Ledelse i landskap for bedre samhandling

I sjuende etasje i Pilestredet 46 er kontorveggene fjernet. Hodet til rektor Kari Toverud Jensen kan såvidt skimtes over hvite pulter og hyller helt fra motsatt ende av det langstrakte rommet.

Vegger er byttet ut med blanke kommoder og hvite sprinkler står opp fra gulvet som dekorative skillevegger. Slik har det vært siden 1. oktober, da toppledelsen ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) flyttet inn i splitter nytt, åpent kontorlandskap. 

— Mer effektivt

— Dette er jo definitivt annerledes enn et vanlig rektorkontor, men det fungerer godt. Vi får en annen nærhet til hverandre, slik at vi bare kan ta en prat når vi trenger det, sier Jensen. 

Rektor, høgskoledirektøren, assisterende direktør, begge prorektorene og to personer med oppgave lederstøtte har hver sine faste plasser her, mens tre såkalte drop in-pulter står foreløpig ubrukt. De skal prøves ut kommende uke.

— Her inne kan vi ha korte møter i en travel hverdag, og samtaler rett over bordet. Vi får lettere kontakt og samarbeidet blir mer effektivt, sier Jensen.

Lys og varme

Det var imidlertid ikke ledelsens eget initiativ å innføre åpent kontorlandskap.

— Det var ikke vår idé, men når vi fikk valget ville vi selvsagt prøve, sier Jensen. 

Hun og Ransedokken har tatt plass ved den store sofagruppen som står midt i rommet. I bakgrunnen akkompagnerer Oslos høyhus gjennom de store, gardinfrie vinduene. 

— Vi har jo ofte en travel hverdag og er veldig mye ute på møter, så da er det veldig greit å kunne samarbeide mer effektivt når vi er her. Jeg liker denne løsningen veldig godt, sier Ransedokken.

Gråværslyset utenfra skinner igjennom de utallige vinduene og gjør lamper nærmest overflødige i lokalet. 

— Det er jo lyst og fint her, og det inspirerer. Nå når vi går mørketida i møte vil vi få inn det dagslyset som er, sier Jensen. 

— Faste plasser

Etter å ha vært svært populært de siste 10-20 årene, møter åpne kontorlandskap nå stadig mer skepsis hos forskere, blant annet på grunn av støyproblemer. Aftenposten skrev nylig at Konkurransetilsynet går tilbake fra åpent landskap til gammeldagse kontorer.

— Hvis alle skulle sittet og snakket i telefon her inne kunne støy blitt et problem, men i tillegg til landskapet har vi stillerommene, så foreløpig er ikke støy noe problem, sier Jensen. 

— Enkelte hevder at produktiviteten går ned på grunn av konsentrasjonsproblemer?

— Det tror jeg kommer helt an på hvilken jobb man har. Vi er jo ikke saksbehandlere, sier Ransedokken.

— Men jeg er glad vi ikke har såkalt «free seating», det er en veldig viktig forskjell, sier Jensen, og prorektor Olgunn Ransedokken er enig:

— Det er noe helt annet å ha sin egen plass og vite at tingene dine er der i morgen, sier hun.  

Mye møteaktivitet

Litt privatliv er det likevel mulig å få; arbeidspultene og skilleveggene mellom dem kan heves og senkes elektronisk, og kommoder kan trekkes ut for å skjerme skrivebordet. 

— Og her har jeg min egen lille avkrok hvis jeg vil trekke meg litt tilbake, sier Jensen og viser fram en koselig liten alkove med bokhyller og godstol.

— Vi har også flere stillerom og konferanserom som kan brukes til møter eller telefonsamtaler eller bare til å ta seg en hvil, fortsetter Jensen idet vi går forbi store tv-skjermer for videokonferanser og en god sofa på ett av de tomme rommene.

— Om morgenen er det mye møteaktivitet her. Vi er jo fem personer her som alle har bruk for å kunne ta imot folk, sier hun. 

— Kjapp kontakt

— Har du et knekkebrød å låne meg, Kari, spør seniorrådgiver Ellinor Kasahara, som romsterer på kjøkkenbenken midt i imot sofagruppen.

Rektoren gir gladelig bort opptil flere, og anbefaler appelsinmarmeladen. Ledelsens nye arbeidsplass er laget i tråd med begrepet «aktvitetsbaserte kontorløsninger», som henviser til at man ikke har ett skrivebord, men flytter seg rundt i rommet avhengig av arbeidsoppgavene man utfører. 

— Jeg er avhengig av å kunne stå og ha varierte arbeidsstillinger. Ved pulten kan jeg skrive, så kan jeg gå ut og ta en telefon, og så kan jeg ha møter på stillerommene, forteller Ransedokken. 

— Det er veldig greit å ha så kjapp kontakt med hverandre, og så er det jo blitt veldig fint her, sier Kasahara.

