Rydder i høgskolens studieadministrasjon

Konsulentselskapet PwC har kommet med sin diagnose over studieadministrasjonen ved HiOA, som består av 205 årsverk  fordelt med 150 på fakultetene og 55 i fellesadministrasjonen. Forslag til endringer er nå sendt ut på høring på høgskolen.

Rapporten viser at det er uklart hvilke roller og ansvar som ligger hos fellesadministrasjonen og hvilke som ligger hos fakultetene. Det er mangel på digitale løsninger som kan gi god brukerkontakt og effektive prosesser, og de ansatte bruker for mye tid på driftsoppgaver slik at det blir lite tid til utvikling. Dessuten er det lite standardisering, slik at like oppgaver løses på forskjellige måter rundt på høgskolen.

— Dette stemmer bra med hypotesene vi startet denne prosessen med, sier studiedirektør Marianne Brattland, som er ansvarlig for prosjektet «Fornyelse av studieadministrasjonen».

— Vi ser helt klart behovet for å skille tydeligere på rollene mellom fellesadministrasjonen og fakultetene, slik at vi får bedre tjenestekvalitet, unngår dobbeltarbeid og får til bedre samhandling, sier hun.

Stort arbeid

PwC har gjennomført rundt 50 intervjuer, 20 workshops, spørreundersøkelser, og har hatt tilgang til en rekke rapporter og dokumenter om det administrative arbeidet ved HiOA. En del av disse har PwC selv laget i tidligere oppdrag for HiOA, blant annet i forbindelse med risikoanalyse, analyse av masterporteføljen og sammenslåingen av HiOA med forskningsinstituttene AFI og Nova.

Konsulentene foreslår en rekke tiltak og omorganiseringer av studieadministrasjonen. Forslagene er sendt ut til høring til blant annet fakultetene, tjenestemannsorganisasjonene og studentene med frist 20. mai.

— Jeg håper at mange vil engasjere seg og si sin mening, slik at høringen blir balansert og vi får fram hva hele det studieadministrative miljøet mener. Mitt inntrykk, blant annet fra møter vi har arrangert på fakultetene, er at folk er engasjerte og synes dette er spennende, sier Brattland.

En ny modell

PwCs forslag er å gjøre noen grep for å få til en bedre forståelse av hvilke roller og ansvar fellesadministrasjonen har i forhold til fakultetenes studieadministrasjoner. I korte trekk foreslår PwC en samhandlingsmodell mellom fellesadministrasjonen og fakultetene, der det blir etablert nettverksgrupper for de ulike tjenestene der fellesadministrasjonen er tjenesteeier og bestemmer  «hvem» og «hva», mens fakultetene har ansvaret for gjennomføring og for å bidra med innspill om hvilke behov brukerne har. Dette gir grunnlag for videre utvikling av tjenestene.

— I denne modellen får medlemmene av nettverksgruppene hver på sin måte et stort ansvar for de sentrale fellestjenestene. I samarbeid med HR-avdelingen vil vi nå jobbe videre med å skrive ut modellen slik at mandatet og ansvaret til tjenestegruppene blir tydelig og avklart. Vi legger opp til ulike kompetansetiltak som vil gjøre tjenesteeier og tjenesteansvarlige bedre skolert til å gå inn i disse rollene. Dette er en forutsetning for at modellen skal kunne fungere, sier Brattland.

Uklarhet om timeplan

Marianne Brattland bruker innføring av nytt timeplansystem som et eksempel på at det har vært uklar rollefordeling mellom fellesadministrasjon og fakultetene.

— Dette er et eksempel på at det er viktig å klargjøre hvem som har hvilke oppgaver. Når premissene og reglene for hvordan systemet skal brukes er fastsatt, forplikter det fakultetene til å legge sine timeplaner i tråd med premissene som ligger til grunn. Både fellesadministrasjonen og fakultetene har lært mye av prosessen knyttet til nytt timeplansystem. Tett og godt samarbeid mellom fag og administrasjon, god informasjon og tett oppfølging er helt essensielt for å lykkes. Systemet fungerer nå tilfredsstillende, og de fleste barnesykdommene fra ifjor er over, sier Brattland.

Hun sier også at nettverksgruppene som jobber med timeplan jobber godt sammen og har utviklet systemet videre, slik at timeplanen nå kan vises for hele semesteret, at man kan se timeplanen på telefonen, og at det ikke er mulig å dobbeltbooke rom. Dette er noe av de viktigste punktene i kritikken fra brukerne av timeplansystemet ifjor høst.

Nye seksjoner

PwC foreslår også endringer i organiseringen av den sentrale studieadministrasjonen, det vil si at det blir flere seksjoner. I stedet for fire, som i dag, foreslås seks. Begrunnelsen for dette er å gi mer oppmerksomhet om hver av de viktigste tjenestene. Seksjonene som foreslås er (1) opptak, (2) informasjon, brukerstøtte og veiledning, (3) studiekvalitet og analyse, (4) eksamen og studentforvaltning, (5) studieadministrative systemer og eCampus, og (6) internasjonalisering.

Ifølge konsulentselskapet er det helt avgjørende at fakultetene tar sin rolle som «gjennomfører» alvorlig. Derfor foreslås en ordning med teamledere, som et nytt ledernivå under seksjonssjefene. Disse skal ifølge forslaget både ha personalansvar og ansvar for å levere de studieadministrative tjenestene, i nært samarbeid med fellesadministrasjonen.

Forslag om nye seksjoner og innføring av et nytt ledernivå på fakultetene må behandles av høgskolestyret, noe som etter planen skal skje i møtet 11. juni, mens modellen for samhandling mellom fellesadministrasjonen og fakultetene ikke trenger å styrebehandles.

Digital selvfølge

Digitalisering av de studieadministrative tjenestene er også en del av prosjektet «Fornyelse av studieadministrasjonen», men denne delen skal ikke ut på høring.

— Her følger vi bare statens digitaliseringsstrategi «På nett med innbyggeren», som legger til grunn at nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for kommunikasjon med brukerne. Det gjelder naturligvis også oss, selv om vi har hengt etter på dette feltet. Nå gjør vi mange viktige grep for å digitalisere studieadministrasjonen, blant annet en app for semesterkvittering, programplaner på nett, forsøk med digital eksamen og utvikling av «min side» for studenter. I tillegg blir det etablert en rekke rom med videoutstyr som vil gjøre det enklere å samhandle med omverdenen og også mellom campusene, sier Brattland.