Kunsten å ansette en professor

Nei, illustrasjonen over er ikke et brettspill, eller en kalenderoversikt hos en travel seksbarnsfamilie med dine, mine og våre barn. Det er en visualisering av prosessen man måtte gjennom for å ansette en vitenskapelig tilsatt, altså en professor, dosent, førsteamanuensis, førstelektor eller høgskolelektor ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) fram til i fjor høst.

Over 60 stoppunkter

Fra beslutningen om å lyse ut, og til stillingen var besatt var man innom over 60 stoppesteder og/eller kontrollpunkter.  I det mest ekstreme tilfellet tok det 64 uker å få ansatt en person – i gjennomsnitt ca 30 uker.

— Er dette tidenes verste eksempel på ineffektivitet?

— Det hadde utviklet seg et system med uklare roller som førte til en del dobbeltarbeid. Sentraliserte tilsettingsorganer og mange runder med godkjenning førte også til ineffektiv tid, der sakene lå på vent for å bli behandlet. Prosessen for å få oppnevnt sakkyndig utvalg medførte også mye ventetid. De som har vært involvert i rekrutteringsprosessene har gjort sitt beste for at det skulle gå så raskt som mulig innenfor de rammene som eksisterte. Men det var vanskelig slik prosessen var lagt opp, sier tidligere prosjektleder og seniorrådgiver i HR-avdelingen, Nina Stenvaag Leira.

Hun sier at mangelfull planlegging i forkant av prosessen, uavklarte roller for henholdsvis HR (personalavdelingen), leder og tilsettingsorgan ga store forsinkelser og frustrasjoner underveis.

— Unødig mange kontrollpunkter underveis forsinket prosessen og pulveriserte ansvaret, sier hun.

Redusert med 50 prosent

Leira, som har vært prosjektleder for å effektivisere ansettelsesprosessene ved høgskolen, har sammen med prosjektgruppen og andre involverte lagt et krevende arbeid bak seg. Bare å få oversikt over hele prosessen var en stor jobb.

— Aktiv deltakelse fra HR på fakultetene har vært avgjørende for å få til de gode resultatene, sier Leira. Ansettelsesmyndigheten er nå delegert fra sentralt hold og ned til de enkelte fakultetene.

Her ser du den nye prosessen:

I den nye modellen er det «bare» 33 stoppunkter, altså nesten en halvering. Ennå er det ikke mange ansettelser som er gjort etter den nye modellen, så tallmaterialet er usikkert. Men av de som har vært gjennomført viser tendensen en klar forbedring.

— Målet var å halvere tiden det tok og ansette vitenskapelig ansatte, og av de relativt få som nå er gjennomført med ny modell har vi klart dette. Der er tida som er brukt nede i 15 uker. Så vi er absolutt på rett vei, sier Leira.

Sakkyndig utvalg

Ved ansettelse i vitenskapelige stillinger er det lovpålagt å ha et sakkyndig utvalg som skal vurdere kandidatene, og vanligvis må de ha minimum seks uker på seg.

— Det er krevende å sette sammen et utvalg som oppfyller kravene om riktig kompetanse, kjønnsfordeling og nasjonalitet.  Det tar tid, og er viktig å komme i gang med allerede når rekrutteringsprosessen planlegges. Slik unngår man unødig ventetid etter søknadsfristen er utløpt, sier hun, og legger til:

— Det skal jobbes mer med å få til samarbeidsavtaler med andre utdanningsinstitusjoner om gjensidig bruk av sakkyndige, som også kan bidra til å forenkle prosessen, sier Nina Leira.

Ansettelsesprosessen for tekniske og administrative stillinger er betydelig enklere og der er saksbehandlingstiden i snitt 7,5 uker.