Evaluering av ledelse og styring er igang

Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning (NIFU) vant anbudskonkurransen om det som i anbudsdokumentene og styrets sakspapirer heter «Ekstern underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og administrativ organisering» av Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA).

Direktøren forventer profesjonell ledelse

Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø er spent på evalueringen og rådene NIFU vil komme med. 

— Jeg har levd lenge i akademia, og har arbeidet i virksomheter både med enhetlig ledelse  som innebærer ekstern styreleder og med todelt ledelse. Begge modellene har sine styrker og svakheter. Det som er viktig å ha med seg fra mitt ståsted er at vi forvalter ca 1,9 mrd kr av skattebetalernes penger og har et budsjett i 2014 på i overkant 2 mrd kroner. Det forplikter, og krever profesjonell ledelse og god styring i alle ledd i virksomheten, sier hun.

Direktørrollen skal også evalueres

Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedøs stilling er en av de som skal vurderes. Det må understrekes at det ikke er personene som innehar stillingene, men stillingene  og funksjonene i seg selv, som det skal sees nærmere på.

Først og fremst for å finne ut om dagens organisering er den beste for å nå målet om å bli universitet og dermed kunne gjennomføre Strategi 2020, «Ny viten, ny praksis». Kunnskapsdepartementet har også bedt HiOA om å forenkle, fornye og effektivisere seg gjennom økt vekt på digitalisering og forenkling av regelverk.

Handler om ledelse, kultur og mennesker

— Hva forventer du skal komme ut av evalueringen? 

— Dagens organisasjonsdesign, som omhandler både boksene på kartet, rolle- og oppgavefordeling, ansvars- og myndighetsforhold og samhandlings- og koordineringsmekanismer, kort fortalt om og hvordan strukturen virker, ble utarbeidet med utgangspunkt i Strategi for universitetssatsing. NIFUSs oppdrag er å gjøre en vurdering av om den modellen vi valgte i 2010/11 er hensiktsmessig for å realisere Strategi 2020, og komme med forslag til eventuelle justeringer, sier Wedø - og legger til:

— Om en organisasjonsstruktur virker eller ikke handler ikke bare om boksene på kartet, men også om  ledelse, kultur, menneskene i organisasjonen, teknologi, informasjon og kommunikasjon. Vi er en stor organisasjon med mange enheter, og i tillegg har vi også en rekke råd og utvalg på alle nivå i organisasjonen. Det blir derfor spennende å se hva NIFU kommer fram til og hvilke råd de gir oss for veien videre, sier Wedø.

Kan få konsekvenser for direktørens rolle

— Evalueringen vil også kunne påvirke din egen rolle og stilling som høgskoledirektør. Hvis man velger ansatt rektor og ekstern styreleder, vil rollen som dagens direktør endres og kanskje også forsvinne. Hva tenker du om det? 

— I slike prosesser er det viktig å ha institusjonens beste for øyet. Vi er ansatt ved HiOA for å arbeide for at målene nås og at vi utfører samfunnsoppdraget på best mulig måte. Derfor er det viktig å tenke funksjon og ikke person i valg av modell, sier høgskoledirektøren.

Modne for endringer?

— Er organisasjonen moden og klar, og folk motiverte nok, til eventuelle store organisasjonsendringer såpass kort tid etter fusjonen? 

— Vi er en ung høgskole, og dagens modell har fungert i vel 2,5 år. Når det gjøres store strukturelle endringer tar det nødvendigvis tid å få dem til å virke etter intensjonene fordi det i stor grad handler om samvirket mellom menneskene i organisasjonen. Nye roller, endrede oppgaver, ny ansvarsfordeling, ny teknologi, endrede samhandlingsmønster tar tid å implementere, sier hun.

Wedø legger til at gjennom fusjonen ble det gjort vesentlige endringer, og i særlig grad for de administrative medarbeiderne.

Skal vurdere omkostningene ved endringer også

— Med det som utgangspunkt er det betimelig å stille spørsmål ved om organisasjonen er moden for organisatoriske endringer nå, og om omkostningene blir for store både for den enkelte og for organisasjonen som helhet. Samtidig er det viktig å ha for øyet at en organisasjon er i kontinuerlig endring. Det er også viktig å ha med seg at fusjonen innebar langt flere endringer enn «bare» endring av struktur, sier Wedø (bildet under).

Hun legger til at det er lagt ned en omfattende jobb i å utvikle felles IT-løsninger, felles regelverk og rutiner, og det er en kontinuerlig prosess med å videreutvikle de administrative tjenestene.

— Vi har derfor vektlagt i oppdraget til NIFU at de også skal vurdere omkostningene de eventuelle forslagene til endring innebærer, sier hun.

Kopierte modellen fra breddeuniversitetene 

I Universitetsdebatten ved HiOA er det lagt vekt på at høgskolen ikke skal bli som de klassiske universitetene, men har likevel valgt en klassisk universitetsorganisering, med blant annet valg av rektor, som også er styreleder, og en fakultetsmodell med dekaner og fakultetsdirektører og egne fakultetsstyrer.

