Konsulentkritikk etter omstridt arbeidsmiljøsak

Konsulentselskapet Pricewaterhouse Coopers (PwC) har evaluert prosessen rundt arbeidsmiljøet og tre bekymringsmeldinger fra ansatte ved Fakultet for teknologi, kunst og design (TKD) ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA).

Rapporten er gjennomgående kritisk til høgskolens håndtering av saken. Et viktig tiltak fra høgskolens ledelse etter mottak av bekymringsmeldingene var å hyre inn firmaet Psykologbistand for å få hjelp til gjennomgang av situasjonen.

Burde søkt hjelp tidligere

PwC skriver blant annet i sin rapport at prosessen har tatt for lang tid og at informasjonen og kommunikasjonen ikke var god nok underveis. Et viktig punkt i rapporten er at PwC påpeker at høgskoleledelsen skulle søkt juridisk bistand tidligere, og PwC er også kritiske til at høgskolen ikke fulgte de juridiske rådene som til slutt ble gitt.

I jussekspertenes notat til HiOA-ledelsen anbefaler man blant annet at ledelsen bør kontrollere «påstandene og konklusjonene» i Psykologbistands rapporter. Juristene anbefalte også at de ansatte ikke skulle informeres om noe mer enn at «HiOA ser alvorlig på saken og saken er til behandling». HiOA-ledelsen fulgte ikke disse rådene, men henviste til Psykologbistands rapporter da de informerte om at konklusjonen blant annet var at det forelå brudd på arbeidsmiljøloven og ikke var et forsvarlig arbeidsmiljø ved fakultetsadministrasjonen.

Deler som varslersak

I rapporten argumenterer PwC for at omfanget av prosessen var for stort og at deler av saken kunne ha vært behandlet som en varslersak. PwC peker også på at de fortsatt opplever stor uro i fakultetsadministrasjonen og de mener det har vært utydelig kommunisert hvem av lederne ved fakultetet som har vært utsatt for kritikk og eventuelt er/var mistenkt for brudd på arbeidsmiljøloven.

Etter det Khrono får opplyst er hele PwC-rapporten offentlig og skal være tilgjengelig for alle i saksbehandlersystemet Public360.

Les hele rapporten her.

Tre bekymringsmeldinger

Både i PwC-rapporten, og i mandatet som høgskolen ga til Psykologbistand som skulle kartlegge arbeidsmiljøet ved fakultetsadministrasjonen, kommer det fram at det som hittil har vært kjent som «en bekymringsmelding» viser seg å være tre bekymringsmeldinger.

Bekymringsmeldingene ble levert til HR-direktør Geir Haugstveit fra tillitsvalgte, ansatte og verneombud ved fakultetet for snart ett år siden, 26.mai i fjor. Disse ble lagt samlet i posthyllen til HR-direktøren av Akademikerne, ved Anne Thorsen, og verneombud ved TKD Berit Synnes. De tre bekymringsmeldingene er:

1. Bekymringsmelding fra verneombud om trakassering
2. Signert bekymringsmelding fra tilsatte ved TKD
3. Bekymringsmelding fra Akademikerne

HR-direktør Haugstveit og høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø diskuterte hvordan saken skulle håndteres.

— Når bekymringen forelå, så var det såpass alvorlig at vi i ledelsen ble enige om at den måtte følges opp. Det ble deretter umiddelbart tatt kontakt med fakultetsledelsen, forteller HR-direktør Geir Haugstveit til Khrono.

Søkte ekstern hjelp

I og med at HiOA ikke hadde et eget system eller retningslinjer for konflikthåndtering i fjor på denne tiden, kontaktet de Psykologbistand AS og ba dem om å gjennomføre en kartlegging av arbeidsmiljøet ved fakultetsadministrasjonen ved TKD.

«Kartleggingen skal undersøke hvorvidt forholdene som er innmeldt er i strid med arbeidsmiljøloven og/eller HiOAs interne føringer. Andre relevante saksforhold vil også bli kartlagt, herunder ledelse. Undersøkerne har også mandat til å vurdere hele virksomhetens håndtering av saken, inklusive ledelsen og HMS-aktører. Rapportene vil utgjøre beslutningsgrunnlag for arbeidsgiver, og vil ikke beskrive anbefalte oppfølgingstiltak», heter det blant annet i mandatet, der det også blir bestilt to rapporter fra psykologkonsulentene.

