Sakene som bekymret ansatte og førte til krisen

Khrono har fått tilgang til og blitt overlevert notatet, eller den såkalte bekymringsmeldingen, som 11 ansatte sendte til høgskoleledelsen sentralt i mai/juni i fjor. Notatet, som fortsatt er hemmeligstemplet av høgskolens ledelse, inneholder bekymringer om en rekke småsaker, enkelthendelser og noen litt mer prinsipielle saker. Meldingen har ført til store konsekvenser for mange, også for arbeidsmiljøet som underskriverne ønsket skulle bedres. Omlag halvparten av de som har skrevet under har ifølge det Khrono kjenner til nå sluttet i administrasjonen og fått seg andre jobber på andre fakulteter, så det er ikke bare lederne som flykter fra Pilestredet 35.

Underskriverne fra fakultetsadministrasjonen innleder meldingen med å si at notatet beskriver det de opplever som en mangel på enhetlig organisering og felles kultur i administrasjonen ved fakultet TKD, og de legger til:

«Konsekvensene er slik vi opplever det et dårlig arbeidsmiljø og redusert kvalitet på arbeidet som utføres.»

Førte til ekstern rapport

Den såkalte bekymringsmeldingen ble tatt så alvorlig på høyeste hold ved HiOA at HR-direktør Geir Haugstveit satte igang en ekstern kartlegging av arbeidsmiljøet i fakultetsadministrasjonen i regi av det private konsulentfirmaet Psykologbistand AS. Rundt 40 personer ble intervjuet om forholdene. Etter at selskapet leverte sin rapport og konklusjoner i november i fjor har nå fire sentrale personer sluttet, tatt permisjon eller bedt om å få slutte i ledelsen ved fakultetet. 

I bekymringsmeldingen poengterer de 11 ansatte også at Fakultet for teknologi, kunst og design etter fusjonen i 2011 fremdeles bærer sterkt preg av å være tre ulike enheter, med ulik organisasjonskultur, rettigheter og goder. Fakultetet består av den tidligere ingeniørhøgskolen i Oslo, tidligere avdeling for estetiske fag ved Høgskolen i Oslo og Institutt for produktdesign som holder til på gamle Høgskolen i Akershus, på Campus Kjeller.

Underskriverne fra fakultetsadministrasjonen skriver også at de mener oppfølging og tilpasning til det å smelte sammen til ett fakultet har vært dårlig. De gjør et poeng av at fakultetets ledelse i hovedsak kommer fra ingeniørutdanningen og at det er kulturen fra denne som preger arbeidshverdagen i Pilestredet 35, der ingeniørutdanningen i dag holder til. Som Khrono har skrevet tidligere er det vel kjent at det med jevne mellomrom var arbeidsmiljøkonflikter ved den gamle ingeniørutdanningen.

Les også: Fakultetsdirektør sluttet på dagen

Situasjonen toppet seg i desember da fakultetsdirektør Birger Emblem, medarbeider i over 30 år ved ingeniørutdanningen, sluttet på dagen. Hans nærmeste medarbeider i ledelsen, seniorrådgiver Wenche Skaugvold, som også kom fra ingeniørutdanningen har fått innvilget permisjon. Stillingen hennes er utlyst som et vikariat fram til 1.november, «med mulighet for fast ansettelse.» 

Se også: Utlysningsteksten vikariat seniorrådgiver

Prodekan for forskning, Gro Markeset, ved fakultetet fratrer i stillingen som prodekan 23.februar, men fortsetter som professor ved byggingeniørutdanningen uten å være en del av ledelsen. Prodekan for utdanning, Sturla Rolfsen, også han med over 25 år ved høgskolen og bakgrunn fra ingeniørutdanningen, sa opp sin stilling i januar. Men han er overtalt til å fortsette fram til åremålet hans går ut til sommeren. Den alvorlige lederkrisen på Fakultet for teknologi, kunst og design har eskalert de siste dagene.

Hemmeligstemplede dokumenter

Både bekymringsmeldingen og rapporten fra psykologene er hemmeligstemplet av høgskolens sentrale ledelse. Begrunnelsen er personhensyn og at rapporten karakteriseres som interne saksforberedelser. Khrono har klaget på avslag om innsyn og saken har vært til behandling i Kunnskapsdepartementet i tre uker. 

Khrono har fått overlevert meldingen anonymt, men har fått bekreftet, blant annet fra flere av de som har skrevet under,  at innholdet stemmer.

Videre i bekymringsmeldingen heter det blant annet: «Vi opplever at en mangel på enhetlig praksis og felles organisasjonskultur skaper et uheldig skille blant administrative medarbeidere i samme seksjon/fakultet. Vi opplever at dette får uheldige konsekvenser for arbeidsmiljøet, som igjen fører til en redusert kvalitet på arbeidet som skal utføres.»

