Uro i Forskningsrådet: Ansatte opplever kutt og omstilling som belastende

Den siste tiden har det pågått en omstilling i Forskningsrådet. Samtidig har organisasjonen fått beskjed om å redusere budsjettene sine med ti prosent og i tillegg er de rammet av regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform.

Det har fått følgende konsekvenser:

• Budsjettet til driften av Forskningsrådet skal reduseres med 105 millioner kroner fra 2016 og innen utgangen av 2019. Det utgjør en total reduksjon av budsjettet med 13 prosent.
• Antall ansatte skal ned med 40, fra de 480 årsverkene Forskningsrådet hadde i 2016. Nedgangen tas ved naturlig avgang — ved at stillinger ikke lyses ut.
• Budsjettkutt gjør at Forskningsrådet må begrense innkjøp av eksterne tjenester.

Omstillingen tærer på de ansatte, som samtidig som organisasjonen slankes skal håndtere og fordele et stadig større forskningsbudsjett.

Ble tatt opp på styremøte denne uken

Da styret i Forskningsrådet var samlet i tirsdag og onsdag denne uken, var omstillingene tema. Av styrepapirene som er offentliggjort før møtet, etter påtrykk fra Khrono, går det fram at en av sakene styret behandlet, var hvordan omstillingen påvirker de ansatte. Styret ba om en orientering om dette på det første styremøtet i januar.

I papirene informerer administrasjonen i Forskningsrådet at de har fulgt de formelle retningslinjene, men at de ansatte likevel oppfatter omstillingen som belastende.

— Tilbakemeldingen er at de ansatte føler at de ikke har fått innvirke på prosessene i tilstrekkelig grad, heter det i sakspapirene.

— Mange opplever å ha fått flere oppgaver, og etterlyser tiltak for å sørge for skarpere prioritering av oppgaver og en balanse slik at overtidsarbeid kan holdes på et akseptabelt nivå, heter det videre.

• Les også: Stortinget må få drøfte kutt i Forskningsrådet

Tillitsvalgte: — Bekymret

Khrono har stilt de tillitsvalgte i Forskningsrådet, Vemund Riiser (Forskerforbundet), Wenche Berntsen (NTL), Christine Daae Olseng (Tekna) og Cathrine Skjolden (Samfunnsviterne), spørsmål om hvordan omstillingen påvirker de ansatte. De har valgt å skrive et felles skriftlig svar.

— Som det fremgår av sakspapirene til Forskningsrådets styremøte oppfattes endringsprosessen som krevende. De ansattes tillitsvalgte mottar mange meldinger fra ansatte som er usikre på hvordan den endelige gjennomføringen vil påvirke deres arbeidshverdag, skriver de tillitsvalgte til Khrono.

De skriver videre at det er forståelse blant ansatte for at forenkling og effektivisering av Forskningsrådet er nødvendig, og at de tillitsvalgte er opptatt av at omorganiseringen gir positive gevinster i form av man reelt sett sparer penger på omorganiseringen, slik Forskningsrådet er nødt til å gjøre. De skriver også at ledelsen i Forskningsrådet har forsikret dem om at Forskningsrådets rolle og kvalitet skal ivaretas.

• Les også: Forskningsrådet protesterer mot millionkutt og ny struktur

— De ansatte har som sagt forståelse for at det kan være nyttig å vurdere både organisering og arbeidsprosesser med jevne mellom. Vi er imidlertid bekymret over at de mange organisasjons- og prosessendringer som er satt i gang, skal stjele for mye oppmerksomhet og ressurser i en tid hvor Forskningsrådet er pålagt nedbemanning på 40 stillinger og et kraftig kutt i budsjetter over få år. De planlagte endringene vil nødvendigvis kreve større investeringer i digitalisering og kompetanseoppbygging. Slike investeringer er gjerne vanskelige å gjennomføre i løpet av kort tid og gevinstrealiseringen kan forventes å ta betydelig lengre tid samtidig som resultatene er krevende å måle, skriver de tillitsvalgte.

