Har satt i gang flere større endringsprosjekter

Innerst i en krok, innenfor styrerommet i 3.etasje i Pilestredet 46 har prosjektleder i Organisasjonsutviklingsprogrammet (OU-programmet), Jenny Nornes, og hennes to faste medarbeidere opprettet prosjektkontor.

Oppdraget deres er å fornye, forbedre, forenkle - i hovedsak administrative rutiner ved høgskolen.

Fra støy ved UiO

Nornes startet i prosjektlederjobben i august i fjor. Da kom hun fra tilsvarende prosjektjobbing ved Universitetet i Oslo (UiO). Der var hun en del av det såkalte IHR-programmet - «Internt handlingsrom,» som var en omorganiseringsprosess av administrasjonen ved universitetet.

Målet var å effektivisere med 10-30 prosent slik at ressurser kunne overføres fra administrasjon til undervisning og forskning. Og det skjedde ikke uten støy. I en periode nektet blant annet fagforeningene å møte universitetsledelsen på grunn av uoverenstemmelser rundt IHR-prosjektet. 

Til stille ved HiOA

Men i høgskolens OU-program har det gått betydelig mer stille for seg.  Og i den grad det har vært støy har de klart å holde det for seg selv. 

Det kan være vanskelig å orientere seg i de store prosjektene og endrings- og omstillingsprogrammene som er satt igang ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) om dagen.

Det pågår flere prosesser samtidig, og alle sammen griper mer eller mindre inn i hverandre. Her er noen av dem:

• Underveisevalueringen (NIFUs evaluering av organisering, styring og ledelse) 
• Fornyelse av studieadministrasjonen
• eCampus
• Strategisk campusutvikling
• OU-programmet (organisasjonsutvikling)

De tre mest omfattende programmene nevnt over, har egne bloggsider der de informerer om hva som skjer. (Se lenkene over). Khrono har skrevet opptil flere saker om de enkelte prosessene, men har ikke siden i april i fjor omtalt noen av prosjektene i OU-programmet. Da skrev vi om effektivisering av tilsettinger. 

Les også: Kunsten å ansette en professor

I det siste styremøtet ved høgskolen var det flere som tok opp nettopp dette at det gikk flere store prosesser parallelt, som f.eks. fornyelse av studieadministrasjonen og underveisevaluering av hele organisasjonen og styringsmodellen. 

Styrerepresentanter reagerer

Styrerepresentant Ragnar Audunsson (bildet over) var en av de som tok opp dette. Og i en oppfølgingskommentar til Khrono sier han nå at han fortsatt mener det er uheldig med store parallelle prosesser. 

— Med flere parallelle prosesser, som berører samme tematikk, er det dumt å sette igang endringer noen steder som så vil føre til nye endringer etter at andre prosesser er avsluttet, sier han. 

Også styremedlem Anton Havnes tok ordet til saken om studieadministrasjonen i styremøtet i april og sa: 

— Det er lett å bli forvirra nå, når vi behandler to store prosesser tett på hverandre. Den prinsipielle diskusjonen i NIFU-evalueringen vil spille inn på situasjonen i studieadministrasjonen. Vi skal selvfølgelig gjøre forbedringer hele tiden, men omorganisering er ikke lurt før alt er vedtatt, sa Havnes.

Også Tone Torgrimsby tok til orde for det samme, og minnet om at man i lukket møte tidligere på dagen var blitt enige om å ikke «flytte på noen bokser» før underveisevalueringen var ferdig. 

100 forbedringsprosjekter

Etter en kartlegging på institutter, fakultet og avdelinger, fikk Nornes og og prosjektgruppen hennes i OU-programmet inn over 100 forslag til forbedrings- og forenklingsprosesser. Disse har de så klynget sammen til en god del færre og prioriterte prosjekter. 

— Jeg opplever at det er stor endringsvilje ved høgskolen, sier Nornes, som til tross for litt startproblemer nå kan huke av flere prosjekter som er avsluttet: Delegering av tilsettingsmyndighet og raskere tilsettingsprosess, månedlig økonomirapportering for instituttene, grafiske tjenester.