Les deler av mandatet for kartlegging av arbeidsmiljøet, som er frigitt av Kunnskapsdepartementet her.

Begge rapportene fra Psykologbistand AS skulle være unntatt offentlighet, og er det fortsatt.

Ikke forsvarlig arbeidsmiljø

I desember i fjor gjorde ledelsen ved fakultetet det kjent at den ene av disse rapportene konkluderte med at «det ikke er et forsvarlig arbeidsmiljø» ved fakultetsadministrasjonen.

— Og hva er konklusjonen i den andre rapporten fra Psykologbistand?

— Vi kan ikke kommentere den andre rapporten, som i større grad er på individnivå, sier HR-direktør Haugstveit.

Ledelsen er skeptisk

De tre topplederne på høgskolen, høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø, HR-direktør Geir Haugstveit og fungerende fakultetsdirektør Kari Kjenndalen, inviterte på eget initiativ Khrono til en gjennomgang av PwC-rapporten i begynnelsen av forrige uke. I en egen powepointversjon nyanserte de og understreket sin versjon av hva som har skjedd i saken. Da kom det tydelig fram at de tre ikke er helt enige i alt som står i PwCs evalueringsrapport.

De tre topplederne understreker at målet med rapporten er å finne læringspunkter for organisasjonen og ikke fordele skyld. Slik PwC-rapporten også understreker har de ikke intervjuet noe representativt utvalg, men kun de åtte personene som har vært mest involvert i saken. «…og at det derfor finnes synspunkter og oppfatninger som ikke er reflekterte i denne rapporten», heter det.

Ingen tidligere varsellamper

HR-direktør Haugstveit gjør det også klart overfor Khrono at uttrykket «ledelsen ved TKD» i rapporten betyr ledelsen ved fakultetsadministrasjonen dvs. lederlinjen, altså dekan, den avgåtte fakultetsdirektøren og de tre seksjonssjefene i fakultetsadministrasjonen.

— Altså ikke instituttledere og prodekaner?

— Ledelsen av fakultetsadministrasjonen omfatter verken prodekaner eller instituttledere. Prodekanene i dagens modell har verken personalansvar eller administrativt ansvar, presiserer Wedø.

— Kom bekymringsmeldingene inn i posthylla som «lyn fra klar himmel» eller hadde dere fått signaler om bekymringene tidligere?

— Vi hadde ikke mottatt noen meldinger om arbeidsmiljøproblemer ved fakultetsadministrasjonen tidligere, sier Wedø. Og både hun og Haugstveit understreker at det to uker før bekymringsmeldingene ble overlevert var foretatt en HMS-gjennomgang ved alle enheter og instituttet ved fakultetet og der konklusjonen var at det ikke var noen «røde» varsellamper.

— Hvordan kan det være mulig at det arbeidet som nettopp skal avdekke arbeidsmiljøproblemer ikke rapporterer om noen problemer? Er folk redde for å si ifra gjennom de tradisjonelle kanalene?

— Det vet vi ikke, og jeg kan ikke spekulere i dette, men det er klart at vi er nødt til å se på hvordan dette systemet fungerer, sier Wedø. Hun peker blant annet på at det er for mange ulike personer som har som ansvar å følge opp resultatene i måltavla, HMS-revisjon og medarbeiderundersøkelsen.

— Som PwC peker på, har vi mye å vinne på en mer helhetlig vurdering av dette, og som kan bidra til å avdekke forhold på et tidligere tidspunkt blant annet, sier Wedø.

Dekanen i loopen

Til kritikken om at ledelsen ved fakultetet opplevde munnkurv og ikke bli tatt med på råd, sier hun:

— Dekanen har vært tett inn i loopen i hele prosessen, sier Wedø.

PwC-rapporten peker også på at høgskoleledelsen har hatt et kommunikasjons- og informasjonsproblem.

