HiOA-direktør vil ha nytt universitetsbibliotek

Høgskolen i Oslo og Akershus er i dag et resultat av fusjoner av 30 større og mindre høgskoler og forskningsinstitutter. Hver av dem har kommet med sitt eget bibliotek. Utviklingen av bibliotekene har ikke skjedd ut fra en overordnet strategi fra høgskolen, men i større grad ut fra hva som var praktisk oppnåelig å få til. I dag har vi et bibliotek på Kjeller og fire bibliotek på Campus Pilestredet i tillegg til et lite bibliotektilbud i Sandvika. Å ha så mange bibliotek er dyrt. Et nytt, samlet bibliotek ville i tillegg kunne være tilpasset framtidas nye behov, samtidig som et nytt Universitetsbibliotek kunne blitt et sterkt symbol på den akademiske driften som endrer oss fra høgskole til universitet.

Biblioteket har derfor spilt inn til Rambøll som skal evaluere oss, at vi ønsker at diskusjonen om et nytt bibliotek bør tas: Et nytt bibliotek som er stedet for arbeidsfellesskap i den digitale tidsalder. Et sted der det leses, diskuteres, skrives, forskes, produseres. Et sted med tilgang til kunnskapsressurser enten det er bøkene på hyllene, eller kunnskap som du kan få hjelp til å hente i den digitale kjelleren. Et sted der studentene kan se om igjen forelesningene på film, mens de diskuterer innholdet. Et sted der studenter og ansatte selv kan lage digitale læringsobjekter. Et sted der førstelinjetjenester mot studenter er samlet, enten det er i form av veiledning i oppgaveskriving på norsk eller engelsk, hjelp til dataverktøy, karriereveiledning osv. Et sted forskerne kan få hjelp i sine forskningsprosjekter, enten det er kunnskapsstatuser som skal lages, støtte i publisering, støtte i akademisk forfatterskap på engelsk eller publisering og produksjon av MOOC‘er eller andre læremidler for blended learning. Et sted der alle studentarbeidsplasser er samlet men med et bredt utvalg av ulike miljøer tilpasset ulike læringsstiler.

Etter et par tiår med usikkerhet om bibliotekenes framtid, ser vi at det nå bygges nye universitetsbibliotek over hele verden. Institusjonene vurderer det slik at den digitale tidsalderen øker behovet for moderne bibliotek, ikke motsatt. Her på HIOA sitter vi midlertid ikke stille å drømmer om et nytt bibliotek. På veien til å bli universitetsbibliotek tar vi noen grep som vil bli synlige for alle på HIOA, og noen grep som er mer interne men som skal sørge for at vi bruker ressursene våre slik at vi frigjør ressurser til nye tjenester. Vi er så ubeskjedne at vi kaller prosjektet vårt Universitetsbibliotek 2017.

Biblioteket i Pilestredet 32 er som resultat av fusjoner og annen tilfeldigheter, blitt et bibliotek som betjener de estetiske fagene samt sykepleie. De estetiske fagene har stor overlapp med lærerutdanningen der både drama og forming er fag. Lærerutdanningen blir imidlertid betjent av Biblioteket i P48 som i tillegg betjener de mindre helsefagene som fysioterapi, radiografi, ergoterapi osv. Det er stor overlapping av boksamlingene.

Nå tar vi grep og organiserer bibliotekene i Pilestredet etter disiplin: I Pilestredet 32 planlegger vi å etablere et Helsefagbibliotek som samler alle ressurser for hele helsefagområdet inkludert sykepleie. I Pilestredet 48 lager vi et bibliotek for humaniora og pedagogikk. I tillegg vil alle fagområder som ikke har en spesiell tilknytning til et annet bibliotek, havne i Pilestredet 48. Det handler ikke bare om bøker, men også om fagpersoner. De siste årene har vi rekruttert mange ansatte med spesialkompetanse innen ulike fag. Det er dumt at en av våre universitetsbibliotekarer med 5 års teaterutdanning og 3 års bibliotekutdanning, skal arbeide i et bibliotek der minst halvparten av henvendelsene handler om sykepleie. På samme måte har vi ansatte som er både ergoterapeut og bibliotekar, sykepleier og bibliotekar osv.

Biblioteket i Pilestredet 35 vil fortsatt betjene ingeniørstudentene, økonomifagene og sosialfagene. I tillegg vil de betjene instituttene på SVA. Om kort tid lyser vi ut stilling som universitetsbibliotekar for Handelshøyskolen samt en universitetsbibliotekar rettet mot NIBR og SIFO. Dette vil supplere to andre universitetsbibliotekarer rettet mot samfunnsfagene. Det betyr at det generelle ansvaret for samfunnsvitenskapene legges til Biblioteket Pilestredet 32.

Vi definerer en universitetsbibliotekar som en ansatt som har kompetanse på masternivå innen det faget vedkommende skal jobbe mot, i tillegg til bibliotekarutdanning. Kompetansen har vært stigende i LSB de siste årene. Vi har 7 ansatte på førsteamanuensis/dosent nivå som også driver forskning i tillegg til opplæring og formidling. I fjor rapporterte vi 70 bidrag i CRISTin av faglig formidling, papere og publikasjoner. Det er i rene tall på nivå med Universitetsbiblioteket i Oslo og NTNU.

