Riksrevisjonen, her ved riksrevisor Per Kristian Foss, er bekymret over dårlig kontroll med vitnemål i kunnskapssektoren. Foto: Skjalg Bøhmer Vold
Riksrevisjonen, her ved riksrevisor Per Kristian Foss, er bekymret over dårlig kontroll med vitnemål i kunnskapssektoren. Foto: Skjalg Bøhmer Vold

Slurver med sjekk av vitnemål

Landets universiteter og høgskoler slurver med å sjekke om vitnemål og attester er ekte ved ansettelser og har liten kontroll på egne vitnemål, viser rapport fra Riksrevisjonen.

Publisert   Sist oppdatert

Kunnskapssektoren (KD-sektoren) består av 46 virksomheter, inklusive Kunnskapsdepartementet og i tillegg kommer fire virksomheter underlagt Utdanningsdirektoratet. Hovedtyngden av virksomhetene er høgskoler og universiteter. 

70 prosent sjekker ikke

I en undersøkelse som Riksrevisjonen har foretatt kommer det for en dag at hele 70 prosent av virksomhetene ikke sjekker om vitnemål og attester hos de som søker jobb ved institusjonen faktisk er ekte.  

Se også: Rapporten fra Riksrevisjonen om vitnemål i kunnskapssektoren

27 prosent svarer at de «aldri» sjekker dette, mens 43 prosent svarer at de sjekker det kun ved mistanke om forfalskning.  

Bare 2 av 44 virksomheter svarte at de alltid sjekker at attester, cv og vitnemål er ekte og ikke forfalskninger. 

På spørsmål om hvordan institusjonene utfører ekthetskontroll med vitnemål, cv og attester fra utenlandske utdanninger svarer 25 prosent, altså hver 4. institusjon, at de ikke foretar slik kontroll. 

Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) er en av de institusjonene som ikke foretar slik kontroll. 

En sjekk av ektheten av dokumentene – dvs en verifisering mot utstedende utdannings-institusjon el.l – har vi verken kapasitet eller kompetanse til å foreta selv.

Geir Haugstveit
HR-direktør, HiOA

— Det vi gjør er å sjekke originaler opp mot opplastede dokumenter eller mot kopier. En sjekk av ektheten av dokumentene – dvs en verifisering mot utstedende utdanningsinstitusjon el.l – har vi verken kapasitet eller kompetanse til å foreta selv, skriver HR-direktør Geir Haugstveit (bildet) i en epost til Khrono.

Han peker på at det imidlertid finnes firmaer som har spesialisert seg på dette som institusjoner, ved særlig behov, kan benytte.

— Vi kjenner ikke konkret til hvorvidt denne muligheten er benyttet ved fakultetene eller sentrene, skriver Haugstveit.

Nye rutiner 2014

HiOA gikk ifølge HR-direktøren gjennom sine rutiner i 2014 rundt bakgrunnssjekk av søkere. Gjennomgangen munnet ut i innskjerpede rutiner for kontroll av dokumenter i forbindelse med rekruttering.

Ifølge de interne hjemmsidene til høgskolen ble det satt i verk fire ulike tiltak etter gjennomgangen. Den ene er krav om originale vitnemål. På «stilling ledig»-siden til HiOA står det: 

«Du må også være forberedt på måtte fremvise originaler av disse dokumentene ved et eventuelt intervju. På Høgskolen i Oslo og Akershus gjennomfører vi kontroll av dokumenter, slik at du som kandidat skal få en reell evaluering og rettferdig konkurranse.»

I tillegg til dette gjør HR-direktøren ved HiOA oppmerksom på at for de kandidater som kommer til sluttintervjuer så vil jo intervjuer og referansesjekk, tester etc. også gi et supplerende bilde av kandidatene og kompetanse/bakgrunn.

Kan få store konsekvenser

Riksrevisjonen skriver i sin rapport at «Manglende kontroll med vitnemål og attester ved ansettelser av personell i staten kan ha store konsekvenser». Videre skriver de at under Næringslivets sikkerhetsråds (NSR) konferanse ble det lagt fram en undersøkelse som viste at halvparten av virksomhetene i offentlig virksomhet foretok ekthetskontroll av vitnemål. Det er avslørt flere tilfeller av statlige ansatte med falske vitnemål. 

