Trives uten rektorkontor

Åpent - eller aktivisertbasert - kontorlandskap eller egne kontorer? Det er spørsmålet på mange universiteter og høgskoler om dagen, ikke minst der det skal bygges nytt.

Debatten går høyt både ved Høgskulen på Vestlandet og ved NTNU. Direktør Kjell Bernstrøm ved Universitetet i Bergen har også, ifølge På Høyden, planer om flere landskap og færre kontorer for administrasjonen på sikt. 

Og debatten vil garantert ramme flere etter at regjeringen har bestemt at framtidige statlige byggeprosjekter ikke skal overstige 23 kvadratmeter bruttoareal (BTA) per ansatt.

Rice i landskap

Ved Høgskolen i Oslo og Akershus sitter rektoratet, to direktører og seks kontoransatte i stab i åpent landskap. 7.etasje i Pilestredet 46 ble bygd om i 2014, knapt et år før dagens rektor Curt Rice tok over. Og han flyttet inn og har ennå ikke spikret opp noen vegger. 

NIFU hadde blant annet konkludert med at den delte ledelsen ved høgskolen ikke var gode nok til å samarbeide og felles kontorlandskap ble derfor prøvd ut.

Les også: Ledelse i landskap for bedre samhandling

— Jeg trives godt i landskap. Her har jeg enkelt tilgang på lederne mine, det er flere møterom i umiddelbar nærhet, både store og mindre, sier han og savner ikke et eget rektorkontor. 

Nå er de 330 kvadratmetrene i lederetasjen til Høgskolen i Oslo og Akershus også utstyrt for å kunne romme en viss representasjon, men ifølge Rice er det kontorplass til 11 personer der. 

— Men du er kanskje ikke så ofte på kontoret? 

— Det er jeg. Men det stemmer at jeg ikke sitter her så ofte ved skrivebordet mitt og skriver. Min arbeidsdag foregår i stor grad i møter, sier Rice. Han forstår at debatten om egne kontorer eller felles landskapsløsninger er noe som engasjerer ansatte. 

— I det første jobbintervjuet til rektorstillingen ved HiOA var spørsmålet om hvordan jeg stilte meg til egne kontorer versus landskap et av de første spørsmålene jeg fikk. Og da skjønte jeg at dette er viktig for folk. Det er mange følelser ute og går her, og spørsmålet må håndteres med respekt overfor hver enkelt, sier han.

Forstår forskerne

— Du har jo selv vært forsker og kan forstå at forskere ønsker seg egne kontorer? 

— I ett år delte jeg rom med en annen forsker, og jeg tror aldri jeg har vært så produktiv som jeg var det året. Vi jobbet veldig disiplinert, det var lite surfing på nett og private telefonsamtaler da, sier Rice, men legger fort til: 

— Hadde jeg vært forsker hadde jeg nok ønsket meg et eget kontor. Forskere har gjerne sitt eget bibliotek selv i disse digitale tider.  Utfordringen for en rektor er at Statsbygg har sine regler - og det er styrende, hvis ikke noen klarer å overbevise dem om at de må vedta andre regler, sier han. 

Rice og Høgskolen i Oslo og Akershus sysler med planer om å bygge opp en ny campus i Lillestrøm. 

— Og hvordan blir det på Lillestrøm? Bare åpne landskap? 

— Det vet vi ikke ennå, men jeg forstår forskerens argumenter, og som rektor står jeg i et press både ovenfra og nedenfra, sier han, som likevel mener det er et paradoks at så mange av høgskolens kontorer står tomme.

Bygninger står tomme

— De fleste av våre bygninger står tomme mer enn de er i bruk. Fra fire om ettermiddagen til åtte om morgenen er det ganske lite folk der, sier han.

— Forskere spør blant annet om det kanskje er nok med for eksempel 80 kontorer til 100 mennesker? 