Forsøk med digital eksamen, nytt årshjul, forbedring av plan- og budsjettprosessen slik at de kommer tidligere i gang, er også  områder OU-programmet er delaktige i. 

Timelærerkontrakter

— Og så har vi hatt en opprydning i timelærerkontraktene for eksempel. Her var det 17 ulike kontrakter ved høgskolen, nå sitter vi igjen med tre, som også er faglig korrekte. Dette har vi fått gode tilbakemeldinger på, sier Nornes.

Etter at Høgskolen i Oslo og i Akershus ble fusjonert i 2011 har det skjedd store endringer og omstillinger ved høgskolen.

— Er ikke folk slitne og lei av omstillinger?

— Kan hende er de omstillingstrøtte på større og gjennomgripende ting, men mindre og konkrete prosjekter som gjør arbeidshverdagen bedre, er folk veldig positive til. Bare det å se konkrete resultater på relativt kort tid gir mye og ny energi inn i organisasjonen, sier Nornes. 

Assisterende direktør Eeg Larsen mener at nettopp mindre, konkrete og begrensede prosjekter er det som skal til for at ansatte skal se at det nytter, og han mener at OU-prosjektet er i ferd med å bli en suksess.

— Vi sparer mye eksterne konsulentutgifter på å ha etablert dette programmet med Jenny Nornes som prosjektleder, sier han. Opprinnelig var det tenkt at prosjektet skulle vare fra 2012-2014, men nå er det bestemt at det skal gå ut 2015. Totalbudsjettet er på 4,9 millioner kroner over tre år. 

Samarbeider ikke med NIFU

— Vi gjør ingenting uten at noen ber oss om det, sier Nornes.

— Det er viktig at miljøer, institutter, avdelinger er motivert for endring og forbedring - og har tid til å jobbe med det. Først da kan vi komme inn med støtte, hjelp og veiledning og legg til rette slik at instituttene får økt gjenomføringsevne og faktisk gitt muligheten til å iverksette strategiske bestemmelser på en god måte. Dette er også noe NIFU har sett på i sin underveisevaluering. 

— Samarbeider dere med NIFU og underveisevalueringen?

— Nei, det gjør vi ikke, men vi følger med på hva de gjør. 

 — Vår viktigste oppgave er «å partere elefantene». Vi skal ikke lirke og lure, men levere og rapportere konkrete resultater hvert kvartal, sier hun. 

I tillegg til de mange små, er det også noen større prosjekter på gang. 

— Digital arbeidsflyt er et av dem, sier Nornes.

Staten har bestemt at i største delen av sektoren skal saks- og arkivstystemet ePhorte bort og erstattes med en nytt: Public360. Det skal være på plass fra høsten.

— Iverksetting skal være godt planlagt i forkant. Public360 vil gi en vesentlig forenkling av arbeidshverdagen for de som i dag bruker ePhorte og OU-programmet skal planlegge både opplæring og implementering på høgskolen, sier Nornes. 

— Blir en suksess

Assisterende direktør Torbjørn Eeg Larsen (bildet under) mener at nettopp mindre, konkrete og begrensede prosjekter er det som skal til for at ansatte skal se at det nytter, og han mener at OU-prosjektet er i ferd med å bli en suksess.

— Med Jenny som prosjektleder har OU programmet redusert behovet for ekstern bistand.  Opprinnelig skulle programmet løpe fra 2012-2014, men er nå forlenget til ut 2015. Det opprinnelige kostnadsanslaget lå på 4,9 millioner kroner over tre år, men vi ser nå ut til å klare oss med ca fire millioner over fire år, sier Larsen. 

— Mange klarer ikke å skille de enkelte prosessene som er satt igang fra hverandre?