— Hvorfor valgte HiOA i sin tid en klassisk modell etter breddeuniversitetene? 

— Strategi for universitetssatsing var det viktigste grunnlagsdokumentet for valg av modell, og da var det naturlig å tenke organisasjonsstruktur etter modell fra universitetene, sier Wedø.

Hun ønsker ikke si hva som fungerer godt, eller hva hun kunne ønsket fungerte bedre med dagens organisasjonsmodell. 

Kompleks struktur

— Jeg synes ikke det er riktig av meg å si så mye om dette nå som evalueringen har startet. Vi er en stor virksomhet med en kompleks struktur som består både av mange organisatoriske enheter og en bred utvalgsstruktur, sier Wedø.

— Jeg er spent på hva evalueringen sier om hvorvidt dette bidrar til god kvalitet og effektivitet i beslutningsprosessene. Regjeringens moderniseringsagenda er det også viktig å få med seg, der HiOA er stilt forventninger til fra Kunnskapsdepartementet om å forenkle, fornye og effektivisere seg gjennom økt vekt på digitalisering og forenkling av regelverk, sier hun.

En «blåkopi» av breddeuniversitetene

I konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen fra høgskolen  legges det nettopp vekt på at dagens modell er «en blåkopi av hvordan de klassiske breddeuniversitetene er organisert», og om dette er forenlig med ambisjonen om å bli et ledende profesjonsuniversitet. 

Allerede i april kommer den første delrapporten fra NUFI, og den endelige evalueringen skal være ferdig medio august i år. Sentralt i evalueringen er forholdet mellom administrasjon og faglig ledelse. 

Valgt eller tilsatt rektor?

Nåværende styreperiode utløper 31.07.15. Da er det gått fire år siden fusjonen av Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus (HiOA). Rekruttering til lederstillinger som rektor og prorektorer (uavhengig av om resultatet av evalueringen blir valgt eller tilsatt rektor), dekaner, instituttledere og studieledere, samt representanter til styrer, råd og utvalg må starte senest ved årsskiftet 2014/2015.

Det innebærer at høgskolens organisering må være klarlagt på dette tidspunktet. Med andre ord må sittende styre ta stilling til organisasjonsdesign for neste styreperiode senest i desember 2014.

Det er satt av et to dagers styremøte 18. og 19.desember 2014 der dette skal besluttes.

Ser på fakultet, institutt og utvalg

Det er ikke bare toppledelsen sentralt, altså høgskoledirektørens og rektors ledergrupper, som skal under lupen. Fakultetsledelse, både faglig og administrativ, instituttledelse og kommunikasjon og samarbeid både horisontalt og vertikalt i organisasjonen er en del av det hele. Også alle høgskolens utvalg blir en del av evalueringen.

(Fra NIFUs første møte med høgskolens ledelse i februar 2014.)

Åtte NIFU-forskere og samarbeidpartnere, under ledelse av NIFUs assisterende direktør Kyrre Lekve, skal ifølge NIFUs tilbud skal jobbe fram rapportene. Forskingsinstituttet har i tillegg en referansegruppe på prosjektet på tre personer der blant andre NIFU-direktør Sveinung Skutle sitter. 

Fordeling av ressurser utdanning/forskning

«Debatten om struktur refererer til en mer underliggende diskusjon om fordeling av ressurser og forholdet mellom utdanning og forskning», skriver NIFU i sitt tilbudsdokument som Khrono har fått innsyn i som sladdet versjon.

Videre skriver de at «…det er grunn til å anta at et forsøk på å oppnå akkreditering som universitet ved å kopiere de eksisterende (bredde)universitetene vil bli møtt med motstand, blant annet fra politiske myndigheter». 

Mye makt i institutt og avdelinger

NIFU vil bruke en såkalt interesseorientert evalueringstilnærming. I prakis betyr det blant annet at de tar utgangspunkt i at det er ulike syn, og kunnskap internt, om hva som er en hensiktsmessig og god organisering og at denne kunnskapen gjør at mye makt og innflytelse finnes ute i de enkelte avdelinger og institutt. 

NIFU vil også komme med forslag til hvordan HiOA kan kommunisere sin profil og egenart utad, ved å rendyrke sin undervisnings- og FoU-profil, blant annet. 

Punktet i tilbudsdokumentet om kritiske sukessfaktorer ved evalueringen er sladdet.

Hele NIFUs tilbudsdokument i sladdet form kan du lese ved å trykke på den blå lenken her.

Rapporten og forslagene fra NIFUskal ut på en bred høringsrunde. Høringsperioden går fra medio august til medio november. Avdeling for samfunnskontakt skal også lage en egen informasjonsplan rundt prosjektet og det er nedsatt intern styringsgruppe ved høgskolen. 

Styret beslutter ny organisasjonmodell i møtet 18. og 19. desember i år, og det er også en åpning for at det blir et utvidet seminar om saken i løpet av høsten.