Konsulenter forbereder styremøte for høgskolen

Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) har gjort en såkalt begrenset anskaffelse innenfor en sum av 500.000 kroner og leid inn det private konsulentfirmaet Deloitte for å drive saksforberedelse til høgskolens styremøte i desember grunnet kapasitetsproblemer.

Møtet skal blant annet gjøre vedtak i det som internt kalles underveisevalueringen. Det betyr at de skal ta stilling til hva slags organisasjonsdesign, eller -modell, høgskolen skal organiseres etter fra august 2015.

Alternativene er blant annet om det fortsatt skal være delt ledelse som i dag med valgt rektor, eller om det skal innføres enhetlig ledelse med tilsatt rektor. En sammenstilling av høringsuttalelsene til evalueringen av høgskolens ledelse, og rapportene fra Nordisk institutt for studier av forskning og utdanning (NIFU) er også en del av oppdraget.

Det samme er utarbeidelse av stillingsbeskrivelse til rektor, avdelingsdirektører og mandat til ulike styrer, råd og utvalg. 

Mulig rollekonflikt

Førsteamanuensis Erik Døving (bildet under) og professor Ragnar Audunson mener begge at høgskolen burde ha kapasitet og kompetanse til å gjennomføre dette arbeidet selv. Men de stiller også spørsmål ved om høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø og fellesadministrasjonen i det hele tatt bør forberede saken til styremøtet da hun og resten av direktørsjiktet er part i saken og kan komme til å måtte saksforberede bort sine egne stillinger.

De bruker ikke ordet habilitet, men påpeker mulig rollekonflikt. Denne konflikten vil ikke gjelde rektor og styreleder Kari Toverud Jensen da hun allerede har sagt at hun ikke ønsker en periode til som rektor ved HiOA, og dermed kommer til å gå av 1.august 2015. 

Førsteamanuensis Erik Døving, som også sitter i arbeidsutvalget til underveisevalueringen, ville hatt forståelse for at det ble leid inn eksterne dersom begrunnelsen hadde vært nøytral saksbehandling.

— Høgskoledirektøren og hennes stab i fellesadministrasjonen kan bli sterkt berørt av de forslagene som ligger i NIFUs rapport og av utfallet av organisasjonsendringer, sier Døving og påpeker at Fellesadministrasjonen dermed er part i saken. 

— Jeg ser derfor klart behovet for en annen prosess i saksforberedelse til styret enn det som er vanlig. Dette kan gjøres gjennom forhandlinger i en bredt sammensatt komité eller det kan gjøres ved å trekke inn en nøytral tredjepart. Det er imidlertid litt uklart om det er behovet for uavhengighet som er premissene for Deloittes bidrag, sier han og legger til:

— Forøvrig skulle jeg tro at HiOA har nok kapasitet og kompetanse til å gjøre arbeidet selv. 

Wedø ber om habilitetsvurdering

Direktør Wedø (bildet under) beroliger kritikerne med at hun vil få habiliteten sin vurdert av juristene ved HiOA i god tid før høringsfristen for fakulteter, studenter og ansatte er ute 13. november.  

— Den direkte konsekvensen ved en eventuell overgang til enhetlig ledelse er at min stilling faller bort. Jeg vil derfor be juristene våre om å foreta en vurdering av min habilitet som sekretær for styret. Dersom utfallet er at jeg er inhabil, vil dette sannsynligvis medføre at også den øvrige administrasjonen er inhabil. Dette får vi ta når habilitetsvurderingen foreligger, sier Wedø. Hun legger til at det er 4. eller 5. gang hun er i en slik prosess når det gjelder enhetlig eller todelt ledelse. 

— Både ved NTNU, Universitetet i Oslo, Høgskolen i Sør Trøndelag og HiO/HiAk har dette vært oppe til diskusjon med jevne mellomrom. Argumentene er velkjente. Universitets- og høgskoleloven er klar på hvilket ansvar og myndighet som ligger i begge modeller. Jeg har jobbet i begge modeller. Derfor har jeg lave skuldre til spørsmålet om enhetlig versus todelt ledelse, selv om det kan føre til at jeg må ut i arbeidsmarkedet noe tidligere enn planlagt. Men habiliteten skal selvsagt være på plass. Og jeg er opptatt av å legge fram en balansert og godt opplyst sak for styret. Og så er det opp til styret å fatte endelig beslutning, sier hun.

—  Deloitte kan selvsagt bidra til en nøytral tredjeparts vurdering dersom det er nødvendig, legger hun til.

Kapasitetsproblemer i HR-avdelingen

Wedø begrunner innkjøp av konsulenttjenester for saksforberedelse til styremøtet med kapasitetsproblemer i HR-avdelingen, som er de som er satt til å forberede saken som høgskoledirektøren etter planen skal legge fram for HiOAs styre 18.-19.desember. 

Til styremøtet kommer Wedø til å legge fram to alternative modeller som styret bes om å ta stilling til. En modell for enhetlig ledelse og en modell for videreføring av todelt ledelse.

— Siden effektueringen av vedtaket må starte umiddelbart etter styremøtet, må alle organisasjonskart, myndighets-og ansvarsfordeling mellom ledere, styrer, råd og utvalg på alle nivå, mandater, stillingsbeskrivelser, valgreglement mv også inngå i styresaken, sier hun.