— Vi har lagt vekt på kommunikasjon og har hatt dette høyt oppe på agendaen, men tar til orientering av vi burde kommunisert hyppigere og hatt møter selv om det ikke var noe nytt å fortelle. Men vi har informert og kommunisert mer enn det som kommer fram i PwC-rapporten, sier Wedø.

Burde gått raskere

— Og hva er de tre viktigste læringspunktene til ledelsen etter denne runden?

— De tre viktigste vil jeg si er at vi må sørge for å ha tydelige rutiner og retningslinjer for konflikthåndtering og at alle lederne må ha det inne. Målet er jo at det ikke skal måtte gå så langt som i denne saken, sier Wedø, og legger til:

— Vi må få en systematisk og solid oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelser og så vurderer vi også en årlig 360 graders evaluering av ledere. Sist, men ikke minst, må vi ta kommunikasjon og informasjon på alvor og bli mye bedre på det, sier Wedø.

Hun er også enig med PwC i at prosessen har tatt altfor lang tid:

— Vi burde kunne gjennomført og håndtert saken mye raskere, men i hovedsak skyldtes det at vi ikke hadde noen retningslinjer eller rutiner for konflikthåndtering og derfor måtte diskutere oss fram til dette underveis. Men nå er jo dette på plass. Når det er sagt så er alle saker unike, og denne saken er helt spesiell. Jeg er ikke sikker på om det er mulig å lage rutiner for denne typen saker, sier hun.

Ingen varslersak

— Vurderte dere noen gang dette som en varslersak?

— De som leverte inn bekymringsmeldingene var klare på at de ønsket en ekstern kartlegging av arbeidsmiljøet, sier Haugstveit.

— Men likevel skal vel arbeidsgiver vurdere alvorlighetsgraden og eventuelt om deler av saken kan være en varslersak

— Vi vurdere om det var en varslingssak slik vi har beskrevet det i våre retningslinjer, men fant at det ikke var det, sier Wedø.

— Vi vil imidlertid jobbe videre med å beskrive hva en varslingssak er, hva en bekymringsmelding er, hvor disse skal varsles og hvordan de skal behandles, sier hun.

— PwC peker blant annet på at enkelte alvorlige saker kunne vært isolert og sett nærmere på, mens andre og mindre saker kunne vært håndtert fortløpende der og da?

— Dette var jo et av dilemmaene vi sto overfor, og vi trengte mer kunnskap. Flere av de sakene som ble tatt opp inkluderte ledelsen - og de var berørt av det, sier Wedø.

— Poenget, gjennom den brede undersøkelsen, var nettopp å klare og skille mellom det store og det små, sier Haugstveit, og han legger til:

— Til å begynne med var det også uklart hvem som var anklaget og om alle som hadde signert bekymringsmeldingene sto bak alle påstandene som kom fram, sier Haugstveit.

Khrono-kritikk

— Og Khrono har fått et eget avsnitt i evalueringen. Nå kan dere benytte anledningen til å si noe om Khronos rolle i Khrono?

— Det er helt klart at de ansatte har oppfattet og opplevd Khrono som en unødvendig belastning i denne saken, sier fungerende fakultetsdirektør Kari Kjenndalen.

— Det er tøft for alle når slike ting pågår. Khrono blir en ekstra belastning som påføres de ansatte. Vi ønsker å gjøre alt vi kan for å jobbe for å forbedre arbeidsmiljøet, så må man håndtere Khrono i tillegg, sier Wedø.

— Og at dere valgte å publisere bekymringsmeldingen var jo ikke det vi hadde ønsket, sier HR-direktør Haugstveit.

— Bekymringsmeldingen ble publisert etter lang tid og etter at nesten hele ledelsen hadde sluttet, tatt permisjon eller bedt om å få slutte?

— Det er heller ikke sant. De fleste lederne er der fortsatt, og flere av de åremålsansatte har ønsket å fortsette, sier Kjenndalen.

— Ifølge PwC-rapporten har det sist år vært en turnover ved fakultetet på 25 prosent inkludert fem personer som har fått permisjon?

— Det er tall vi ikke kjenner oss helt igjen i, eller vet hvordan de er kommet fram til. Dette gjelder også om man tar hensyn til at det er noen som har skiftet jobb internt, sier Kjenndalen.