Seim gjør klart for det digitale universitetet 1.0

Digitalisering handler om å transformere virksomheten med smart bruk av teknologi. Det stiller nye krav til ledelse, læringsformer og til medarbeidernes kompetanse, het det da Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) inviterte til studieadministrativ dag med digitalisering som tema sist uke.

Blant hovedinnlederne var direktør for digitalisering og infrastruktur på HiOA, Asbjørn Seim. Han snakket om «Digitalt universitet 1.0 - hva er det?». 

Klasserom på nett

— HiOA ønsker å løfte digitalisering som et sentralt virkemiddel for kvalitets- og tjenesteutvikling og effektivisering, og er i ferd med å bygge opp en omfattende satsing. De raske endringene i samfunns- og arbeidsliv vil i økende grad håndteres med teknologi, sier Seim, når vi treffer ham dagen før seminaret.

Han trekke fram at fremtidens klasserom ikke bare vil være i Pilestredet, men også på nett.

— Opptak til studier, eksamen, veiledning, vurderinger og mye mer vil skje digitalt. Dette kommer til å endre oss som utdanningssted og hvordan vi forholder oss til våre brukere og omgivelser, sier han og fortsetter:

— Bruk av teknologi henger sammen med tjenesteutvikling og effektivisering. Solbergregjeringen har satt omstilling og virksomhetsutvikling tydeligere på agendaen fra 2013, trekker Seim fram.

Startet høsten 2016

Direktør for digitalisering og infrastruktur, Asbjørn Seim, er en av to toppdirektører ved høgskolen som sitter i rektor Curt Rice’ ledergruppe og rapportere direkte til toppsjefen.

— Vi har fått inn en direktør med tung erfaring fra offentlig sektor, som er vant til å ha ansvar for store prosjekter. Jeg er overbevist om at han kommer til å løfte HiOA til nye høyder i digitaliseringsarbeidet, som vil gi oss konkurransefortrinn på sikt, sa Rice da Seim ble ansatt.

— Min tilnærming er at digitalisering er virksomhetsutvikling. For å digitalisere, må vi legge til rette for det og utløse gode krefter. Disse kreftene må vi la få spillerom, sier Seim, og legger til:

— Vi må være åpne for at etablerte måter å gjøre ting på vil endres. Det som var riktig før er ikke lenger et alternativ.

— Må jobbe på tvers

Seim er opptatt av at organisasjonen på høgskolen først må rigges for å kunne håndtere større endringsprosjekter som digitalisering kan innebære.

— Før vi kan begynne å realisere store konkrete prosjekter innen digitalisering, må vi få på plass en struktur i organisasjonen som gir muligheter for effektiv og god samhandling på tvers av nivåer, fagområder og stillinger. Derfor har vi etablert to parallelle utviklingsløp, strategi for digitalisering og et system for å velge mellom og prioritere hvilke prosjekter og programmer vi skal gjennomføre. Ofte kalt porteføljestyring, sier Seim.

Seim trekker fram at det trengs ressurser for å få til samhandling på tvers.

— Typisk for prosjekter innen teknologi- og digitalisering er at det handler om at man gjennom prosjektet krysser ansvarsgrenser, gjennom at informasjon flyttes fra ett sted til et annet. Dette har virksomheter vanskelig for å styre. Teknologien utfordrer våre tradisjonelle måter å organisere seg på, sier Seim.

Seim er opptatt av at HiOA har ambisjoner om å bli universitet og at søknaden snart vil bli sendt inn.

— Derfor vil jeg snakke om det digitale universitet 1.0. Det er her lista for våre ambisjoner må ligge de neste to-tre årene, sier han.

Sjefen for eResept

Seim vet hva han snakker om. En gang satt han i ledelsen av det store eResept-prosjektet. Et prosjekt som leger, apoteker, kunder og pasienter i dag tar som en selvfølge, men som det i oppstarten var stor motstand mot og mange mente det ville være umulig å gjennomføre. Det var rett og slett for mange ulike brukergrupper involvert som på ingen måte var vant til eller hadde tradisjon for å samhandle på en slik måte.

— I dag vet alle at dette gikk bra, men etter mitt syn var en svært viktig suksessfaktor at vi tok på alvor utfordringene samhandling på tvers ville innebære, mener Seim.

— Hva blir HiOA sitt eResept-prosjekt?

— Det har vi rett og slett ikke landet ennå. Men det foregår mye spennende. Vi nærmer oss at vi for det første vil velge oss noen såkalte lavthengende frukter. Av typen app for semesterkvittering, som er utviklet ved HiOA. Altså utfordringer vi ser som vi enkelt kan oppnå bedring på ved digitalisering. Samtidig jobber vi med å velge ut 2-3 større fyrtårnsprosjekter. De skal landes i løpet av våren, sier Seim.

— Så hva gjør du nå?

— Vi etablerer to parallelle programløp: Digitaliseringsstrategi og porteføljestyring. Vi har vært og presentert arbeidet vårt for det som blir kalt Digitaliseringsrådet, som er en del av Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), forteller Seim, og legger til:

— Og vi fikk mange gode og viktige tilbakemeldinger på det vi holder på med, legger han til.

20 år i forvaltningen

Da Asbjørn Seim ble ansatt som direktør for digitalisering og infrastruktur ved HiOA, kom han fra stillingen som avdelingsdirektør i Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

Han har rundt regnet 20 års fartstid fra ulike direktorater og departementer.

Der har han blant annet hatt det faglige ansvaret for tiltakene i regjeringens agenda for modernisering av offentlig sektor, med digitalisering som viktig virkemiddel.

Den endelige lista talte 39 søkere på stillingen som digitaliseringsdirektør, men Seims navn var ikke blant de åpne og offentlige søkerne. Stillingen ble lyst ut to ganger. Under første utlysning var det 22 søkere. 

Seim er statsviter (Cand. polit.) med fordypning i administrasjons- og organisasjonsvitenskap fra Universitetet i Bergen, og har også en mastergrad i helseadministrasjon fra Universitetet i Oslo.

Vil ha innspill

Seim poengterer at det foregår mye bra på digitalisering allerede på høgskolen, men prosjektene som foregår litt stykkevis og delt, skal nå løftes opp og fram.

— Vi trenger også innspill fra utdanningene om hvilke prosjekter vi burde vektlegge og satse på, sier han.

— Høgskolen har brukt en del penger på ulike eCampus-program allerede uten at det store gjennomslaget har kommet. Hvorfor tror du dere lykkes denne gangen?

— Da må jeg tilbake til at vi må styrke sammenhengen mellom digitalisering og organisasjonsutvikling. Porteføljestyring blir avgjørende for å få samlet gode krefter om utviklingsarbeidet. På denne måten skal vi legge til rette for at de som går i gang med et prosjekt skal få det handlingsrom og de fullmakter de trenger for å kunne jobbe effektivt på tvers av virksomheten, sier Seim.

— Vi vil i 2017 bruke mye tid på å etablere nye strukturer, men noen prosjekter er allerede i gang, sier Seim. Han trekker fram overgang til Office 365, samt at HiOA sammen med en rekke andre institusjoner skal gå fra Fronter til Canvas som såkalt LMS-system (Learning management system) og valg av ny løsning for digital eksamen (Inspera).