Første steg mot nytt digitalt skrivebord

— Dagens hjemmesider på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) er svært omfattende, og mange har problemer med å finne den informasjonen de trenger. Vi er sikre på at en moderne intranettløsning vil gi de ansatte en enklere arbeidshverdag, sier Tore Hansen, seksjonssjef for Seksjon for samfunnskontakt og forskningsformidling (SK).

Torsdag 10. april går startskuddet for lansering av nye intranettsider for høgskolen. Prosjektet er tredelt. Første fase kommer torsdag, neste fase går på luften i løpet av høsten og neste år. Hansen forteller at de som jobber daglig med intranettutviklingen gleder seg til morgendagen, selv om følelsene også har et snev av skrekkblandet fryd.

— Gleden er at vi kommer på lufta med fase en. Samtidig er vi veldig spente på tilbakemeldingene fra brukerne, sier Hansen.

Hva blir forskjellig?

— Hva er det som møter oss torsdag morgen?

— Den første store forskjellen er at du må bruke din vanlige høgskolepålogging for å komme inn på høgskolens sider for tilsatte, sier Hansen.

— Det er i første omgang to viktige forbedringer brukerne vil merke. For det første har vi ryddet i strukturen på all informasjonen som ligger på tilsatte-sidene. Det er etablert såkalte drop-down menyer. Hvilket både gjør at det blir enklere å finne informasjonen du trenger, og ikke minst at du skal bruke færre klikk for å komme dit, forteller Hansen.

Bak omleggingen ligger det en større brukerundersøkelse som ble gjennomført våren 2013. I tillegg er det gjennomført en rekke spørreundersøkelser til brukerne underveis, og intranettgruppen har også god statistikk over hva brukerne faktisk gjør når de er inne på dagens tilsattesider.

— Vi vet altså mye om hva brukerne vil ha, og hva de faktisk gjør på tilsattesidene i dag. I tillegg har vi hatt en stor brukergruppe som har testet den løsningen vi publiserer i morgen, sier Hansen.

I tillegg trekker Hansen fram at søk-funksjonen etter tilsatte er kraftig forbedret og gjort mer intuitiv enn den er i dag.

— Dette søket vil bli ytterligere forbedret når intranettet utvikles, og også andre søk-funksjoner vil bli langt bedre og enklere etterhvert, sier Hansen. 

Forberedt seg godt

Hansen forteller at det vil ligge en chat-funksjon på de nye sidene der brukerne kan kommunisere direkte med intranett-teamet. I tillegg vil man kunne ringe eller sende epost med spørsmål og synspunkter.

— Vi har forberedt oss for å kunne svare alle som har spørsmål og tilbakemeldinger. Og jeg understreker gjerne at vi ønsker oss tilbakemeldinger, både på godt og vondt, sier Hansen.

Hansen forteller at veldig mye av den misnøyen og de behov ansatte gir uttrykk for med dagens nettsider og portal, er oppgaver og funksjoner som et intranett vil løse.

— Målet for intranettet er at de tilsatte skal få en fleksibel og oversiktlig nettarbeidsplass. Fase en er bare første steg på veien, først i 2015 vil hele løsningen være på plass. Vi tror også fase en vil innebære forbedringer til glede for de tilsatte, og man vil altså oppleve stadige forbedringer fram til endelig løsning er på plass i 2015, sier han.

Kostnadsramme på nesten 5 millioner

Kostnadsrammen for etableringen av intranettet er satt til 4,7 millioner kroner, fordelt over tre år. Som ekstern samarbeidspartner har høgskolen valgt firmaet Creuna.

De skal både bidra inn mot det nye intranettet, være rådgivere på arkitektonisk plattform, men også være samarbeidspartner og gi råd på mer generell digital samhandling.

Hansen opplyser at kontrakten med Creuna er inngått for 2 +1 +1 år, og har en ramme på mellom 4 og 5 millioner kroner fordelt på 4 år (eksklusiv merverdiavgift).

Eksterne og interne behov

Hansen opplever dagens hjemmesider for høgskolen som en miks av behov for intern og ekstern kommunikasjon. Når et intranett er på plass kan man rendyrke den eksterne profileringen og kommunikasjonen på nettsiden, og den interne informasjonen kan kanaliseres til intranettet.

— Det vil bli langt mer oversiktlig for alle, mener Hansen.

Men informasjonsdelen av intranettet er bare en av flere viktige elementer i intranettsatsingen.

Hansen legger vekt på at gjennom intranettet skal de ansatte få lett og tilrettelagt tilgang til de verktøy de måtte trenge i sin arbeidshverdag. I tillegg er den sosiale delen av intranettet viktig for Hansen.

— Det vil bli lagt til rette for dialog gjennom intranettet. Tilsatte skal kunne kommunisere i grupper og på tvers av fagskiller. Dette blir en spennende nyvinning for alle ansatte på høgskolen, er Hansen sikker på.

«Min side» for studentene

Parallelt med intranettet jobbes det også med en «Min side» -løsning for studentene. Dette arbeidet er det Studieseksjonen som har ansvaret for, men Hansen opplyser om at det foregår et utstrakt samarbeid mellom de to prosjektene.

— Studentene vil også etterhvert få en tilsvarende påloggingsside som de tilsatte, og en «Min side» som vil fungere slik som intranettløsningen for de de tilsatte, sier Hansen.