Prokuratorknep

Redaktør i Universitetsavisa ved NTNU i Trondheim, Tore Oksholen, er også klar når det gjelder lukkede styreseminarer:

—  Jeg ser at styret selvfølgelig har behov for å snakke sammen uten at pressen og andre tilhørere er tilstede, for eksempel når det gjelder teambuilding, opplæring og sosiale sammenkomster. Men all faglig orientering og diskusjon som skal knyttes til vedtak til saker i åpne styremøter må det være åpenhet og offentlighet rundt. Noe annet er ureint trav og prokuratorknep, sier Oksholen. («Prokuratorknep» er en betegnelse på smarte, men ikke helt etiske metoder for å oppnå et gunstig, rettslig resultat. red.mrk).

Han er stort sett fornøyd med hvordan Universitetsavisa blir invitert til å være tilstede på både ledersamlinger og andre arrangementer med styret og ledelsen ved NTNU, men ikke med lukkede styreseminarer. 

LES OGSÅ: Tore Oksholens kommentar: Styret slutter rekkene

UiO drar utenlands

Ifølge redaktør i Uniforum ved Universitetet i Oslo (UiO), Martin Toft, er i prinsippet alle styreseminarer lukket ved UiO, mens møtene er åpne. 

— Utfordringen for oss er at ofte blir seminarene og påfølgende styremøte lagt utenfor universitetet, som for eksempel til St.Petersburg, Roma - eller det neste nå: Rosendal. Dette gjør jo at vi som regel verken får med oss seminarene eller møtene, sier Toft, som mener det er et problem. 

Kommunikasjonsdirektør Marina Tofting bekrefter at styret stort sett reiser bort til UiO-steder for å ha seminar. Universitetet har institutter både i Roma og St.Petersburg, mens Rosendal er en stiftelse under universitetet.

— Seminardelen er oftest lukket, styremøtene er åpne, skriver hun i sms til Khrono.

Fire styreseminarer på 11 mnd

HiOA har hatt sju åpne styremøter siden juni 2013. I forbindelse med fire av disse har det vært avholdt styreseminarer:

Juni 2013 der temaet var: Plan og budsjett 2014 – 2016: Vurdering og analyser, foreløpige økonomiske rammer, prioriteringsdiskusjoner. 

September 2013 der temaet var: Evaluering ved HiOA - Evaluering av styring og ledelse, faglig og administrativ organisering.

Desember 2013 ble det holdt seminar for styret, rektoratet, ledelse i fakulteter og sentre, samt den administrative ledelsen om langtidsplan og langtidsbudsjett for perioden 2014-2016, med utgangspunkt i HiOAs strategi og økonomiske rammer. Sentrale tema: Plan for konsolidering og videreutvikling av studieporteføljen, forskningstematiske satsninger, strategisk campusutvikling, resultatmål, risikovurderinger og tiltak.

Mai 2014 der temaet var: Underveisevaluering og rapport fra NIFU. I innkallingen til seminaret står det blant annet: «På seminaret blir det rom for diskusjon og innspill med utgangspunkt i den tilsendte rapporten fra NIFU. I styremøtet fattes det deretter vedtak om hvilke områder som skal være gjenstand for evalueringens fase 2».

Utover dette har flere saker blitt behandlet på epost av styret, blant annet hele styremøtet i januar 2014 og godkjenning av regnskapet 2013 (på epost i februar 2014).