— Det kan hende.  Jeg mener at deler av reaksjonene mot landskap er litt konservative. Mange vil oppleve at det fungere bra i landskap. Flere på Høgskolen i Oslo og Akershus gjør det. Vi må finne en god og blandet løsning, sier Rice. 

— Vi må oppfordre folk til å prøve noe nytt, selv om jeg ser flere legitime årsaker til å ønske seg til et eget kontor. 

Åpent landskap er risikosport

På Høyden har intervjuet arbeidsplassrådgiver Marlene Dahle som mener vi må bort fra diskusjonen om cellekontorene, og heller starte med å finne ut hva som gir gode kontorløsninger. Hun mener at cellekontorer og landskap er to ytterpunkter, men at det er mange bra løsninger i mellom der.

— Og hva passer de tilsatte i universitets- og høyskolesektoren best?

— Åpne kontorløsninger er generelt en risikosport, sier Marlene Dahle (bildet under). Hun er daglig leder i Mellomrom Arkitekturpsykologi, og kan mer enn de fleste om hva som får folk til å trives og til å være produktive på kontoret.

— Men det er primært fordi det finnes såpass mange dårlige løsninger. Ikke fordi det ikke finnes gode landskap.

Dahle er tilknyttet SMAP-prosjektet, et forsknings- og innovasjonsprosjekt som skal gjøre norske arbeidsplasser smartere, mer attraktive og mer produktive.

Spørsmålet om åpent landskap eller cellekontor er å foretrekke kan ikke enkelt besvares, mener hun.

To ytterpunkter

— Åpent landskap og cellekontor er to ytterpunkter. Mellom disse finnes det mange alternativer. Jeg vil heller snakke om gode eller dårlige løsninger. Og en god løsning handler ikke om åpne eller lukkede løsninger, sier Dahle.

— Hva sier forskningen på feltet?

— Forskningen gir ikke svar på om cellekontor eller åpne landskap er den «beste løsningen», sier Dahle. 

Hun utdyper:
— Internasjonal forskning er ikke alltid overførbar til skandinaviske forhold. Det er store forskjeller mellom norsk og internasjonal byggkvalitet. Også organisasjonsform og arbeidskultur er svært ulik. Men felles for Norge og utlandet er at det gir mening å snakke om gode og dårlige løsninger. 

En endringsprosess

Når kontorlandskapene skal skapes, er det mange feil som kan begås. 

Én dødssynd er å la pengene styre. Hvis ønsket om å spare penger får styre utformingen av kontoret, er man på ville veier, mener arbeidsplassrådgiveren.

— En må ha en helhetlig tilnærming til hva som er gode løsninger for hver enkelt organisasjon. Å velge kontorløsning er en endringsprosess, sier hun.

Dahle mener at dersom virksomheten skal ta hensyn til klima og økonomi, er det ikke bærekraftig å gi kontorer store som klasserom til hver enkelt ansatt. Å nøye seg med færre kvadratmeter vil være uunngåelig hvis virksomheten vil være klimavennlig. Løsningen er å gi hver tilsatt et tilstrekkelig areal av god kvalitet, tilpasset arbeidet som skal utføres.

— Arealeffektivitet er ofte en konsekvens av at vi jobber på en ny måte, og dermed kan se på andre organiseringer, sier Dahle.  

Må du ha tunge oppslagsverk tilgjengelig på kontoret, kan du ikke velge free seating

Nytt bygg, nye tanker

Regjeringen har bestemt at kontorer i fremtidige statlige byggeprosjekter ikke skal overstige 23 kvadratmeter bruttoareal (BTA) per ansatt. Sett i en internasjonal sammenheng er ikke dette knapt. Men det krever en langt bedre tilpasning av arealet, mener Dahle.

Hun mener utsiktene til et nytt bygg gir alle involverte en mulighet til å se realistisk på hvordan de faktisk jobber. Samt stille seg spørsmålet: Hvordan jobber vi om fem år? Om ti år?