— Underveisevalueringen som gjennomføres med bistand fra NIFU, og Fornyelse av Studieadministrasjonen som PwC har bistått med, er analyse- og utredningsarbeid. Basert på omfattende prosess og bred involvering leverer disse prosjektene rapporter som legger grunnlaget for videre utviklingsarbeid. OU programmet er mer handlingsorientert og jobber med konkrete forbedringstiltak. Sånn sett er det god sammenheng mellom disse initiativene. Evalueringsprosjektene  tegner kartet, OU programmet implementerer endringene, sier Larsen.  

Han trekker fram det omfattende romprogrammet som Eiendomsavdelingen er i ferd med å gjennomføre som eksempel.

Oppgradering av møte- og undervisningsrom

— Med bistand fra OU-programmet er alle møterom ved høgskolen kartlagt når det gjelder tilstand og bruk. Basert på denne analysen er vi allerede i gang med omfattende utviklingstiltak.  I årene framover vil alle møterom bli gjennomgått og oppgradert i forhold til definerte standarder.  Enkelt sagt så skiller vi mellom enkle, normale og avanserte møterom.  Vi ønsker å tilby god tilgang til moderne teknologiske hjelpemidler og samtidig skape en gjenkjennelighet og legge til rette for deling på tvers av bygninger og studiesteder, sier han. Høgskolen har i dag over 80 møterom som har en kapasitet på over 700 mennesker, viser kartleggingen. I tillegg kommer møterom i lokalene som HiOA overtar etter Forskningsrådet i sommer.

— Og snart skal vi ta fatt på undervisningsrom også.  Fremgangsmåten blir den samme - kartlegging, analyse og opprusting. For planperioden 2014-17 er årlige investeringer i undervisnings- og møterom estimert til mellom fire til fem millioner kroner, sier Larsen. 

— Undervisningsrom?  Er ikke dette en del av eCampus-programmet? 

— Jo, det må sees i sammenheng med eCampus-arbeidet. Forskjellen ligger i at OU- og romprogrammet utvikler infrastrukturen, arbeidsplattformen om du vil, mens eCampus-arbeidet handler om å fremme ny praksis i form av fleksible lærings- og vurderingsformer.

— Og hva med prosjektet Strategisk campusutvikling?

— Dette er Eiendomsavdelingens prosjekt for å sikre at vi har en helhetlig tilnærming til utvikling av eiendomsmassen vår.  Med bistand fra Dark-Zink Arkitekter jobber vi her med å utvikle en langsiktig arealplan og de «røde trådene» i forhold til overordnede føringer og valg av løsninger. Romprogrammet vil selvfølgelig forholde seg til disse så snart de foreligger, sier assisterende direktør.

Ingen virksomhetsstyring

Omtrent samtidig med at han tilsatte Jenny Nornes som spesialrådgiver for OU-programmet, leide også Larsen inn ytterligere èn prosjektleder, Petronelle Beichmann, som skulle lede et prosjekt for økonomi og virksomhetsstyring ved høgskolen. Hun sluttet ved juletider, og dette prosjektet er foreløpig lagt på is. OU-programmet har overtatt en del av oppgavene fra dette prosjektet, men ikke alle. Det jobbes nå med hvordan man skal videreføre arbeidet med økonomi- og virksomhetsstyring framover.

Nøytrale i OU-programmet

Prosjektleder Nornes (bildet under) er opptatt av at OU-programmet skal være nøytrale og til for alle. 

— Vi skal ikke være styrt av føringer fra fellesadministrasjonen, men en nøytral samarbeidspartner, sier hun og mener med det at de skal være både vennlige og tøffe samtidig. 

— Det er instituttene og avdelingene som skal være på banen og score målene. OU-programmet skal være omtrent som en personlig trener. Inspirere og støtte underveis, og så skal vi heie folk over mållinjen til slutt, sier hun, og mener at OU-programmet ikke er bedre enn noen av de andre prosjektene, men at de er annerledes.

— OU-programmet er ikke bedre enn noen av de andre prosjektene, men vi er annerledes, sier prosjektleder Jenny Nornes.