De ansatte må jobbe mer

Hovedverneombud i Forksningsrådet, Ian Gjertz, sier til Khrono at hans rolle har vært å se til at omorganiseringen har fulgt arbeidsmiljøloven og andre retningslinjer som skal følges. Det mener han at den har gjort. Men det har gått tidvis fort for seg, mener han.

— Jeg oppfatter det slik at den nye direktøren kan ha fått instrukser om hvordan Forskningsrådet skal forandres. Det er ikke alltid like populært blant alle ansatte. Hovedinnvendingen er at det har gått litt vel fort i svingene, så fort at noen opplever at de ikke har hatt sjanse til å bli hørt, sier Gjertz, og fortsetter.

— Jeg har påpekt noen ganger at det har gått litt for fort, men det er samtidig en balanse mellom det å få ting gjennomført og det å stå i endringer i lang tid. Og omstillingen og budsjettkuttene er egentlig to ulike løp.

— Men det er belastende for de ansatte når det treffer samtidig?

— Ja, det er ofte sånn at ting kan bli litt uoversiktlig og at det kan bli noe bekymring for det, under omstilling. En del har også fryktet merarbeid, og det har det blitt. Mange i Forskningsrådet jobber med ulike oppgaver og har 20 prosent her og 20 prosent der. Det er vanskelig å dekke opp dette når noen slutter, stillingen ikke fornyes og det ikke er snakk om hele stillinger. Da blir det merarbeid, sier Gjertz.

Følger nøye med

Forskningsrådet informerte denne uken styret om at de iverksetter tiltak.

— Når det gjelder tiltak for å imøtekomme de ansattes behov og å redusere risiko, iverksetter Forskningsrådet flere tiltak. Blant annet sendes det ut ny medarbeiderundersøkelse i februar, og resultatene og forbedringsområder vil bli fulgt opp med konkrete forbedringer og tertiale pulsmålinger for å sikre at tiltakene treffer. Andre tiltak som iverksettes er opptrapping av kommunikasjonsarbeidet rundt endringene, lederutviklingstiltak og at ledelsen gjør skarpere prioritering av oppgaver og tiltak, heter det i styre papirene.

Blant annet har Forskningsrådet engasjert et konsulentselskap for å utvikle lederne innen ledelse i tider med endring.

De tillitsvalgte viser at andelen administrasjonskostnader sammenlignet med antall kroner Forskningsrådet skal fordele, allerede har gått ned. Det mener de beviser at Forskningsrådet lenge har lyktes med å effektivisere seg selv.

— De ansatte er også bekymret over at en ensidig vekt på produksjonskostnader gjør at Forskningsrådets andre oppgaver blir nedprioritert. Det er positivt at det gjennomføres en medarbeiderundersøkelse i disse dager, som vil kunne bidra til å identifisere tiltak som bør gjennomføres for å sikre alle ansattes deltagelse i og forståelse for de pågående prosessene, skriver de tillitsvalgte.

De forventer å bli involvert videre, når man skal bestemme hvordan ansatte kan delta i den videre omstillingen.

— For å sikre nødvendig forankring blant ansatte, forventer og forutsetter de tillitsvalgte at fagforeningene blir tilstrekkelig involvert i analysen og oppfølgingen av denne undersøkelsen. Vi mener Forskningsrådet bør utvikles videre som en kunnskapsorganisasjon, og er derfor opptatt av at det ikke ensidig satses på teknologi- og systemutvikling, men også utvikling og tilpasning av kompetansen hos alle ansatte.

Det vil tillitsmannsapparatet i Forskningsrådet følge nøye med på, påpeker de.

— Omstillings- og endringsprosessene må skje under ryddige forhold, og på en måte som organisasjonen kan håndtere samtidig som vi har forsvarlige arbeidsbetingelser for ansatte, og god kvalitet på våre tjenester, skriver de tillitsvalgte i uttalelsen til Khrono.

Direktør Røttingen: Skal gjennom en stor omstilling

Direktør i Forskningsrådet, John-Arne Røttingen, sier det er naturlig at ansatte opplever omstillingen og nedskjæringene som pågår som belastende.

