Intranett på etterskudd

Det er Tore Hansen, seksjonssjef for Seksjon for samfunnskontakt og forskningsformidling, som nå har ansvaret for arbeidet med et nytt intranett på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA). Hansen begynte på HiOA i vår og kom inn i prosjektet etter oppstart.

I vår ble det foretatt en brukerundersøkelse knyttet til behovet for et intranett, og tilfredshetsmålinger med hioa.no.

Hansen forteller at veldig mye av den misnøyen og de behov ansatte gir uttrykk for med dagens nettsider og portal, er oppgaver og funksjoner som et intranett vil løse.

— Dagens hjemmesider er svært omfattende. Det finnes over 6000 sider på vårt nettsted. Mange har problemer med å finne den informasjonen de trenger, og vi er sikre på at en moderne intranettløsning vil gi de ansatte en enklere arbeidshverdag, sier Hansen.

— I tillegg vil nettsidene bli langt mer oversiktlig for eksterne interessegrupper, legger Hansen til.

Kostnadsramme på nesten 5 millioner

Kostnadsrammen for etableringen av intranettet er satt til 4,7 millioner kroner, fordelt over tre år. Som ekstern samarbeidspartner har høgskolen valgt firmaet Creuna. De skal både bidra inn mot det nye intranettet, være rådgivere på arkitektonisk plattform, men også være samarbeidspartner og gi råd på mer generell digital samhandling.

Hansen opplyser at kontrakten med Creuna er inngått for 2 +1 +1 år, og har en ramme på mellom 4 og 5 millioner kroner fordelt på 4 år (eksklusiv merverdiavgift).

— Dette er kun et estimat og er ikke å anse som forpliktende for oppdragsgiver, forklarer Hansen.

Etter at Hansen har kommet inn i prosjektet har han fått etablert en prosjektgruppe for intranettarbeidet, samt en styringsgruppe. Han understreker at det har vært viktig å få forankret prosjektet godt i organisasjonen.

Forsinket

I september fikk høgskolestyre informasjon om at arbeidet gikk etter planen og hele årets bevilgning på tre millioner kroner vil bli brukt opp. Nå opplyser Hansen at de er noen måneder forsinket og bare halvparten av budsjettet blir brukt i år.

— Hvorfor er dere forsinket?

— Vi hadde et styringsgruppemøte rett før høgskolestyremøtet i september. Styringsgruppen ønsket seg et bedre beslutningsgrunnlag, blant annet når det gjaldt valg av teknisk løsning, noe som vil gi noe forsinkelse i arbeidet. Det er viktigere at intranettet bli bra enn at vi følger planen til punkt og prikke. Dette er også forklaringen på at informasjonen til høgskolestyret ikke var helt oppdatert, forteller Hansen.

— Jeg tror vi kommer til å bruke omlag halvparten av årets bevilgning og jeg må søke overført resten til 2014. I tillegg er jeg usikker på om vi kommer opp med noen pilot på denne siden av jul, sier Hansen.

Eksterne og interne behov

Hansen opplever dagens hjemmesider for høgskolen som en miks av behov for intern og ekstern kommunikasjon. Når et intranett er på plass kan man rendyrke den eksterne profileringen og kommunikasjonen på nettsiden, og den interne informasjonen kan kanaliseres til intranettet.

— Det vil bli langt mer oversiktlig for alle, mener Hansen.

Men informasjonsdelen av intranettet er bare en av flere viktige elementer i intranettsatsingen.

Hansen legger vekt på at gjennom intranettet skal de ansatte få lett og tilrettelagt tilgang til de verktøy de måtte trenge i sin arbeidshverdag. I tillegg er den sosiale delen av intranettet viktig for Hansen.

— Det vil bli lagt til rette for dialog gjennom intranettet. Tilsatte skal kunne kommunisere i grupper og på tvers av fagskiller. Dette blir en spennende nyvinning for alle ansatte på høgskolen, er Hansen sikker på.

«Min side» for studentene

Parallelt med intranettet jobbes det også med en «Min side» løsning for studentene. Dette arbeidet er det Studieseksjonen som har ansvaret for, men Hansen opplyser om at det foregår et utstrakt samarbeid mellom de to prosjektene. I en masteroppgave utført på HiOA om studentene og eCampus var en «Min side» løsning noe av det som ble etterlyst.

Studiedirektør Marianne Brattland har tidligere fortalt til Khrono at «Min side» for studentene handler om å etablere en inngangsside for studentene der de kan finne all informasjon som angår dem i studiehverdagen så som som timeplaner, kurs og eksamener.

Det vil kreve et godt stykke arbeid å forvalte intranettet etter at sidene er på lufta. Hvem som skal drifte og forvalte intranettet vil ifølge Hansen bli avklart som del av prosjektet.