Vil redusere papirmølla

Prosjektet Fornyelse av studieadministrasjonen er satt i gang og ti arbeidsgrupper jobber med å finne gode, digitale løsninger på prosesser som i dag oppleves unødvendig tungvinte på Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA).

— Vi skal ut på en digital reise, sier studiedirektør Marianne Brattland.

Blant de konkrete tiltakene er app som viser kvittering for betalt semesteravgift, testing av digital eksamen på to av fakultetene, programplaner som skal digitaliseres og etablering av «Min side» for alle studenter med oversikt over hele deres studentforhold.

Mye dobbeltarbeid

Prosjektet ledes av Marianne Brattland og har støtte fra konsulentselskapet PwC og høgskolens organisasjonsutviklingsprogram. Bakgrunnen for prosjektet er at studieadministrasjonens 205 ansatte i dag i stor grad driver med manuelt arbeid.  

— Vi har for få digitale løsninger og for få fellesløsninger Derfor jobbes det i stor grad manuelt, og enkle oppgaver løses forskjellig fra fakultet til fakultet. Arbeidsfordelingen mellom fellesadministrasjonen og fakultetsadministrasjonen oppleves som uklar og medfører dobbeltarbeid, sier Brattland.

— Ansatte i studieadministrasjonen gir uttrykk for at driftsoppgavene tar mesteparten av tiden, og medfører at det brukes for lite tid på utvikling og forbedring. Målet med digitaliseringen er å øke kvaliteten og tilgjengeligheten av tjenestene, og dessuten få frigjort ressurser som vi kan sette inn i utviklingsarbeid. Det er spennende, sier hun.

Brattland understreker at ingen i studieadministrasjonen skal sies opp som følge av fornyelsesprosjektet. De 205 ansatte er fordelt mellom fellesadministrasjonen og de fire fakultetene ved høgskolen.

— Vi skal bruke årsverkene smartere, men vi har ingen planer om færre folk, sier hun.

Sømløse forhold

Hun sier at hensikten med prosjektet er å bedre kvalitet og tilgjengelighet i tjenestene som studieadministrasjonen leverer til studenter og faglig ansatte. Dessuten er målet et mer sømløst forhold mellom fag og administrasjon og mellom fakultetene og fellesadministrasjonen.

— Det er få faglige prosesser som ikke også har en administrativ side. Vi må jobbe mer integrert, og vi må forholde oss til nye generasjoner som er vant til digitale løsninger og selvbetjening på nett, sier hun.

Pc-eksamen til våren

Noen av tiltakene er kommet lenger enn andre, for eksempel skal to fakulteter teste ut digital eksamen denne våren. Fakultet for samfunnsfag skal prøve en norsk løsning, mens Fakultet for teknologi, kunst og design skal teste en løsning fra et dansk selskap. En første versjon av «Min side» og nettarbeidsplass for studenter skal være ferdig rundt studiestart 2014 i samarbeid med konsulentselskapet Creuna. Her skal studenter kunne logge seg inn og finne all mulig relevant informasjon om sitt studentforhold, og også viktige meldinger, frister og lignende. Ellers jobbes det med å digitalisere hele studentforvaltningen, for eksempel at studentene skal kunne søke permisjon eller utsatt eksamen digitalt.

— Et annet eksempel er at vi jobber med å få til studieveiledning via chat-løsninger og at studentene kan booke veiledning på nett og få en påminnelse på mobilen på forhånd, sier Brattland.

Andre områder som skal få digitale løsninger er analyser av studentmassen, alumni-kontakter og studentutveksling.

It en flaskehals

Leder av Studentparlamentet, Eline Stølan, synes det er bra at høgskolen nå setter brukervennlighet for studentene i sentrum. Studentene er representert i alle arbeidsgruppene, og ifølge Stølan kommer det opp masse gode forslag. Hun mener at det er en forutsetning at «Min side» kommer på plass fortest mulig.

— Det blir spennende å se hva høgskolen vil gjøre med forslagene fra arbeidsgruppene. En forutsetning for å få gjennomført mange av forslagene er at it-ressursene ved høgskolen økes. Det kan bli en flaskehals, sier Eline Stølan.