— HR-avdelingen har derfor gjort en forenklet anskaffelse innenfor en ramme på kr 500.000,- og inviterte tre ulike til å gi tilbud, for å legge til rette for utvidelse av saksbehandlerkapasiteten i en periode. Valget falt på Deloitte, og det er HR-avdelingen selv som vurderer om de trenger bistand og til hva. Dette omfattende arbeidet kommer i tillegg til alle ordinære driftsoppgaver som de i utgangspunktet er bemannet for, sier Wedø.

Arbeidsutvalg og sekretariat

Underveisevalueringen på HiOA er ledet av et arbeidsutvalg der rektor og styreleder Kari Toverud Jensen er prosjekteier og høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø er intern prosjektleder (se fakta i spalten til høyre). Erik Døving, Ragnar Audunson og Eline Stølan er også medlemmer i dette arbeidsutvalget, som ifølge bloggsiden deres blant annet har som oppgave å «forberede beslutningssak for styret». 

Arbeidsutvalget har også et sekretariat på seks personer som ifølge beskrivelsen av arbeidsoppgaver blant annet skal «skrive innstillinger».

Arbeidsutvalget ikke kjent med saken

Verken Døving, Audunson eller Stølan kjente til at det var leid inn eksterne private konsulenter til å forberede styremøtet, før Khrono tok kontakt. Saker som legges ut på høgskolens intranett er ikke datert, men sannsynligvis var det i midten av september at ble det lagt ut en sak på høgskolens intranett under overskriften «Travel høst ved høgskolen» der det blant annet informeres om kontrakten med Deloitte.

Stølan kjenner ikke saken og ønsker ikke å kommentere den, men spør om ikke arbeidsutvalget burde vært informert. 

— Arbeidsutvalget ble etablert i forbindelse med den eksterne evalueringen av vårt organisasjonsdesign, som ble avsluttet gjennom at NIFU leverte sin sluttrapport medio august. Nå er det ansatte, studenter, tjenestemannsorganisasjoner og hovedverneombud som gjennomfører sin evaluering av høgskolens organisasjonsdesign, med frist medio november, sier Wedø.

— Merkelig å leie inn konsulenter

Også professor Ragnar Audunson (bildet under) som sitter som representant for de faglig tilsatte i arbeidsutvalget til underveisevalueringen, og er representant i høgskolestyret mener at høgskolen bør ha både kompetanse og kapasitet til å forberede styremøtet selv. Også han påpeker mulig rollekonflikt for høgskoledirektøren og fellesadministrasjonen når det gjelder forberedelse av styresaken.

— Jeg synes det er merkelig å leie inn et konsulentselskap, og vil mene at dette bør administrasjonen ha kapasitet til selv, sier Audunson som vil ta opp denne saken i førstkommende styremøte i slutten av oktober.

— Når det er sagt kan det være grunn til å se på rollen til høgskoledirektøren og administrasjonen som i verste fall kan komme til å måtte saksbehandle sine egen avganger, sier Audunson.  

Mye som skal forberedes

I styremøtet i desember skal styret ta stilling til organisasjonsdesign for høgskolen fra 1. august neste år. Dette innebærer enhetlig eller todelt ledelsesmodell på institusjonsnivå, og hvilke konsekvenser dette innebærer for høgskolen samlet sett når det gjelder organisasjonsstruktur, myndighet- og ansvarsfordeling og samhandlings- og koordineringsmekanismer.

For å gi et lite bilde av omfanget av arbeidet lister Wedø opp alt som skal gjøres klart til møtet i desember: Stillingsbeskrivelse for rektor, avdelingsdirektører, dekaner, instituttledere og studieledere utarbeides. Stillingsbeskrivelse for rektor må utarbeides både om det blir tilsatt eller valgt rektor. Samtidig skal det utarbeides mandater for ulike styrer, råd og utvalg. Både stillingsbeskrivelsene og mandatene må henge sammen for å sikre at det ikke gis samme delegasjon av myndighet til å fatte beslutning i en sak til flere, og også at det ikke mangler en delegasjon innen et område. Dette for å klargjøre for alle hvem som har myndighet til å fatte beslutning om hva. Valgreglementet må også oppdateres. 

— Det er viktig at vi kommer i mål til dokumentene skal ferdigstilles i begynnelsen av desember, slik at vi får startet rekrutteringen av rektor (tilsetting eller valg), oppnevning av eksterne og valg av ansatte og studenter til høgskolestyret, rekruttering av øvrige ledere, rekruttering til ulike råd og utvalg mv. Fra 20. desember 2014 til 31. juli 2015 må alle disse brikkene falle på plass, slik at HiOA er klar til å gå i gang med en ny styreperiode fra 1. august 2015, sier Wedø. 

Mener NIFU burde vært spurt

Erik Døving mener også at dersom det skal brukes eksterne til saksforberedelse til styret burde NIFU blitt spurt først, som kjenner saken. 

— NIFU ble valgt som ekstern evaluator av vårt organisasjonsdesign. Evalueringen er sluttført og er på høring. Det HR-avdelingen har behov for bistand til, er eventuelt en supplering av kapasitet til saksbehandling, med andre ord helt andre oppgaver enn hva som lå i evalueringen. Det var derfor naturlig å innhente anbud fra andre til dette. Som jeg tidligere har orientert om, er det et omfattende arbeid som ligger foran oss. Til sammenligning var vi tre personer som jobbet på fulltid med dette høsten 2010. Nå skal dette håndteres av personer som i utgangspunktet har fullt opp med ordinære oppgaver, sier Wedø, som også legger til: 

— Ellers setter jeg pris på om medarbeidere og studenter tar kontakt med meg i sakens anledning, dersom noe er uklart eller om det er noen som har behov for å diskutere  ulike problemstillinger.