I bekymringsmeldingen fra de ansatte poengteres de praktiske problemene og konsekvensen av den manglende helhetlige ledelsen på følgende måte:

«Vi opplever at arbeidsmiljøet er preget av:

• Mangel på relevant informasjon som angår vårt arbeid
• Kommunikasjonen kan oppleves å være utydelig, tvetydig eller mangelfull
• Tilfeller av at ledelsen har en lite profesjonell håndtering av uenigheter mellom ansatte og fakultetsledelse
• Det er en utydelig fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver for ansatte
• Manglende innflytelse og medbestemmelse for de ansatte
• Manglende åpenhet, tillit og mulighet til å være med på å forme den organisasjonskulturen/ arbeidsplassen som vil skape kvalitet, og som vi vil trives ved»

Kjeller og Pilestredet Park tilsidesatt

I bekymringsmeldingen trekkes det også fram praktiske eksempler for å underbygge den splittelse de 11 mener fremdeles eksisterer på fakultetet og som de mener er ødeleggende for arbeidsmiljøet:

Som eksempler på utfordringer knyttet til organisatorisk tilhørighet og plassering i ulike bygg trekker de blant annet fram:

• Kun ansatte i P35 blir invitert til fakultetsdirektørens fredagskaffe
• Kun ansatte i P35 er med i fakultetsdirektørens ukentlige møteoversikt
• Kun ansatte i P35 blir invitert med i fakultetsdirektørens og dekanens semesteravslutninger som avholdes henholdsvis på Bristol før sommeren og SAS-hotellet før jul
• Fakultetsdirektør og dekan deltar ikke på semester-avslutningsfester for EST eller PD (Estetiske fag eller Produktdesign)
• Varierende praksis for feiring av «runde dager». Noen får stor oppmerksomhet, andre får ingen oppmerksomhet.
• Ulik kultur og praksis knyttet til innvilgelse av hjemmekontor, avspasering, velferdspermisjon, ferie

Misnøye med mye

Den såkalte bekymringsmeldingen viser at det er misnøye med både stort og smått på fakultetet. Her er noen andre eksempler de 11 har valgt å trekke fram:

• HMS-samtaler på fakultetet våren 2014 ble utsatt uten at ansatte eller verneombud ble tatt med på råd
• På et felles administrasjonsseminar på danskebåten om verdi-/arbeidsmiljø valgte ledelsen med seksjonssjefer å oppholde seg på et eget dekk og avskjermet loungeområde
• På et senere verdi-/arbeidsmiljøseminar meldte ledelsen seg ut til tross for flertallets tydelige misnøye med seminaret og ekstern konsulent
• Ledelsen reiser ofte på utenlandsseminar uten at dette varsles eller kommuniseres, ingen stedfortreder blir oppgitt. 
• Fortrolig informasjon gitt til leder kommer på avveie
• Ansatte føler seg utrygge og mener å bli overvåket og rapportert av andre ansatte
• Ansatte får merkelapper og blir omtalt med negativ karakteristikker av fakultetsledelsen i møter der andre ansatte/kolleger er tilstede

Bedt om evaluering av prosess

Astrid Oust Janbu er verneombud på fakultetet. Hun har vært ansatt på TKD siden 2008 og vært verneombud i ett år.

Janbu har både lest bekymringsmeldingen de 11 ansatte på Fakultet for teknologi, kunst og design (TKD) på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) sendte til høgskolens ledelse i mai, og hun er blant de få som har fått lese rapporten fra firmaet Psykologbistand. Så langt Khrono kjenner til har ennå ikke brevskriverne fått lest rapporten og heller ikke alle i ledelsen ved fakultetet.

Janbu er blant de som på eget initiativ har bedt om at den prosessen TKD nå har vært igjennom bør bli evaluert.

— Jeg vil på ingen måte kritisere noe av det som er blitt gjort. Men jeg tror likevel at ting kunne vært gjort på en bedre måte, og at høgskolen kan lære av dette. En evaluering vil kunne sikre at organisasjon tar med seg lærdommen videre til en eventuell annen lignende situasjon i framtiden, sier Janbu.

— Hvor lenge har du kjent til problemene på fakultetet?

— Jeg fikk se bekymringsmeldingen i august. Jeg vil ikke kommentere eventuelle forhold som har vært før jeg selv ble verneombud, sier Janbu.

— De ansatte trenger ro

— Khrono har også lest den opprinnelige bekymringsmeldingen. Vi har bedt om innsyn i psykolograpporten, den saken er til behandling i departementet. Du har lest begge deler, er det andre problemstillinger i psykolograpporten framfor bekymringsmeldingen?

— Det er to forskjellige dokumenter, som henger sammen. Jeg verken kan eller vil kommentere innholdet i noen av dem.

— Har du tillit til at dekan Petter Øyan klarer å rydde opp i situasjonen?

— Jeg har tillit til at han har stor vilje og et sterkt ønske om dette. Men utviklingen kommer ikke bare an på ham, men også de ansatte og andre samarbeidspartnere. Som verneombud er det arbeidsmiljøet på fakultet som er mitt anliggende. For arbeidsmiljøet hadde det vært bra om de ansatte nå fikk ro, sier Janbu.

Hun forteller også at bedriftshelsetjenesten er inne i bildet og at hun mener situasjonen nå håndteres på en forsvarlig måte.

