Urolig over konsulentrapport

Konsulentselskapet PwC har kommet med sin diagnose over studieadministrasjonen på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) .

PwC skriver i rapporten at det må gjøres tydelig at «hvem» og «hva» skal bestemmes i den sentrale studieadministrasjonen, mens fakultetene skal forholde seg til regler og premisser som bestemmes sentralt.

Seksjonssjef Ken Henry Hyttemoen på Fakultet for samfunnsfag er urolig over det han leser i konsulentrapporten, og mener den gir et utydelig budskap.

— Vi på fakultetene vil være med og er fullt i stand til både å utvikle tjenestene og ta beslutninger. I rapporten er beslutningsstrukturen - hvem som skal bestemme hva -  for dårlig utredet, sier han.

Les også: Rydder i høgskolens studieadministrasjon

PwCs diagnose

PwCs diagnose er at det er uklar rollefordeling mellom den sentrale studieadministrasjonen og fakultetene, det er mangel på digitale løsninger som kan gi god brukerkontakt og effektive prosesser, og de ansatte bruker for mye tid på driftsoppgaver slik at det blir lite tid til utvikling. Dessuten er det lite standardisering, slik at like oppgaver løses på ulike måter rundt på høgskolen.

Derfor foreslår konsulentselskapet at den sentrale studieadministrasjonen får en tydeligere rolle som tjenesteeier, mens fakultetenes studieadministrasjoner skal være «gjennomførere». Det er i alt 205 ansatte i studieadministrasjonen på HiOA, av disse 150 fordelt på de fire fakultetene og 55 jobber i fellesadministrasjonen.

Hyttemoen sier at han i utgangspunktet er positiv til begrepet «tjenesteeier», men han er bekymret for hva dette vil bety i praksis.

— Jeg er urolig fordi det er for dårlig utredet i rapporten hva dette betyr i praksis, og rapporten gir et dobbelt budskap, sier han.

Nært på studentene

Han viser til to sitater fra rapporten som han mener gir et dobbelt budskap. Det står at «tjenesteskapet skal utøves i samarbeid med fakultetene», men på en annen side står det «tjenestetyper skal gjennomføres på fakultetene med klare føringer om hvordan tjenestene skal utføres fra sentralt hold».

Hyttemoen mener det er svært viktig at fakultetene ikke bare blir «gjennomførere», men også får være med å ta beslutninger.

Han understreker at en de viktigste oppgavene for studieadministrasjonen på fakultetet, der han er seksjonsleder, er å gjøre instituttene gode. Han sier også at han har en stab som kan og vet mye om de studieadministrative tjenestene.

— Det er her hos oss denne kompetansen sitter, og det er ingen grunn til at ikke vi skal ta mange av beslutningene om hvordan våre tjenester skal være og gjennomføres. For instituttene er det også viktig at de har studieadministrasjonen, som kjenner dem, tett opptil seg, sier han.

Hyttemoen gir et eksempel: Hvis HiOAs forskrift om studier og eksamener skal endres, vil han ikke bare få presentert endringene og så komme med innspill etterpå.

— Vi vil være med å definere hvilke endringer som trengs, eller hvilke nye regler som skal innføres, ikke bare uttale oss i etterkant. Vi vil være med på prosessen fra dag én, for eksempel i en nettverksgruppe. Da blir det heller ikke behov for noen høring i etterkant, sier han.

Nettverksgrupper

Hyttemoen understreker at han i utgangspunktet er positiv til modellen med nettverksgrupper som forelås. I disse skal det sitte ansvarlige for den enkelte tjenesten på fakultetene og representanter fra tjenesteeieren, som er den sentrale studieadministrasjonen. Ifølge modellen skal fellesadministrasjonen få innspill fra fakultetene om utvikling av tjenester i disse nettverksgruppene.

— Jeg har tro på denne modellen, men det uklare tjenesteeierbegrepet forstyrrer, sier han.

Et annet av forslagene fra PwC er å utvide antall seksjoner i den sentrale studieadministrasjonen fra dagens fire til seks. Det synes ikke Hyttemoen er noen god idé.

— Jeg mener det er bedre å beholde dagens fire, fordi det da er lettere å samordne arbeidet mellom fakultetene og fellesadministrasjonen. Hvis det blir seks seksjoner, blir fagområdene for små, og det blir lett å miste helheten, mener han.

Ellers mener han det er viktig at PwC kommer med et forslag til løsning på organisering av studieseksjonene på fakultetene, og at fakultetene her har kommet med innspill som er tatt til følge.

— Det åpnes for ulik organisering på de forskjellige fakultetene, og jeg er fornøyd med å kunne beholde den organiseringen vi har her på Fakultet for samfunnsfag i dag, sier han.

Positiv til modellen

Seksjonsleder ved studieadministrasjonen på Fakultet for lærerutdanning og internasjonale studier (LUI), Fred Arild Pettersen, er positiv til samhandlingsmodellen som PwC foreslår, men også han understreker at det er viktig at fakultetene tas med fra start når tjenester skal utvikles.

— Vi fra fakultetene har et større brukerperspektiv, og hvis løsningene skal bli gode må vi være med fra første stund. Da vil det bli mindre gnisninger og bedre gjennomføring. Men jeg oppfatter at dette er fullt mulig å innpasse i modellen som foreslås, sier han.

— Det er viktig å avklare rolleforståelsen, både i fellesadministrasjonen og fakultetene. Det vil bli en krevende oppgave å sitte i nettverksgruppene som foreslås, og det er bra at det legges opp til at disse skal få opplæring, sier han.

Pettersen gir honnør til studiedirektør Marianne Brattland for at hun tar på alvor at to av fakultetene, LUI og Fakultet for helsefag, har svært store studieadministrasjoner. Han mener det er bra at det åpnes for ulike modeller for organisering av studieadministrasjonene på ulike fakulteter. Han er også glad for at det åpnes for et nytt ledernivå på fakultetene, med teamledere som ligger under seksjonssjefene og har personalansvar.

— Både på helsefag og hos oss består studieseksjonen av svært mange ansatte. Vi som er seksjonsledere har mange å være ledere for, og det er viktig å få et ledernivå under oss med personalansvar, sier han.

Ute på høring

Forslaget fra PwC er sendt ut på høring til fakultetene, Senter for profesjonsstudier, Senter for velferds- og arbeidslivsforskning, studieadministrativt lederforum, studentparlamentet, tjenestemannsorganisasjonene og hovedverneombudet. De blir bedt om å uttale seg om:

• Forslaget til samhandlingsmodell og arbeidsdeling mellom studieseksjonen i fellesadministrasjonen og studieadministrasjonen på fakultet
• Forslaget til organisering av studieadministrasjonen i fellesadministrasjonen
• Forslaget til organisering av det studieadministrative området på fakultet

Høringsfristen er 20. mai.