Kaotisk jakt på undervisningsrom

Historiene er mange rundt på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) om hvilke problemer det nye timeplansystemet UniUntis, som også omfatter bestilling av rom, har skapt etter at det ble innført fra dette semesteret.

Dobbeltbooking

— Senest i går hadde vi en kollisjon der samme undervisningsrom var booket to ganger. Denne gangen greide vi å løse det ved å ta i bruk administrasjonens møterom, men på grunn av den generelle plassmangelen ved HiOA er det ofte vanskelig å finne alternative lokaler når rom er dobbeltbooket, sier instituttleder Anne Fogt ved Institutt for journalistikk og mediefag.

Anne Fogt sier at det har vært en nervepirrende og frustrerende situasjon for staben på instituttet, og også for studentene som har måttet flytte rundt og i mange tilfeller ha undervisning i overfylte rom.

— Noe av problemet er at bookingen i det nye systemet er blitt mye mer sentralisert, mens før da det foregikk mer lokalt  visste man mye mer om hvor problemer kunne oppstå, sier Fogt.

Flyr rundt og leter

Også ved Institutt for estetikk har det nye systemet skapt frustrasjon.

— Lærerne har flydd rundt og lett etter ledige rom fordi de er blitt booket inn på rom som allerede er opptatt. At dobbeltbooking er mulig, sier mye om kvaliteten på timeplanprogrammet. Dette systemet egner seg ikke for en så kompleks organisasjon som HiOA og har vært et meget uheldig bytte, sier instituttleder Åshild Vethal.

Hun sier at instituttet har en del en del verksteder, datarom og teatersaler som er spesialrom og forbeholdt instituttet, og at det er dette som har reddet dem hittil.

Lite brukervennlig

— Untis er lite brukervennlig. Studentene trenger informasjon om hvor de skal være og hvilket emne/fag det skal undervises i. Det nye timeplansystemet er koblet opp mot FS (Felles studentsystem) og emnekodene som brukes der. Før kunne studentene se at de for eksempel skulle ha undervisning i tegning eller bevegelse, men nå står det bare en emnekode. Et annet problem er at man bare ser undervisningen for en gruppe for en uke om gangen, mens man før kunne se hele semesteret, sier hun.

Vethal forteller at de fleste teamkoordinatorene har lagt ut egne timeplaner og undervisningsplaner på læringsplattformen Fronter og har sagt til studentene at det er disse som gjelder.

— Det blir mye merarbeid for teamkoordinatorene å sjekke hver uke om tildelte rom fortsatt er tildelte. Vi på Institutt for estetikk er opptatt av god studiekvalitet, men det nye timeplansystemet forårsaker det motsatte, dessverre, sier hun.

Barnesykdommer

Studiedirektør Marianne Brattland (bildet under) erkjenner at det nye timeplansystemet har innkjøringsproblemer.

— Systemet har noen barnesykdommer og noen mangler som vil bli rettet opp. Vi har jobbet mye med kompetanseheving og brukerstøtte, og ser at det begynner å gi resultater. De ansatte blir stadig bedre i å bruke systemet og følge vedtatte retningslinjer og frister. Jeg er helt sikker på at vi skal få til dette, men vi er helt avhengige av å spille på lag, sier hun.

Bedre romutnyttelse

Noe av poenget med det nye timeplansystemet er å få bedre utnyttelse av lokalene ved HiOA, blant annet ved at lokalene skal kunne benyttes større del av dagen. Det er også blitt slik at man fritt  kan booke rom ved andre fakulteter for at kapasiteten skal utnyttes bedre.

— Analysene som lå til grunn for prosjektet med ny timeplan viste at det er et betydelig forbedrings- og effektiviseringspotensiale både innen timeplanlegging og rombruk. Man var heller ikke fornøyd med funksjonaliteten i det gamle systemet, sier hun.

Brattland sier at en av målsetningene var å gi studentene en større forutsigbarhet og bedre visning av timeplanen på nett og app.

— HiOA har en begrenset bygningsmasse og må utnytte lokalene effektivt. Det nye timeplansystemet gjør at vi får oversikt over alle undervisningsrom på campus og derfor kan utnytte lokalene bedre. På sikt vil systemet også føre til at vi bruker mindre tid på selve timeplanleggingen. Systemet er nytt for oss alle, men vi er underveis og har fått til mye, sier hun.

Skal læres opp

Nå skal høgskolen arrangere kurs og workshop i UniUntis-systemet. 13. november er det «frislipp» av lokaler for våren 2014.

— Jeg synes at dette er en frustrerende måte å planlegge på - at vi må kaste oss inn og kjempe om lokaler i et frislipp. Det er mulig at problemene vi opplever er barnesykdommer, og jeg håper at ledelsen ordner opp, sier Anne Fogt.