— De ansatte i administrasjonen uttrykker at de er fornøyd med de tiltakene som er satt igang. Jeg opplever at det finnes vilje til å få til en endring, sier Janbu. 

Khrono har spurt flere om bekymringene i brevet som ble sendt høgskolens ledelse er så graverende og store at de forsvarer en så omfattende prosess, med ekstern psykologbistand og rapportering som igjen har ført til lederflukt, sykemeldinger og at folk slutter i stillingene sine.

Her er meningene svært delte, og flere kjenner seg igjen og mener at det var på høy tid med en opprydning, mens andre synes saken er oppblåst og har fått altfor store dimensjoner i forhold til det som faktisk står i brevet. De fleste tar forbehold om at de ikke kjenner innholdet i psykolograpporten og at denne selvfølgelig kan inneholde andre og mer graverende saker enn det som er budskapet i bekymringsmeldingen. 

Kjenner seg ikke igjen

Etter at Khrono for første gang skrev om den betente situasjonen på fakultetet har vi fått flere henvendelser der det understrekes at man tildels ikke kjenner seg igjen i beskrivelsen av utfordringene som har kommet ut offentlig.

Det sies blant annet at situasjonen tildels blir snudd på hodet ved at det nå er arbeidsmiljøet, og dermed indirekte de ansatte man skal få skikk på, at ledelsen ikke tar det ansvaret den skal for den situasjonen som har oppstått. Faglige ansatte opplever også at de får dårlig informasjon om prosess og hva som skjer og forhodlet mellom faglige og administrativt ansatte skal ha blitt dårligere, mener flere vi har snakket med. 

Vi har spurt flere om innholdet i denne bekymrignsmeldingen faktisk er så graverende at det forsvarer både prosessen og konsekvensene denne har fått. 

Fungerende fakultetsdirektør Kari Kjenndalen ønsker ikke å si noe om innholdet verken i bekymringsmeldingen eller psykolograpporten.

— Jeg regner med at du har lest både bekymringsmeldingen og psykolograpporten fra firmaet Psykologbistand. Synes du sakene som tas opp er alvorlige nok til å få så store konsekvenser som det har gjort så langt? 

— Verken du eller jeg skulle ha lest den bekymringsmeldingen, og rapporten er unntatt offentlighet. Jeg ønsker ikke å si noe mer enn at vi nå ser fram til bedriftshelsetjenestens rapport som skal komme med konkrete forslag til tiltak for å bedre arbeidsmiljøet, og tiltakene der vil nok handle om nettopp tydeliggjøring av roller, sier Kjenndalen. 

Dekan Petter Øyan ønsker heller ikke å kommentere innholdet eller alvorlighetsgraden i bekymringsmeldingen: 

— Dette kan jeg rett og slett ikke kommentere, sier Øyan.

Etter det Khrono kjenner til har de som har skrevet bekymringsmeldingen ikke fått innsyn i psykolograpporten. Heller ikke alle lederne kjenner innholdet i bekymringene og anklagene mot dem. 

Peker på rapport heller enn bekymringsmelding

Anne Thorsen er nestleder i en av de berørte fagforeningene og har vært med å fremme bekymringsmeldingen.

— Synes du innholdet i bekymringsmeldingen er så graverende at situasjonen fortjener de konsekvensene man har sett?

— Jeg vil heller peke på rapporten som ble laget av eksterne aktører og prosessen i etterkant, heller enn den første bekymringsmeldingen, sier Thorsen.

— Men rapporten har jo svært få lest, heller ikke du. Vi vet altså ikke hva som står der?

— Men konklusjonen er kjent, og alle i administrasjonen ble dybdeintervjuet. Konklusjonen «Et ikke fullt ut forsvarlig arbeidsmiljø» er en graverende konklusjon, sier Thorsen.

Hun bemerker også at hun tror det er bra for fakultet at Kari Kjenndalen som en utenforstående har kommet inn på fakultet og at nye aktører kan hjelpe til å få fakultet på rett kjøl.

I Khronos kommentarfelt har Thoresen også skrevet:

«Det som kan oppleves særlig tungt i denne prosessen er at manglende informasjon bidrar til å skape avstand mellom de som over tid har vært berørt av et dårlig arbeidsmiljø og de som ikke har opplevd dette.

Derfor har mange etterlyst mer informasjon fra ledelsen, for den nødvendige endringen av TKD sin organisasjonskultur berører mange og vil kreve en større felles forståelse i fakultetet.»

Ulik oppmerksomhet

Til spørsmålet om «lederflukt» skriver Thorsen også:

«Det er forståelig at dette er en krevende prosess, ikke kun på tvers av instituttene men i hele fakultetet. Det er og forståelig at mange synes det er dramatisk når en leder går. Andre medarbeidere som søker seg bort får ikke samme oppmerksomhet, noe TKD har erfart over lengre tid.»

HR-direktør Geir Haugstveit er også knapp i kommentarene på spørsmålet om hvor alvorlig innholdet i bekymringsmeldingen var og konsekvensen av dette: 

— Dette kan jeg ikke svare på. Det må jo bli opp til den enkelte leder å besvare, sier han.