Vurderer stillingsstopp

Publisert - Sist oppdatert
Planene om å kutte administrasjonen med 120 millioner kroner ble møtt med stor misnøye på et allmøte for administrativt ansatte i våres.

Planene om å kutte administrasjonen med 120 millioner kroner ble møtt med stor misnøye på et allmøte for administrativt ansatte i våres.

Høgskolen i Oslo og Akershus vil kutte kostnadene til administrasjon med 120 millioner i løpet av de tre neste årene. Hel eller delvis ansettelsesstopp er blant tiltakene som skal avgjøres over sommeren.

Ansettelsesstopp er et av tiltakene som skal bidra til at HiOA skal greie å kutte 120 millioner i administrative kostnader i løpet av tre år.

— Noe av det første vi tar tak i høsten 2017 er stillingsreduserende tiltak, som intern mobilitet, hospiteringsordninger , hel eller delvis stillingsstopp og ansettelsesstopp i administrative stillinger. Vi må «sette på bremsene» for nyansettelser, sier HR-direktør Geir Haugstveit ved Høgskolen i Oslo og Akershus, ifølge høgskolens ansatte-sider.

Med hospiteringsordninger menes muligheter til å søke ledige stillinger internt og prøve seg innen nye arbeidsområder.

— En annen ting programmet prioriterer å ta fatt på til høsten, er workshops for å hente inn ansattes egne ideer om hvordan de selv ønsker å jobbe på smartere og mer effektive måter, sier han.

Les også:

Det ligger jo i begrepet at det vil foreslås restriksjoner på nyansettelser og en prosess for å ivareta dette.

Geir Haugstveit
HR-direktør, Høgskolen i Oslo og Akershus

Vi har lagt til grunn at det kan være krevende å få full effekt i 2018 av tiltakene vi skal sette ut i livet.

Tore Hansen
Direktør organisasjon og virksomhetsstyring, Høgskolen i Oslo og Akershus

Til Khrono sier Haugstveit at et opplegg for en begrenset ansettelsesstopp vil bli behandlet i høgskoleledelsen i august.  

— Det er derfor riktig å komme tilbake til hvordan dette vil praktiseres etter dette. Men det ligger jo i begrepet at det vil foreslås restriksjoner på nyansettelser og en prosess for å ivareta dette, og samtid skape større muligheter for mobilitet internt, men som sagt, endelig utforming må vi komme tilbake til etter at dette er besluttet av ledelsen, sier han.

Kutt-potensiale på 120 mill

Høgskolestyret vedtok på sitt møte 15. juni foreløpige budsjettrammer for årene 2018-20.

Her går det fram at potensialet for innsparing i administrasjonen er på 120 millioner, slik konsulentselskapet Rambøll også har beregnet, eller 40 millioner i året i perioden 2018-20.

Så har HiOA, i likhet med øvrige statlige virksomheter, blitt pålagt et effektiviseringskutt, som for HiOAs del utgjør cirka 18 millioner i året.

Dermed står det igjen 22 millioner per år, som kan kuttes i administrasjonen.

For 2018 er det imidlertid bare lagt inn kutt på 14,7 millioner i den foreløpige rammen, siden man regner med at det vil ta tid å få effekt av tiltakene. Dette kuttet er fordelt ut på de enkelte enhetene etter hvor mange administrativt ansatte de har.

Vil frigjøre midler

Organisasjons- og virksomhetsdirektør Tore Hansen understreker at budsjettet for 2018 ikke er vedtatt - det skjer først i desember - men styret har vedtatt foreløpige rammer som skal gjøre det mulig for fakultetene å planlegge studieåret 2017-18.

Betyr det lavere kuttet i 2018 at det blir desto større kutt i 2019 og 2020?

— Vi har lagt til grunn at det kan være krevende å få full effekt i 2018 av tiltakene vi skal sette ut i livet. Derfor ligger det inne 14,7 mill (2/3 effekt) i de foreløpige beregningene. Om dette medfører større kutt i årene som kommer eller det innebærer en forskyving ut i det fjerde året, får vi komme tilbake til, sier han.

Hansen opplyser at de besparte midlene kan benyttes slik høgskolen ønsker, fortrinnsvis til å implementere den nye strategien som ble vedtatt 15. juni, til å øke kvalitet på tjenester, investere i digitalisering og andre satsinger høgskolen ønsker å gjøre.

Skal nå 2,3

Rambølls rapport viser at HiOA har større administrasjon enn sammenlignbare universiteter og høgskoler. Antall faglige årsverk per administrative er 1,79 på HiOA, mens snittet for sammenlignbare institusjoner er på 2,3. HiOA-styret har bedt rektor presentere en plan for hvordan HiOA skal komme på linje med de andre, slik at forholdstallet blir på 2,3 innen utløpet av 2019. Et program for hvordan dette skal skje, Administrasjon for framtiden, ble presentert på styremøtet 15. juni, men tiltakene er ikke besluttet ennå.

