Holdt dokumenter skjult i månedsvis, journalførte over hundre på en dag

— Muligheten til å få innsyn i dokumenter som gjelder vår egen sak har vært avgjørende i tidligere faser av saken.

Ordene tilhører Alexander Lundgreen. Den tidligere psykologistudenten ved ELTE-universitetet i Budapest har vært sentral i saken der 163 ELTE-studenter gikk til sak mot staten etter at praksis ble endret og de ble nektet lisens og autorisasjon for å jobbe i Norge.

Med jevne mellomrom har Lundgreen sjekket offentlige postjournaler for å se om det var utvikling i saken de burde vite om.

Det gjorde han også da studentenes ankesak skulle opp for Borgarting lagmannsrett i april i fjor.

— Jeg stusset over at det aldri ble publisert noe om ELTE-saken fra Helse- og omsorgsdepartementet i løpet av de siste 7-8 månedene før rettssaken, sier han.

Noen måneder senere skulle han oppdage at det slett ikke var mangel på dokumenter fra perioden. De var bare aldri blitt offentliggjort.

Unntatt offentligheten

En gjennomgang av postjournalene til Helse- og omsorgsdepartementet viser at det 22. april i fjor, under siste dag av ankesaken i lagmannsretten, ble publisert over 100 dokumenter. Det nøyaktige innholdet går ikke fram av titlene, men saksmappen dukker opp når man søker etter ELTE-saken og titlene tyder på at de handler om denne saken og den såkalte tannlegesaken, der en tannlege utdannet i Danmark hadde gått til sak mot staten etter å ha blitt nektet autorisasjon.

I saksmappen dukket det denne vårdagen i 2021 opp 113 dokumenter. 62 av dem er fra 2020.

Det eldste er datert 22. juni, altså ti måneder før. En rekke av dem er flere måneder gamle, blant annet et dokument fra september, med tittelen «Journalist i Khrono».

Samtlige er unntatt offentlighet, med hjemmel i paragraf 18 i offentlighetsloven, som gjelder unntak for rettssaksdokumenter.

— Jeg har selvsagt forståelse for at staten kan og må ha rett til å unnta dokumenter fra offentligheten i enkelte tilfeller, særlig rettssaksdokumenter, men jeg var av den oppfatning at dokumenter likevel skal journalføres og dokumentlisten publiseres innen en viss tid, selv om staten kan nekte innsyn i selve dokumentene, sier Lundgreen.

— Brudd på intensjonene

Så sent som i desember slo Riksrevisjonen fast i en rapport at journalføring «skal som hovedregel skje fortløpende». De slo samtidig fast at det fortsatt er «vesentlige svakheter ved arkivering og journalføring i statlig forvaltning».

«Manglende arkivering og mangelfull journalføring av dokumenter i viktige enkeltsaker svekker mulighetene for offentlig debatt, medbestemmelse og demokratisk innsyn og kontroll», heter det i rapporten.

De refser departementene for langt mindre forsinkelser enn ti måneder. I rapporten går det fram at gjennomsnittlig journalføringstid i departementene er på 24 dager.

— Ti måneder er ikke vanlig, og det er jo brudd på intensjonene med offentlighetsloven, sier Tron Strand, som leder Pressens offentlighetsutvalg, til Khrono.

Han påpeker at selve ordet journal betyr daglig.

— Både sivilombudet og arkiverket har lagt til grunn at journalen skal oppdateres uten forsinkelser, den skal oppdateres jevnlig og daglig. Poenget er at offentligheten skal ha anledning til å følge sakene i det de utvikler seg, ikke ti måneder etter at saken er avsluttet, dokumentet er innhentet eller det har kommet til departementet.

Mener det er sterkt beklagelig

Det er et grovt brudd på intensjonen med loven, mener Strand.

— Når en slik bunke dokumenter, over hundre dokumenter, journalføres opp til ti måneder forsinket på en og samme dag, viser det bare at departementet ikke har ivaretatt den fortløpende journalføringen og offentligheten er fratatt muligheten til å følge utviklingen i denne saken.

Han er ikke i tvil om journalførinstiden ville ha blitt kritisert om saken hadde havnet på sivilombudets bord.

— Gjennom en slik praksis blir offentligheten, borgerne, mediene, fratatt muligheten til å følge utviklingen i en sak, sier han og viser til at det er en sak som er omtalt i offentligheten.

— Det er særlig viktig for det angår, men selvfølgelig også viktig for offentligheten å kunne følge med på. Det er sterkt beklagelig at departementet ikke har gjort som de er pålagt, sier Strand.

— Var noen eldre dokumenter som manglet

Helse- og omsorgsdepartementet skriver i et svar på spørsmål fra Khrono at de «tilstreber å journalføre fortløpende når dokumenter kommer inn og sendes ut fra departementet».

— I denne konkrete saken har dette beklageligvis ikke blitt gjort gjennomgående, skriver de.

At over 100 dokumenter ble publisert under siste dag av rettssaken, var tilfeldig, skriver departementet, som var studentenes motpart i saken.

— Departementet hadde dialog med ulike aktører i forkant av, og underveis i, rettssakene. Det er riktig at en del dokumenter ble journalført på et tidspunkt som sammenfalt med avslutningen av ankesaken i ELTE-saken, skiver departementet og fortseter:

— Dette var rent tilfeldig, og skyldes at departementet, under journalføring av dialog som hadde foregått underveis i rettsaken, så at det var noen eldre dokumenter som manglet på saken. Disse burde selvfølgelig ha blitt journalført fortløpende, skriver departementet til Khrono.

Tror ikke det hadde betydning for saken

ELTE-studentene tapte ankesaken i Borgarting lagmannsrett. Lundgreen sier han tviler på at den manglende journalføringen har hatt noen praktisk betydning for rettssaken, siden det ser ut til at det meste kan unntas med hjemmel i offentlighetsloven.

— Men det må jo vurderes i hvert enkelte tilfelle når en søker om innsyn. Hvis dokumentene ikke journalføres og publiseres, vet man jo ikke hvilke dokumenter som eksisterer i saken, man får ikke mulighet til søke om innsyn og få en vurdering av om det egentlig er hjemmel for å unnta dokumentene. Uten mulighet til å søke innsyn, får man heller ikke benyttet seg av en eventuell klagerett som man ville hatt ved avslag på begjæringen om innsyn, sier han.