Det nærmer seg nå et år siden det største paradigmeskiftet i norske fag- og forskningsbibliotek: Bibsys «blåskjerm» ble erstattet av biblioteksystemet Alma. Gjennom flere ti-år hadde bruken av blåskjermen skapt arbeidsflyt og arbeidsrutiner i norske bibliotek.
I Alma er mange av operasjonene mer komplekse og det opereres med helt andre fagtermer, alt er på engelsk. Dette utfordrer hvordan vi organiserer våre interne tjenester. Regjeringas produktivitetsutvalg forventer innsparinger som følge av digitalisering. At vi skal bli i universitetsbibliotek betyr at vi må utvikle bedre tjenester overfor forskerne, uten at bachelor-studentene skal lide.

Siden fusjonen mellom HiO og HiAK har høgskolen fått flere studenter. Antallet faglige ansatte har vokst mer enn veksten i studenter, fordi det er flere ansatte med førstekompetanse med lavere undervisningsplikt. Det har økt presset på biblioteket fordi det forskes mer. Administrasjonen har vokst enda mer enn antall faglige ansatte. Men ikke antallet bibliotekansatte. Man behøver ikke å være spåmann for å se for seg at vi ikke får nye stillinger til nye tjenester, men må effektivisere gamle oppgaver i stedet.

Da vi skulle arrangere kurs i Alma-katalogisering, meldte det seg 19 ansatte. Det var ansatte som hadde katalogisert i Bibsys, selv om de fleste bare hadde gjort det sporadisk. Når jeg har innhentet sammenlignbare data fra andre institusjoner, skulle det være tilstrekkelig med under 2 årsverk til katalogarbeid i HIOA.  Men det er mye som taler for at de to årsverkene skal fordeles på mer enn to personer. Men 19 er litt mange. Hvor mange det skal være, diskuterer vi nå. Katalogisering av papirressurser vil gå ned, mens digitale ressurser øker. Begge deler bør utføres av de samme personene.

Å ha mange personer som jobber med mange ulike deler av Alma, kan gi et stort transaksjonstap. Det betyr at vi står i fare for å tape både effektivitet og kvalitet ved å skifte for ofte fra en arbeidsoppgave til en annen: Litt innlån, litt katalogisering, litt utlånsvakt etc.  Samtidig skal man passe seg for å ende opp i taylorske tidsstudier. Når vi intervjuer bibliotekarer som søker jobb her, spør vi ofte hva slags bibliotekarbeid de liker best. Svaret er oftest at de liker variasjonen av arbeidsoppgaver.

Målet er selvfølgelig at brukerne skal oppleve biblioteket som relevant. Brukerne ser ikke hva som skjer av system-arbeid på kontorene. De vil selvsagt reagere om de får dårligere digitale tjenester, søkesystem med mange feil osv. Det betyr at de interne rutinene - «det indre arbeidet» - må fungere. Men brukerne vil først og fremst legge vekt på møtet med biblioteket. Hvilke tjenester de får fra bibliotekaren - i veiledning, i undervisning, i deltakelse fra forskningsbibliotekarer i forskningsgrupper sammen med faglige ansatte, med digitalisering av pensum, kvalitetssikring av pensumlister etc.

Vi har - i likhet med mange andre bibliotek - insistert på at alle bibliotekarer skal ha utlånsvakter. Det skal sikre at alle møter brukerne og dermed gi bibliotekpersonalet innsikt i brukernes behov. Dette er også et postulat som vi nå stiller spørsmål ved: For det første møter vi jo brukere i andre sammenhenger enn i en skranke eller ved et veiledningsbord. For det andre: Vil en ansatt som sjelden har utlånsvakt, gi brukerne den beste tjenesten? Er det ikke helt motsatt: At vi bør stille som betingelse at de som er vårt ansikt overfor brukerne, skal være våre aller beste? At de skal ha skrankevakt så ofte at de kan alle rutiner, at de kjenner den fysiske samlingen, at de vet hva brukerne ofte spør om. At de til og med kjenner brukerne?

Derfor diskuterer vi nå å samle interne funksjoner som innlån, innkjøp, katalogisering. Jeg tror det gir både effektivitetsgevinst og bedre kvalitet på arbeidet.  Det gjør også at bibliotekspersonalet på det enkelte biblioteket kan bruke mer av sin arbeidstid på å utvikle gode brukertjenester og støtte til studenter og forskere. Det kan forhåpentligvis gi oss kapasitet til å utvikle nye tjenester som veiledning på opphavsrett, produksjon og publisering av digitale læremidler, bibliometri osv.

Organiseringen av det indre arbeidet er det trolig ikke andre enn bibliotekarer som har synspunkter på. Den nye oppgavefordelingen mellom bibliotekene vil berøre alle som bruker de fysiske bibliotektjenestene.