— Utvilsomt behov for et studentombud på HiOA

Etter sitt første virkeår på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) har studentombud Anita Tøien Johansen nå levert sin rapport for 2015. Den viser at funksjonen fyller et tomrom i organisasjonen.

Universitetet i Oslo (UiO) var først ute med studentombud i Norge i 2013. Fra nyttår ifjor fulgte HiOA, og i løpet av 2015 har universitetene i Tromsø, Stavanger og Bergen fått studentombudsordningen på plass. I tillegg fikk Norges Handelshøyskole studentombud i en 30-prosent stilling fra og med januar i år.

Studentene på NTNU i Trondheim håpet å få inn et studentombud nå, men må på grunn av tilsettingsstopp på universitetet vente til tidligst sommeren 2017.

Les også: NTNU-studentene må vente på eget ombud

50 prosent flere enn UiO

Oppstartsåret på Universitetet i Oslo hadde studentombudet der 102 henvendelser, i 2014 hadde det 135. På Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) hadde studentombudet 159 henvendelser oppstartsåret.

Studentombud Anita Tøien Johansen mener det er vanskelig å si hvorfor det med 2/3 av antallet studenter ved UiO er 50 prosent flere henvendelser ved høgskolen førsteåret:

— Det er vanskelig å sammenligne med UiO. På høgskolen er det andre typer fag, det er mer praksis og studentene er mer knyttet til studiet med flere progresjonskrav, sier hun og legger til:

— Det kan også være fordi studentombudsordningen er kjent fra UiO og at vi dermed har vært mer kjent blant studentene.

Studentombudet er en prøveordning på to år etablert av høgskolestyret og som startet i januar 2015.

Både tilsatte og studenter fornøyde

Studentombudet forteller at hun har fått veldig gode tilbakemeldinger fra studenter og tilsatte. Mens studentene er glade for å ha en uavhengig person som kan hjelpe, er de tilsatte opptatt av bidraget til kvalitetssikring.

— Jeg tror det viktigste er at funksjonen fyller et tomrom - et behov som både studenter og tilsatte har sett, sier hun.

Slik det er nå så er ombudet en midlertidig ordning ved HiOA ut 2016.

— Jeg vet ikke om stillingen finnes etter 2016. Det gjør det vanskelig å planlegge, sier Johansen og fortsetter:

— Det har vært viktig for meg å bygge opp et godt og langvarig tilbud, men det er ikke enkelt når jeg ikke vet hvor lenge det vil vare.

Hun forteller at hun det første året har hatt fokus på nettverksbygging og kompetanseheving, men at det har vært vanskelig å påta seg forpliktelser internasjonalt.

— Jeg håper at ordningen blir permanent ganske raskt. Behovet har vist seg å være der, og tilbakemeldingene er gode.

Studentombudsordningen ved UiO har vært permanent siden starten.

Utvilsomt behov

Leder for Studentparlamentet ved HiOA, Christoffer Alsvik, mener rapporten markerer et tydelig behov.

— Den viser at det er et stort behov. Rapporten avdekker at det har vært mye å gjøre og mange saker. Og at etterspørselen har økt etterhvert som studentene har blitt bedre kjent med tilbudet, sier han.

— Så det er det behov for studentombud på HiOA?

— Uten tvil.

Alsvik mener det er helt klart at ombudsordningen ikke bare bør videreføres, men utvides:

— Det er der debatten bør ligge, for behovet er der utvilsomt. Det må avklares tidlig, og i alle fall før sommeren. Vi har et studentombud nå og kan ikke risikere å miste kompetansen vi allerede er godt igang med å bygge, sier Alsvik.

Ifjor sommer ble studentombudsordningen ved UiO utvidet med en halv stilling, og har da allerede utvidet sin ordning.

Viktig med avklaring i god tid

Prorektor for utdanning ved HiOA, Nina Waaler, vet ikke om problemstillingene rapporten viser ville blitt avdekket uten ombudsordningen, men mener at arbeidet som ligger til grunn for studentombudets rapport påpeker åpenbart viktige ting å ta tak i.

— Rapporten avdekker et viktig og udekket behov, sier hun.

Waaler presiserer at studentombudet har vært her kort tid og at det er vanskelig å vurdere nå om ordningen bør fortsette.