Sniktitting

Alle topplederne er imidlertid ikke like fornøyde med den nye arbeidsplassen sin. 

— Jeg må innrømme at jeg personlig ikke er overbegeistret for denne løsningen. Noen av arbeidsoppgavene mine som prorektor passer godt i landskap, men ikke alle. For meg er isolasjon viktig når jeg holder på med vanskelige skriveoppgaver og krevende materie, skriver prorektor ved HiOA, Frode Eika Sandnes i en epost til Khrono.  

Han har imidlertid god erfaring med åpent landskap fra tidligere jobb som ingeniør i Storbritannia sammen med «et 30-talls entusiastiske ingeniører og romfartsteknologer (…) med høyt tempo, mye aktivitet og lydnivå».

— Åpent kontorlandskap kan være så mye. I våre pene lokaler i 7. etasje er det relativt få personer og rolig. Oppmerksomheten kan derfor lett falle på de andre som er tilstede og hva de driver med, mener han. 

— Kommer an på oppgavene

Han mener også at det kan være uheldig når skolen skal ta imot gjester fra utlandet. 

— For eksempel tror jeg det blir vanskelig for kinesere å forstå at en rektor kan sitte i åpent landskap uten eget kontor. Det kan bli en brå introduksjon til den korte maktavstanden som preger norsk kultur, skriver han.

Han synes imidlertid det er positivt at høgskolen prøver ut nye metoder for å utnytte arealet og stimulere til god samhandling. 

— Åpent landskap kan ha mye for seg, og må sees i sammenheng med type arbeidsoppgaver som gjøres, skriver han.

— Frampå med nye løsninger

Eiendomsdirektør ved HiOA, Mariann Hole, hadde ideen om innføring av det åpne kontorlandskapet.

— Ledelsen er per idag todelt, og da er det veldig viktig å samhandle. Ledere er veldig mye opptatt i møter. Undersøkelser viser at bare rundt 40 prosent av arbeidstiden tilbringes på arbeidsplassen. Da er det viktig å være effektiv og tilgjengelig i hverdagen, forklarer Hole. 

— Har ledelsen selv vært delaktige i avgjørelsen?

— De har vært delaktige i utviklingen av konseptet. Jeg har lagt fram flere alternativer for dem, og de har kommet tilbake med konstruktive innspill. Dette er ikke noe jeg har påtvunget dem, men jeg synes det er viktig å være litt frampå med nye løsninger, sier Hole. 

— Mange tomme kontorer

— Åpent kontorlandskap, eller aktivitetsbaserte arbeidsplasser, er også en mer langsiktig løsning for HiOA, mener Hole.

— Vi er mange studenter og ansatte, og vi blir flere, så vi er nødt til å tenke framover i forhold til effektiv arealutnyttelse og moderne former for samhandling, sier hun. 

Mange stipendiatmiljøer sitter også i lignende områder, blant annet stipendiatene på Fakultet for samfunnsfag (SAM) i 7. etasje i Stensberggata. 

— Er det også en økonomisk motivasjon bak dette?

— Det er studier som viser at ansatte bare er rundt 40 prosent på kontoret og i tillegg har ferier, syke barn, undervisning og så videre. Det blir av den grunn lite effektiv arealutnyttelse og mange kontorer står tomme i visse perioder. Det er av den grunn naturlig å vurdere disse gruppene inn i denne type løsninger. Men det viktigste argumentet er god samhandling, sier Hole. 

Effektiv arealutnyttelse?

— Men er det effektiv arealutnyttelse at 6-7 personer bruker et område på 330 kvadratmeter?

— Når det kommer til arealutnyttelsen har vi valgt å gi toppledelsen litt spillerom til å «bo seg inn i løsningen». Det er godt med møterom i alle størrelser slik at man kan kjøre de store lange møtene, og små møterom for de korte samtalene. Området i 7. etasje er også utformet med tanke på representasjon, sier hun.

Assisterende direktør Torbjørn Eeg Larsen har også arbeidsplassen sin i den nyoppussede 7.etasjen. 

— I tråd med NIFUs anbefalinger er arealet dimensjonert for bedre samhandling mellom faglig og administrativ toppledelse. Dette inkluderer langt flere enn de sju som i første omgang har fast base i 7.etasje. Det er også lagt til rette for at andre, interne eller ekstreme, i perioder eller på ad hoc-basis, kan jobbe noen timer eller dager ut i fra dette arealet avhengig av hva behovet tilsier, sier Eeg Larsen og legger til:

— I tillegg skal det være lett å stikke innom eller bortom for en kjapp avklaring. Dette gjelder selvsagt for alle fleksible arealer og er grunnen til at arbeidssonene må være supplert av andre funksjoner som f. eks. ulike typer arbeids- og møterom, mener han.

Også 2. etasje i samme bygg har hatt åpent landskap som løsning en stund, der sitter blant andre Avdeling for samfunnskontakt og deler av Studieadministrasjonen. 