Det som likevel er klart er at ingen vil bli sagt opp som følge av slankeoperasjonen i administrasjonen. Det går fram av en omstillingsavtale som er inngått mellom høgskoleledelsen og fagforeningene.

Les også: Avtale slår fast at ingen skal miste jobbene sine

Smartere jobbing

Programmet «Administrasjon for framtiden»  har som mål å oppnå bedre utnyttelse av administrative ressurser på HiOA og styrke samhandlingen på tvers av faglige og organisatoriske perspektiver.

Målet er å finne smartere og mer effektive måter å jobbe på, og at ansatte skal kunne jobbe smidigere sammen på tvers i organisasjonen.

«Dette vil gi god støtte til kjernevirksomheten og frigjøre ressurser til andre formål og oppgaver som skal løses i administrasjonen. Det kan også handle om å standardisere tjenester og tjenestenivå, identifisere arbeidsoppgaver som vi ikke egentlig trenger å utføre, og om digitaliseringstiltak», heter det i programmet.

Flere kutter

HiOA er ikke den eneste som kutter i administrasjonen. Blant annet har Høgskolen i Sørøst-Norge nylig vedtatt å kutte 30 administrative årsverk i løpet av en toårsperiode, uten at noen skal sies opp.

Ved NTNU ble det innført stillingsstopp på alle teknisk-administrative stillinger i fjor, samtidig som det skal spares 110 millioner kroner i administrasjonen de neste årene, noe som kan medføre 120 færre ansatte i administrasjonen. Bakgrunnen er regjeringens krav om effektivisering og avbyråkratisering, skrev Adresseavisen i fjor høst. 

NTNU ligger likevel langt bedre an enn HiOA når det gjelder forholdet mellom administrativt og faglige ansatte. Her er det 2,79 faglige per administrativ, mens tilsvarende på HiOA er 1,79.

UiT vil effektivisere

Flere andre går også gjennom administrasjonen, blant dem UiT Norges arktiske universitet, gjennom programmet «adm2020», der målet er at andelen administrativt ansatte av totalen av faglige og administrativt ansatte ikke skal overstige 30 prosent.

Det tilsvarer 2,33 faglige per administrativ stilling, noe som er omtrent på dagens snitt av de sju institusjonene Rambøll har sett på i rapporten som er gjort for Høgskolen i Oslo og Akershus.

Også Universitetet i Bergen, Nord universitet og Forskningsrådet planlegger kutt i administrasjonen.

Les også: Flere kutter i administrasjon

Fakta

Rambølls hovedfunn

Etter å ha analysert administrasjonen ved Høgskolen i Oslo og Akershus i to rapporter er Rambølls hovedfunn:

HiOA har en større administrasjon enn sammenlignbare institusjoner og ligger markant over gjennomsnittet når det gjelder administrativt personale sett i henhold til antall medarbeidere, studenter og faglig personale. Dette tyder på at det foreligger potensiale for økt effektivitet ved HiOA

Administrasjonsfunksjonene og HiOA samlet står overfor en styringsutfordring både lokalt-sentralt og mellom funksjoner. Det resulterer i at oppgaver i noen tilfeller løses flere steder i organisasjonen. Organisasjonen svikter også tidvis når det kommer til standardisering av rutiner, koordinering av arbeid mellom enheter og ledd som sammen har til ansvar å representere HiOA i sin helhet

HiOA kan realisere et potensial og frigjøre administrative ressurser ved å effektivisere organisasjon og prosesser. I tillegg vurderer vi at HiOA kan skape en administrasjon som går mer i samme retning ved at alle funksjoner i enda høyere grad er bevisst på at det de gjør skal bidra til HiOAs kjernevirksomhet.

Rambøll ser et potensiale for HiOA i å utforske nærmere organiseringen av ulike førstelinjetjenester, både tekniske og ikke-tekniske, på tvers av dagens organisering, særlig i kombinasjon med flere og bedre løsninger for selvbetjening og kommunikasjon via digitale flater.

Rambøll 1-rapporten

Rambøll 2-rapporten

Kilde: Rambøll 1 og 2

Fakta

Forholdet mellom administrasjon og fag

Rambøll sammenligner forholdet mellom antall faglig ansatte og administrativt ansatte ved 7 institusjoner:

  • Høgskolen i Oslo og Akershus: 1,79
  • Universitetet i Agder: 2,12
  • Universitetet i Oslo: 2,17
  • Høgskolen i Sørøst-Norge: 2,23
  • Universitetet i Stavanger: 2,51
  • Høgskolen i Bergen (nå del av Høgskulen på Vestlandet): 2,55
  • NTNU: 2,79

Tallene viser antall faglige årsverk (UF) delt på antallet administrative årsverk.

Tall fra 2016.

Kilde: Rambøll

Valg. Sindre Kristian Alvsvåg tar over som leder for Studenttinget i Trondheim fra nyåret. Han vil skape steder der studenter kan bygge klassetilhørighet.