Riksrevisjonen peker på at muligheten for forfalskning av vitnemål har økt de siste årene, både ved at det kan kjøpes falske vitnemål på nettet fra utenlandske utdanningsinstitusjoner som ikke finnes (Diploma Mills), falske vitnemål på nettet som utgir seg for å være fra kjente norske utdanningsinstitusjoner og at endringer blir gjort på originale vitnemål. 

Frister uærlige ansatte

Revisjonen peker også på muligheten til at uærlige ansatte i UH-sektoren kan få tak i ubrukte vitnemålsblanketter og enten bruker dem selv eller selger disse.

Undersøkelsen viser også at det stor spredning i hvordan institusjonenes vitnemål blir oppbevart og produsert. Det er heller ingen krav til hva slags papir de skal skrives ut på. I undersøkelsen til Riksrevisjonen svarte 63 prosent at de oppbevarte ubrukte vitnemålblanketter i låste skap, men like mange kunne ikke garantere at de ikke kom på avveie. På enkelte institusjoner var det nærmere 100 personer som hadde anledning til å skrive ut vitnemål. 

Kunnskapsdepartementet, og statsråd Torbjørn Røe Isaksen (bildet),  svarer Riksrevisjonen i rapporten at de kjenner seg igjen i framstillingen og at ekthetskotnroll av vitnemål er et område som ville få større oppmerksomhet framover. 

Skal lage vitnemålsbank

I 2011 fikk Universitetet i Oslo (Universitetets senter for informasjonsteknologi) i oppdrag å utarbeide en spesifikasjon for en nasjonal vitnemålsbank.

Prosjektbeskrivelsen var ferdig i februar 2013, og viste da at en finansiering av utviklingsprosjektet av banken ville koste vel 6 millioner kroner, men denne vitnemålsbanken er ennå ikke opprettet.

I inneværende år har prosjektet fått en bevilgning på 2,2 millioner kroner. Departementet skriver ifølge revisjonsrapporten at vitnemålsbanken kan produksjonssettes fra 2017, men at dette forutsetter en fullfinansiering i 2016, samt finansiering av drift og forvaltning av tjenesten. 

Ny enhet forvalter vitnemålsprosjekt

Sommeren 2014 opprettet departementet Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT), og dermed tok man enheten rundt Felles studiesystem (FS) og de ansatte her ut av it-senteret på UiO (USIT). Senteret forvalter, utvikler, vedlikeholder og drifter studieadministrative systemer og tjenester til norske universiteter og høgskoler. 

Tjenestesenteret er et forvaltningsorgan under Kunnskapsdepartementet. I FSAT finner vi både Samordna opptak og Felles studiesystem (FS), og i desember blir de to enhetene samlokalisert i Oslo.

Prosjektet med vitnemålsbanken har fulgt med FSAT ut av UiO. 

Grete Christina Lingjærde er direktør for FSAT, og forteller at i forslag til statsbudsjett for 2016 er det foreslått at det skal komme penger til prosjektet, men at de enda ikke vet hvor mye.

— Summen får vi først vite når statsbudsjettet er endelig vedtatt i desember, og først da vet vi om det kommer nok penger til at vitnemålsbanken kan ferdigstilles i 2016, sier Lingjærde.

Sikkert som banken

Grunntanken med vitnemålsbanken er at du her kan lagre og gi potensielle nye arbeidsgivere tilgang til vitnemål som er garantert ekte.

— Dokumentene som ligger i «banken» er verifisert og kvalitetsikret, slik at ektheten allerede er kontrollert, sier Lingjærde, og legger til:

— I våre dager blir det stadig lettere å jukse med dokumenter. Vitnemålsbanken vil spare både arbeidstakere, utdanningsinstitusjoner, men også arbeidsgivere for mye arbeid knyttet til innhentning og utsending av karakterutskrifter på den ene siden, og kontroll av disse på den andre siden, understreker Lingjærde.

Hun ser også for seg at slike løsninger vil bli mer utbredt også i utlandet. I øyeblikket er det bare Nederland som har et slikt system, samt at det finnes noen mindre systemer i USA.