Slakter prosess på nytt system for timeplan og rombooking

Høgskolestyret bestilte i desember 2013 internrevisjon av av det nye timeplan- og bookingsystemet til Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA). 

Det nye systemet som er levert av datafirmaet IST og heter «UniUntis (Untis eller WebUntis)» og ble innført høsten 2013 til stor frustrasjon og med et «hav» av barnesykdommer.

Les også: Lei av en uforutsigbar studiehverdag

Flere ansatte har gitt opp å bruke annet enn selve bookingfunksjonen i systemet som internrevisjonen og PwC i en rykende fersk rapport beskriver som «dårlig planlagt og forankret i organisasjonen».

Nå foreligger rapporten og den skal behandles i høgskolestyret tirsdag 10. februar.

Systemet skapte store problemer

Internrevisjonen fikk i oppgave å se på rom- og timeplanleggingssystemet. Flere fakulteter i 2013 pekte på at systemet skapte store problemer for planlegging og gjennomføring av undervisning. Fakultetene uttrykte bekymring og vurderte da systemets svakheter som kritiske.

Nå er rapporten ferdig og beskriver anskaffelsen som «dårlig planlagt» og at dette har hatt negative konsekvenser for implementeringen av systemet. Samtidig som den mangelfulle implementeringen har gitt akutte problemer i rom- og timeplanleggingen for fakultetene mener internrevisjonen at det ikke foreligger noen bedre alternativer - på tross av at systemet mangler ønsket funksjonalitet.

— Systemene som finnes på markedet har ikke all funksjonalitet som vi trenger, og det er helt naturlig. IKT-systemer som Untis må tilpasses organisasjonen og funksjonaliteten man trenger, og det må gis opplæring i systemet og utvikles nye rutiner, sier internrevisor Tore Dæhlin.

Fortsatt utfordringer

— Muligheten til å kunne hente ut flere fag eller klasser samtidig savner jeg fortsatt, og at man kun får se én uke av gangen er ikke spesielt praktisk når man skal planlegge framover, sier Trine Ellekjær, leder på Institutt for økonomi og administrasjon.

Mette Tollefsrud, instituttleder på Institutt for barnehagelærerutdanning legger ikke skjul på at det har vært mye problemer:

— Systemet er ikke i mål ennå. Vi opplever fortsatt at bookinger blir borte. Når systemet ikke kan sikre forutsigbarhet for studenter og forelesere så er ikke det akkurat optimalt. Men vi både merker og vet at det jobbes med, sier Tollefsrud.

Men på Journalistikk og mediefag brukes Untis utelukkende til å booke rom.

— Og til dét fungerer det noenlunde. Men studentene vil ha ett system, så vi har en egen og mer detaljert semesterplan, sier instituttleder Anne Fogt.

Studiedirektør Marianne Brattland mente i september 2013 at folk heller ikke var fornøyd med det gamle timeplanleggingssystemet. Ledelsen ved Institutt for sykepleie mente da at TimeEdit i alle fall fungerte mye bedre.

Vaklende grunnmur

Hovedproblemet med Untis har ligget i en dårlig planlagt anskaffelse og implementering, skriver internrevisor Tore Dæhlin i sin rapport til høgskolestyret.

— Se for deg en skihopper som glir nedover overrennet. Dersom noe som helst er feil underveis, og skihopperen forlater hoppkanten uten et godt utgangspunkt så spiller det ingen rolle hvor god hopperen er - hoppet vil gå dårlig, beskriver internrevisoren.

Og det var i forkant det meste feilet, mener han. Flere sentrale timeplanleggere på fakultetene var ikke engang klar over anskaffelsen før kontrakten var inngått. Ifølge rapporten var det kun timeplanlegger på Fakultet for teknologi, kunst og design (TKD) som var med på utformingen av kravspesifikasjonen.

I rapporten pekes det også på at fakultetene i ulik grad følger retningslinjene knyttet til systemet, og at det ligger stort forbedringspotensial her.

— Det viktigste HiOA må lære av dette er at anskaffelse av et IKT-system er ikke det samme som en teknisk anskaffelse. Det er en organisasjonsutviklingsprosess, med alt det innebærer, sier Tore Dæhlin.