— Det er viktig å ta en god diskusjon på hva vi gjør med ombudsordningen videre, sier hun og legger til at tidspunkt for når styret skal behandle saken ennå ikke er avklart, men at en avklaring bør komme i god tid før prøveperioden utløper.

Høgskolestyret har foreløpig ikke satt opp studentombud på møteplanen. Den toårige prøveperioden for ordningen utløper 31. desember i år.

Bredt spekter

«I noen tilfeller har Studentombudet oppdaget flere eller alvorlige regelbrudd eller regelbrudd som viser feil i systemet.» står det i rapporten.

— Alle saker er ulike. Mange henvendelser lar seg løse med rådgivning om regelverket, og studentene klarer å gjøre resten selv. Små og tilsynelatende enkle saker kan imidlertid også noen ganger avdekke større systemfeil, mens større og mer alvorlige saker også kan være enkle å løse, sier Johansen.

Les også: Studentombudets rapport for 2015

Studentombudet forteller at hun arbeider hovedsaklig på tre måter: Råd og bistand til studenter, påpeker feil overfor enkelte organer på høgskolen (dersom saker avdekker svakheter eller feil), og tredje er rapportene til styret som gir et mer helhetlig bilde.

De mest typiske sakene handler om feil på eksamen og klage på eksamenskarakter:

— Jeg forstår at det i noen tilfeller kan være vanskelig å holde seg til den bestemte saksbehandlingstiden, men man må ha systemer som legger opp til at man får det til. Hvis ikke må man vurdere prosedyrene, konstaterer studentombudet.

Les også: Har hatt 31 saker på snaue tre måneder

— Det var viktig for de norske studentombudene å få på plass en arena for samarbeid og kompetansedeling så raskt som mulig, sier Johansen.

De norske studentombudene møttes til sitt første nettverksmøte i oktober. Studentombudet HiOA var vertskap.

To utvalgte områder

Som et ledd i et potensielt kontinuerlig arbeid har studentombud Johansen valgt ut to hovedutfordringer hun vil følge opp dette året: veiledet praksis og lang behandlingstid.

— Jeg har valgt disse to fordi det er områder det har vært fokus på gjennom året, samt at dette er temaer som studentene er opptatt av.

Hun forteller at man ikke kan klage på resultatet i veiledet praksis fordi det ikke er overprøvbart.

— Det gjør at man har en utfordring med hensyn til studentenes rettssikkerhet.

Hvis det skjer en formell feil i praksis er den eneste muligheten for studenten å få forsøket annullert. Ofte må de da uansett vente et år på å få prøve på nytt. Johansen mener at det på grunn av dette er viktig at man har et regelverk som forhindrer at situasjoner oppstår.

— HiOAs regelverk kan bli bedre, sier hun og legger til at det også er viktig at de som forvalter regelverket kjenner til det:

— Praksisveiledere må få opplæring i regelverket, sier studentombudet og fortsetter:

— På Fakultet for lærerutdanning og internasjonale studier inngår de samarbeidsavtaler med praksisstedene hvor man har mulighet til å kreve at veilederne deltar på møter eller kurs. På andre fakulteter har man gjerne større løpende avtaler som ikke gir samme mulighet til å pålegge kursing.

Hjelper

— Lang saksbehandlingstid kan få store konsekvenser for studentene. Man har mye regelverk som setter grenser for saksbehandlingstid. Saksbehandlingstiden brytes flere steder på HiOA, i noen tilfeller kan det gå flere måneder over fristen, sier Anita Tøien Johansen.

— Og det hender at studentene får epost eller melding på Fronter om at de må påregne lenger tid - da planlegger man å bryte regelverket, sier hun.

I rapporten har studentombudet fem anonymiserte eksempler på saker hun har arbeidet med. I den ene saken hadde hun fått flere henvendelser fra samme fakultet om klage på eksamen. I ett tilfelle hadde det gått over et halvt år uten at studenten hadde fått svar:

— Etter at jeg snakket med fakultetet og de lovet å gå gjennom rutiner for å forsøke å forkorte saksbehandlingstiden har jeg ikke fått flere henvendelser om lang saksbehandlingstid derfra, sier hun.