Hemmelighold kan være lov-stridig, mener jusprofessor

I ettertid gir rektor Kari Toverud Jensen i en epost denne begrunnelsen for styrets lukkede behandling av rapportene:

— Konfidensialitet er et viktig prinsipp i intern revisjon. De som blir revidert har gitt opplysninger i full fortrolighet.  Intern revisjon er styrets kontrollfunksjon og rapporterer til styret og ikke allmennheten.  Derfor er det viktig at prinsippet om konfidensialitet ivaretas gjennom lukkede dører, skriver hun. 

I de utsendte styrepapirene blir det henvist til offentleglova § 15, andre avsnitt som hjemmel for å unnta dokumentene fra offentlighet og dermed behandle dem bak lukkede dører.

— Men denne bestemmelsen kan ikke brukes når et dokument legges fram for styret, sier jusprofessor Jan Fridthjof Bernt ved Universitetet i Bergen.

Han viser til §8 i forskriften til offentleglova. Der heter det at man ikke kan unnta dokumenter fra administrasjonen «…til kollegial eining ved universitet og høgskular». 

Motargumentene

— Man kan bare unnta «saksdokumenter som er utarbeidet av eller til Riksrevisjonen», men altså ikke revisjonsrapporter m.m. som er utarbeidet til styret som et ledd i internrevisjonen. Rektors anførsel om at «De som blir revidert har gitt opplysninger i full fortrolighet», kan ikke begrunne unntak fra retten til innsyn i slike dokumenter. Det er ikke hjemmel i loven for slikt unntak, og begrunnelsen er vel heller ikke ukontroversiell. Tilsatte ved høgskolen bør vel ikke ha krav på at opplysninger om hvordan tjenesten utføres og hva som har skjedd, skal behandles som fortrolig, skriver Bernt i en vurdering av saken på forespørsel fra Khrono.

Det var i styremøtet i mars i år at det ble vedtatt å gjennomføre tre prosjekter i internrevisjonen: Rekruttering av undervisnings- og forskningsstillinger, sentral styring av masterutdanningen og innføring av en helhetlig risikostyring ved høgskolen. Det er disse tre rapportene som styret fikk presentert sist møte.

Khrono har bedt om innsyn

Etter det Khrono kjenner til er det PricewaterhousCoopers (PWC) som har utarbeidet rapportene for høgskolen. Khrono har nå formelt søkt om innsyn i de interne revisjonsrapportene.

— Styret kan altså lukke dørene til møtet som behandler disse rapportene, hvis det finner at det er best av hensyn til en åpen debatt om de aktuelle forhold, men verken styret eller rektor kan  unnta saksdokumenter som utleveres til styrets medlemmer fra innsynsrett på dette grunnlag, skriver Bernt..

Regnskap også bak lukkede dører

Den andre saken på HiOAs styremøte som ble behandlet bak lukkede dører var årsregnskapet og konsernrapport 2012. 

— Det er Riksrevisjonens brev om «Revisjon av regnskapet og budsjettdisponeringen 2012», som er utsatt offentlighet jf.rr.lov § 18 (2), som var begrunnelsen for lukkingen av møtet. De har som praksis å utsette offentlighet på sine dokumenter inntil saken er lagt fram for Stortinget (dok 1). Det er mao revisjonsberetningen som er utsatt offentlighet, ikke vårt regnskap. Vi er opptatt av å ha en åpenhetskultur ved HiOA, også i styret. Når dok 1 er lagt fram, er det full åpenhet om alle dokumenter som Riksrevisjonen tidligere har utsatt offentlighet», skriver rektor Kari Toverud Jensen til Khrono. Dok 1 legges fram i oktober i år.

Ifølge offentleglova skal også styret fatte egne vedtak om lukking av møter. Khrono har spurt rektor Jensen om det var et enstemmig styrevedtak for å stenge dørene, og fått til svar at: 

— Dette var styrets beslutning.

Styrets vedtak

Ifølge rektor ga også styret sin tilslutning til fremlagt forslag til vedtak. Når det gjelder saken med internrevisjonen ble vedtaket «Styret tar anbefalingene i de to fremlagte revisjonsrapportene til orientering og ber om at disse blir fulgt opp av ledelsen. Styret tar til etterretning anbefalinger gitt til ledelsen om videre arbeid i innføring av helhetlig risikostyring». 

Styret godkjente også års- og konsernregnskap for 2012. Khrono har tidligere skrevet om HiOAs underforbruk av penger, og etter det vi kjenner til var dette også noe som ble diskutert i lukket møte. Saksdokumentet og forslaget til vedtak på årsregnskapet finner du her.