— I 2.etasje er det også relativ god plass til de som jobber der? 

— 2. etg er høgskolens første aktivitetsbaserte arbeidsplassområde som nå har vært i bruk i litt over et år. Det var et bevisst valg å kjøre en prøveperiode hvor tre miljøer fikk prøve ut løsningen. Vi ser at arealet har et uutnyttet potensiale og etter en evaluering vil vi se på hvordan vi videre kan utnytte arealene på en best mulig måte, sier Hole.

Noe å vise fram

Eiendomsdirektøren har ikke tall i hodet på hva det har kostet å renovere de rundt 330 kvadratmeterene i 7. etasje. 

— Men byggekostnadene var ikke store. Vi har ennå ikke fått fakturaen, men i forespørselen for jobben lå det en ramme på noen hundre tusen kroner. De har bare slått ned noen vegger, lagt teppe i jobbsoner, malt/tapetsert noen fondvegger. Vi ønsket å beholde så mye som mulig slik det var.

Hun forsikrer at det så langt har vært så godt som utelukkende gode tilbakemeldinger. 

— At ledelsen samhandler er viktig. Det er også en viktig arena for å møte dekaner. At vi har et fint sted å invitere andre rektorater og andre samarbeidspartnere er jo også et viktig element i dette, sier hun. 

Ikke så god idé?

Forsker ved Arbeidsforskningsinstituttet (AFI) ved HiOA, Arne Bygdås (bildet over), er ikke ubetinget positiv til ledelsens nye kontorlandskap. Hvorvidt det vil fungere er veldig avhengig av hva slags arbeid som gjøres, mener han. 

— Det er viktig at de jobber med de samme tingene for at det skal ha en positiv effekt. I ledelser jobbes det ofte med forskjellige individuelle oppgaver og det er dermed mindre behov for samhandling, så akkurat her er det kanskje ikke en så god idé, sier han. 

Bygdås mener derfor at stillerommene blir desto viktigere i 7. etasje i Pilestredet 46.

— For ledelsen er det spesielt viktig at de kan trekke seg tilbake for å ta telefoner og gjøre eventuelt konfidensielt arbeid. Men ofte er disse stillerommene for små og ikke lydtette nok, slik at de blir lite brukt, forteller Bygdås. 

Romklang og støy

Åpne kontorlandskap begynte å bli populært i Norge i slutten av 60-årene, og har siden bare økt. Nå møter det imidlertid stadig mer skepsis fra forskerhold, forteller Bygdås.

— Dette har nå vært en langvarig trend, og omtrent alt av nybygg er idag åpne kontorlandskap. Men vi ser at der det er mest åpent dukker det ofte opp vegger igjen fordi folk er litt misfornøyde, sier Bygdås.

Støy og problemer med konsentrasjon er som regel årsaker til dette, forteller han. 

— Ofte er landskapene utformet med mye glass og blanke flater som gir mye romklang og en vanskelig akustikk. Det kan ofte oppleves ubehagelig, sier Bygdås.

— Lite å spare

Et argument for de som velger åpent kontorlandskap er ofte å få ledelsen ut blant de ansatte og dermed mer tilgjengelig. Ved HiOA er imidlertid ledelsen alene om det åpne landskapet, i sin egen etasje adskilt fra andre ansatte og med en lås der kortene til andre enn de som holder til der ikke virker. 

— Det er få andre bedrifter som har valgt å samle ledelsen isolert fra resten av bedriften på denne måten, sier Bygdås.

— Enkelte forskere hevder at det man eventuelt vinner økonomisk på åpent landskap, tapes igjen på grunn av nedgang i produktiviteten?

— Det er vanskelig å måle og definere dette med produktivitet. Ofte oppleves den individuelle produktiviteten å gå ned, mens den samlet sett faktisk går opp på grunn av mer effektiv samhandling og mer uformell møteaktivitet, sier han og legger til:

— Men det er ikke nødvendigvis så mye å spare heller. Undersøkelser har vist at man bruker like mange kvadratmeter per ansatt som om man hadde hatt vanlig kontor, og i tillegg har man stillerom og konferanserom og så videre. 

Både og

— Åpne landskap kan likevel i mange tilfeller fungere godt, understreker Bygdås. 

— Vi ser at åpne kontorlandskap ofte møter stor skepsis i starten, 50-60 prosent er gjerne imot overgangen. Som regel innføres det likevel, og ved senere undersøkelser ser man gjerne at de ansatte ikke vil tilbake til egne kontorer.

Han peker på bedre arbeidsmiljø, bedre arbeidsflyt og økt samhandling som positive faktorer. 

— Ledelsen ved HiOA kan nok også ofte ha behov for samhandling, så dette er litt både óg. Det er ikke nødvendigvis noen dårlig idé i utgangspunktet, sier Bygdås.