Hovedsaklig et bakgrunnsproblem

Ett og et halvt år har gått siden studentene på Høgskolen i Oslo og Akershus først måtte logge seg inn på WebUntis for å finne timeplanen sin. Manglende forutsigbarhet og spontane auditoriumsbytter til tross, studentene har sluppet relativt enkelt unna.

På 2.-året grunnskolelærerutdanning 1.-7. trinn finner studentene stort sett de sentrale fagene på WebUntis, selv om feil informasjon fortsatt får dem til å finne fram fagplanen:

— Det er valgfagene som er problemet. De finner vi ikke på timeplanen og må hente fra egne planer, forteller Kristin Hansen.

I tilsvarende kull på 5.-10. trinn opplever de også fortsatt feil, og trøster seg med å i hovedsak benytte samme klasserom til samme tider. Seks studenter som Khrono finner pausende i en av Pilestredet 52 sine mange ganger er glitrende koordinerte i sin presentasjon av erfaringene.

Kurset i pedagogikk de hadde for kort tid siden var informert om på én måte på WebUntis, og to andre måter på Fronter:

— Men vi klarer stort sett å konkludere gjennom Facebookgruppen, sier Kristin Grimstad.

— Mye jobb på «bakrommet»

Untisansvarlig på HiOA Arve Angen var en kort periode ansvarlig for TimeEdit også. Han beskriver et enklere system:

— Det fungerte til det det var laget for og ga oversiktlig informasjon, men det innebar fryktelig mye arbeid for å fôre det med all denne informasjonen.

Høgskolen i Harstad er den eneste andre høyere utdanningsinstitusjonen i Norge som benytter Untis til rombooking. Det er det norske selskapet IST som formidler Untis i Norge.

— Har dere mulighet til å fikse systemfeil direkte?

— Nei, vi må via IST og videre til utvikleren i Østerrike. Det er noe tungvint, forteller Angen.

Faktisk nødvendig med dobbeltbooking

Da Khrono skrev om timeplansystemet tidligere var det et stort problem at auditorier ble dobbeltbooket og store forelesninger måtte flyttes på minutters varsel.

— Er det fortsatt mulig å dobbeltbooke?

— Det er fortsatt mulig ja. Men dobbeltbooking som følge av systemfeil har vi ikke opplevd på en stund, svarer Angen.

Han beskriver dobbeltbookingproblematikken med to kategorier til: Brukerfeil og misoppfatninger.

— Dersom man forsøker å direkte booke et auditorium som allerede er booket er det mulig, men da får man spørsmålet «Ønsker du å dobbeltbooke?». Den siste «feilen» er dersom en foreleser har bedt om å få booket et auditorium og deretter antar at det er i boks, uten å ha fått det bekreftet.

Men muligheten for å dobbeltbooke er nødvendig. På Fakultet for teknologi, kunst og design (TKD) har flere av fagene forskjellige fagkoder. Det betyr at man må booke flere «klasser» til samme auditorium.

Bare barnesykdommer?

Høsten 2014 var det igjen mye kaos rundt det nye systemet.

— I høst kom det en oppdatering av systemet. Vi så det med en gang: Alt var åpent og ingenting fungerte som det skulle. Da var jeg ganske stresset, sier Angen.

Og fortsatt er grupperom utfordrende da disse er de eneste som kan bestilles i WebUntis. Dersom en foreleser booker et grupperom i systemet som ligger bak kan det fortsatt krasje uten at man får melding om det.

— Dette er noe vi arbeider med å få utbedret nå, forteller Untis-ansvarlig på HiOA.

Endringer til høsten

Studieadministrasjonen forteller at de tror på en langt bedre hverdag for studentene allerede fra kommende høst. Da kommer Min Side for studenter som nå er i utviklingsfasen og planlagt lansert i august, og skal integrere WebUntis som en del av løsningen.

Samtidig skal koblingen mellom Felles Studentsystem (FS) og WebUntis endres fra å kun fungere på klassebasis til heller å gjelde for hver enkelt student.

Sistnevnte vil føre til at administrasjonen av systemet vil bli enklere og utelukkende fagene studentene er oppmeldt i vil bli synlig.