— Det er en god anledning til å tenke nytt, og det bør en gjøre. Å videreføre dagens fysiske løsninger kan ofte bli til at dagens måte å arbeide på også videreføres, sier hun, og legger til: 

— Ledelsen bør bruke anledningen til å tenke disse tankene, og velge løsninger som fortsatt skal bli oppfattet som hensiktsmessige også i fremtiden, sier Dahle.

80 kontorer til 100?

— Der hvor størstedelen av arbeidsoppgavene som gjøres på kontoret er krevende konsentrasjonsarbeid, så må du for all del ikke lage et åpent landskap. Men må du ha et cellekontor som bare er ditt? Eller holder det med åtti cellekontor til hundre mennesker? En slik alternerende løsning fordrer at de tilsatte ikke er papiravhengige. Må du ha tunge oppslagsverk tilgjengelig på kontoret, kan du ikke velge free seating.

Løsninger de velger, bør være forankret blant de tilsatte, mener hun. 

— Brukermedvirkning er en nøkkelfaktor. Og løsningene må være tilpasset arbeidsoppgavene til de som skal jobbe på kontoret. I planleggingen må de ta en del elementer med i vurderingen: Hvor stor del av dagen går med til konsentrert arbeid? Er hensynet til konsentrasjon så viktig at det veier tyngre enn alle andre hensyn? Og er det kun cellekontoret som tilrettelegger for konsentrasjon?  

Positivt med hjemmekontor

Moderne arbeidsmåter gjør oss mindre bundet til det fysiske kontoret. Noen mener de tenker best på sjøen eller på hytta. Andre foretrekker å jobbe på café eller hjemme, nattestid.

— Hjemmekontor opp til to dager i uka kan ha en positiv påvirkning på produktivitet og jobbtilfredshet for hver enkelt, sier Dahle.

Når cellekontor blir et privilegium

Dahle forteller at SMAP bruker 50 kriterier når de skal vurdere kontorarkitektur. Et godt inneklima med nok lys og frisk luft har stor betydning for trivselen.

At ikke kontorløsningen markerer et hierarki på arbeidsplassen er også essensielt. Har man en blanding av cellekontor og åpent landskap, er det lett for at cellekontor blir sett på som et gode, som noe man har gjort seg fortjent til i kraft av sin tittel.

– Typisk for slike løsninger er at de åpne landskapene er plassert på de dårligste plassene i bygget. Gjerne i tilknytning til de sosiale sonene til cellekontorene, sier Dahle.

6 kvm til direktør Hustad

Ifølge Universitetsavisa sørget tidligere prorektor Johan Hustad og hans to nåværende medarbeidere for at de fikk bygd om sitt tiltenkte felles kontorlandskap til tre små kontorer og et møterom. 

— Da vi flyttet inn her, ba jeg vaktmesteren om å ordne de tre minste kontorene det er lov å ha, og dermed ble hvert kontor på 6 kvadratmeter, forteller Johan Hustad til UA.

— Vi har fått det beste fra to verdener. Når en av oss bruker møterommet, så er det greit for oss andre å lukke kontordøra. Og likedan er det lett å tilkalle de andre hvis de også bør bidra på møtet, sier han til avisa.

Hva trenger de som jobber i kunnskapssektoren?

— Kunnskapssektoren er spesiell, hevdes det. Mange forskere sier at de trenger egne kontorer for å ta imot studenter, oppbevare oppslagsverk og drive konsentrert skriving. Kjenner du til nybygg i kunnskapssektoren hvor man har lykkes med å lage gode og arealeffektive løsninger? 

– Nei. Jeg kjenner til prosesser som verken har vært gode eller som har gitt gode løsninger. Men også her er det nødvendig med en god behovskartlegging før arkitektene begynner å tegne. Kontorarkitekturen bør ikke utformes basert på beregninger eller antagelser. Fakta bør legges til grunn, sier Marlene Dahle til På Høyden.

• Her kan du lese hele intervjuet med Dahle: Åpne kontorløsninger er en risikosport