— Forskningsrådet går gjennom en større omstilling nå, og det er forankret i områdegjennomgangen Finansdepartementet og Kunnskapsdepartementet gjorde i 2016 og 2017. Den handler både om effektivisering og om å sikre at vi bevilger penger til de beste prosjektene. Det sistnevnte har gjort at vi reorganiserer søknadsbehandlingen til å være samordnet på tvers av programmer. Det er en stor endringsprosess for oss. Det innebærer at vi har endret styringssystemet vårt. Vi har laget mer overordnede styrer med porteføljestyrer, og derfor også går antallet styrer ned fra ca. 50 til 15, forklarer Røttingen.

• Les også: Gransket pengestrømmen i Forskningsrådet

Og det innebærer at man må jobbe mer sammen og på tvers av ulike deler av Forskningsrådet.

— Det er en stor omstilling for de ansatte, med tanke på at man må arbeide mer i felles prosesser. Man må forholde seg til et standardsett med søknadstyper og støttefunksjoner og arbeide på tvers når man skal identifisere fageksperter til å vurdere søknader og sette sammen paneler som kan ivareta den faglige vurderingen av prosjektene, sier direktøren.

I en periode vil dette medføre økt arbeidspress, erkjenner han.

— Alle omstillinger krever investeringer. Det tar tid, og da må man både gjennomføre sin vanlige jobb og delta i endringsprosessene. Det betyr at det blir et økt arbeidspress på medarbeiderne. Man har måttet fokusere mer på interne forhold, og opplever kanskje å få brukt mindre tid på den utadrettede virksomheten der man har dialog med Forsknings-Norge, sier Røttingen.

— Burde investert ekstra i kommunikasjon

Røttingen sier det er en utfordring å gjennomføre en omstilling samtidig som de må kutte kraftig i budsjettene.

— Dette skjer i en tid med et vesentlig kutt i driftsbudsjettet. 13 prosent kutt på tre år. Alle omstillinger koster noe ekstra, men vi gjør dette i en tid med nedskjæringer. Så ligger det en ambisjon om å effektivisere gjennom omorganiseringen.

— Men det tar vel tid før gevinstene slår inn?

— Ja. Gevinstene vil slå ut når endringene er fullt ut implementert. En del vil skje i 2019, og så vil alt være oppe å gå i 2020.

— Hva har du gjort for å lytte til de ansatte?

— Beslutningene om omorganiseringen har skjedd gjennom en prosess der vi har jobbet tett med de tillitsvalgte og hatt workshops med de ansatte. Endringene er på papiret ikke så store, for vi har ikke re-designet hele organisasjonen, fristilt ansatte og bedt dem søke på sine egne stillinger. Men den store endringen er altså et felles ansvar for de ulike søknads- og virkemiddeltypene. Det er nok noe som man nok merker først nå, sier Røttingen.

Han mener mange ansatte har vært involvert i arbeidet med å utforme og beslutte nye arbeidsmetoder, gjennom en rekke prosjekter internt i Forskningsrådet.

— Der har mange i organisasjonen vært involvert, men kanskje vi ikke har brukt nok tid på å ha en løpende dialog med organisasjonen om prosjektene og hva som skal skje. Vi har hatt allmøter om det, men erkjennelsen er at man alltid bør investere litt ekstra i kommunikasjon og dialog om hvor man står.

— Dere skriver i styrepapirene at dere skal engasjere konsulenter for å trene ledelsen i endringsarbeid. Trenger dere det?

— Det har vært på tapetet lenge at vi ønsker å knytte oss til noen som kan rådgi oss i kontinuerlig lederutvikling. Der har vi brukt interne krefter og hverandre, og nå tenkte vi at det var nyttig å få mer kapasitet på det arbeidet framover. Det handler om blant annet avdelingsdirektørenes kapasitet og mulighet til å kunne veilede hverandre. Konsultentene skal først og fremst brukes til å fasilitere at vi kan lære av hverandre, avslutter Røttingen.