Universitetsdirektør i Bergen, Kjell Bernstrøm har ledet prosjektgruppa for ny it-kløsning. Foto: Silje Katrine Robinson
Universitetsdirektør i Bergen, Kjell Bernstrøm har ledet prosjektgruppa for ny it-kløsning. Foto: Silje Katrine Robinson

Sa ja til nytt it-system for lønn

It-samarbeid. Styret ved universitetet i Bergen vedtok torsdag å inngå et samarbeid med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) om økonomi- og lønnssystem.

Publisert   Sist oppdatert
Fakta

Kostnadsfordeling

Driftskostnadene er de årlige kostnadene for tjenestene som BOTT-institusjonene skal motta fra DFØ (påløper fra oppstart 2021/2022).

  • UiB 17 millioner
  • UiO 26 millioner
  • NTNU 32 millioner
  • UiT 16 millioner
  • Total sum drift (årlig kostnad) 91 mill kr

Sum investering (engangskostnad)

  • UiB 29 mill kr
  • UiO 41 mill kr
  • NTNU 54 mill kr
  • UiT 28 mill
  • Totalt kr 152 mill

Kilde: Styrepapirer, UiB

Universitetet i Bergen er det første av de fire universitetene i BOTT-samarbeidet som inngår avtale med DFØ om tjenesteleveranser innenfor økonomiområdet, inkludert lønn.

Styret vedtok enstemmig å inngå avtalen med DFØ, under forutsetning av at de tre andre følger etter; det vil si Universitetet i Oslo, NTNU og UiT Norges arktiske universitet. De fire utgjør tilsammen BOTT (Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø).

Les også: Avtale er klar for å investere 152 mill. i felles administrative it-systemer

En forutsetning er også at det skal være mulig å trekke seg ut av avtalen i løpet av høsten dersom det blir vesentlige avvik fra det partene hittil er blitt enige om.

Ny modul for prosjekter

De fire universitetene er blitt enige med DFØ om at de tilsammen skal betale 152 millioner i oppstartskostnader for å komme inn i en felles løsning for økonomi og lønn. I tillegg vil det koste 91 millioner totalt å drifte løsningene i året. Systemene som skal brukes er Agresso på økonomi og SAP på lønn.

50 millioner av oppstartkostnadene er knyttet til en prosjektmodul som skal støtte forskningsprosjekter administrativt. Denne er ikke utviklet ennå, men skal leveres av Agresso.

Direktør Kjell Bernstrøm sa på styremøtet at det er relativt liten risiko knyttet til avtalen, i og med at det er DFØ som tar risikoen ved overskridelser utover de 152 millionene. Han sa at det likevel er knyttet en viss risiko til prosjektmodulen, som ikke er utviklet ennå.

— Risikoen vil bli mindre ved DFØ-løsningen enn om vi skulle gått ut i markedet på egenhånd. Da ville kostnadene blitt høyere og risikoen større, sa han.

Han viste også til at tjenestene det gjelder også i dag er outsourcet ved UiB.

— Slik sett vil det ikke bli store endringer ved å gå over til DFØ-avtalen. Bemanning vil bli påvirket lite, men vi vil få løsninger som gir oss et mer kraftig verktøy i vårt digitaliseringsarbeid, sa Bernstrøm.

Ansattrepresentant også fornøyd

Bernstrøm sa at han ikke har oppfattet at det er substansielle innvendinger mot DFØ-avtalen internt.

Det var det heller ikke i styret.

Jørgen Melve, som er hovedtillitsvalgt i NTL UiB og ansatterepresentant i styret, var positiv.

— Det beste er at man får DFØ til å ta risikoen hvis det blir overskridelser, inntil et visst nivå. Men det kan være fallgruver her, og det er viktig å passe på å ha en gjennomarbeidet bestilling, sa han.

Ekstern styrerepresentant Hanne Foss Hansen advarte mot for mange selvbetjente løsninger.

— Det er viktig å passe på at administrative oppgaver ikke føres over til de faglige. Selvbetjente løsninger kan være bra, men det trengs også nok administrativt ansatte for å unngå at oppgaver skyves over på de faglige, sa hun.

Styreleder og rektor Dag Rune Olsen viste til at universitetets eier har gitt dem i oppdrag å gå i dialog med DFØ og at han oppfattet at administrasjonen var enige i det.

— Det er betryggende at administrasjonen mener dette er en god greie, sa han.

Her kan du se debatten om BOTT i UiB-styret: